對我國檔案信息化建設實施的理論思考

摘 要：當今社會高速發展，任何一個行業向電子信息化方向發展都是必然的趨勢，對于我國檔案信息化建設來講也同樣面臨著巨大的挑戰，如果我國的檔案信息化管理建設基本實現電子信息化，不但能夠提高我國在檔案信息化管理過程中的效率，而且還能讓我國的檔案更加具有條理性，在對檔案信息化管理的過程中依然存在一些問題，這就需要我們在實施的過程中迎難而上，主動發現并解決遇到的問題。所以本文將淺析對我國檔案信息化建設實施的理論思考，希望能給相關人士提供幫助。

關鍵詞：檔案信息化;建設實施;理論思考

就我國當前的發展情況來講，發展最為迅速的就是計算機網絡技術和電子信息技術，而且這兩項技術已經廣泛的應用到了各個行業領域之中，而且都收到了一致的好評。運用了這兩項技術之后能夠很明顯的提高工作效率，基于這樣的發展形勢，在檔案信息化建設的過程中合理的運用這些技術也是一種必然的發展趨勢，因為檔案信息是社會發展過程中十分重要的信息資源，在進行管理的過程中比較繁雜，對于工作人員來講能夠在管理的時候相應的提高工作效率就一定要挖掘計算機網絡技術和電子信息技術在檔案信息化建設中的價值。

一、檔案信息化建設的核心

1.檔案信息化建設的意義。檔案信息化建設就是工作人員在檔案管理的過程中，不斷運用現代化的網絡信息技術，而且還能在管理的過程中對信息資源通過整理并加以利用，通過這樣的方式提高對檔案管理的工作效率，同時讓信息管理更具有豐富意義。這只是當今社會對于檔案信息化建設最多的幾種解釋之一，因為我國的檔案信息化相對于其他行業來講發展起步比較晚，但是在整個管理過程中涉及到的領域比較寬廣，需要的相關理論知識也比較繁雜，所以就沒有一個較為明確的定義。但是不管怎么說，對于檔案管理實施信息化各界人士都認為是比較有意義價值的，即使是在檔案信息化管理過程中依然存在某些問題，也不能忽略信息化在檔案管理過程中的重要作用，所以一定要將計算機網絡信息技術和電子技術合理的貫穿融合在檔案信息管理中，能夠從各個層面不斷有效地提高檔案信息管理的能力。

2.檔案信息化建設的主要內容。檔案信息化建設主要分為三個部分：第一部分，對檔案建設進行數字化信息管理，信息數字化管理是實現檔案信息化建設的重要前提條件，因為在整個管理過程中，只有通過管理人員的信息數字化管理后，才能夠增加檔案信息化管理過程中的信息量，在增加信息量的同時就相應地提高了檔案管理的工作效率，這樣就能有效的達到檔案信息化建設的目標。而且在運用信息數字化管理過程中能夠增加檔案信息化建設的安全性，因為數字管理模式有許多的優點，最重要的兩個功能就是讓信息容易保存，而且能夠備份。第二部分，對檔案進行網絡化信息管理建設。網絡化信息管理建設能夠更加有利于對信息資源實行共享和使用，因為管理工作人員在對檔案信息進行管理的過程中大部分是通過局域網來實現的，這就能夠讓數字化信息管理過程中涉及到的大量重要信息更加容易保存，而不容易出現信息流失的問題，檔案信息化建設過程中運用網絡化信息管理最主要的一個優點就是能夠讓信息具有多樣性，合理的完善了檔案信息的完整性。第三個部分，對檔案信息化建設進行一體化管理模式，就目前檔案信息管理的情況來講，進行一體化管理是最主要的一個內容，一體化管理是檔案信息化建設的補充說明，能夠讓檔案信息得到合理的利用和完整的管理。以上的三個部分就能夠得出，對檔案管理建設實施檔案信息化不僅便捷，而且還能讓檔案信息化管理建設在整個發展過程中擁有提升的空間，對于整體的發展也有一定的積極影響作用，同時還能加強工作人員和公民對于檔案管理的意識。

二、檔案信息化建設實施過程中遇到的一些問題

就目前的發展形勢來講，雖然在檔案信息化建設過程中取得了相應的成就，同時對檔案管理也起到了一些積極的作用，但是在實施的過程中依然還存在一些問題，出現這些問題的主要原因是由于我國檔案信息化建設的研究比其他領域更晚，很多方面都不成熟，再加上相應的理論知識不能夠起到完整的支撐作用，信息管理工作人員在進行工作的過程中也存在一些小問題。在整個檔案信息化建設過程中出現的問題有以下三點。

1.缺乏網絡化協調機構。雖然檔案信息化建設發展經過了一段時間，但是我國仍然沒有一個相對于完善的組織機構來管理網絡檔案信息，這樣就不能夠對檔案信息化建設進行資源共享，而且不能夠對信息管理進行規劃，沒有統一的組織機構造成的不良發展情形使所有的檔案網站不能夠緊密的聯合，都是相對獨立且分散的，而且在整個社會當中對于檔案信息管理沒有一個統一的標準，所有的信息評判標準都不一樣，評判的依據也沒有一個統一的規定，在很大程度上就造成了檔案信息的嚴重分散，之后想要進行歸類就相當的困難，而且還阻礙了信息共享。

2.數字化及輔助管理方面的問題。很大一部分檔案信息化建設的模式都是建立在傳統的管理基礎之上，傳統的手工管理模式的載體對象是紙張和塑料，而計算機只是作為一種輔助工具進行使用，在整個工作環節中很難對檔案信息進行整理，這樣對于檔案內部的一些部門來講就會出現一些相應的難題，造成了整個工作過程不協調的不良現象，在很大程度上阻礙了檔案工作的開展。

3.檔案信息丟失有問題。檔案信息在管理過程中要保持其完善性是非常重要的，檔案信息具有兩個重要的性質，即：可用性和可開發性，這就是檔案之所以能成為重要信息資源的原因。但是在進行檔案信息化的過程中，會面臨著很多的不可預見性，因為在整個信息收集和保存的過程中都受人為主觀因素影響，就可能會因為管理工作人員的疏忽造成了信息的不完整性，這樣的結果就會降低信息的可靠性，同時也會限制信息的利用價值。

三、檔案信息化建設在實施過程中的有效策略

雖然在檔案信息化建設的過程中會遇到一些問題，但是如果能夠有效的解決這些問題對檔案信息化建設在未來的發展是具有積極影響的，如果能夠很好的建設檔案信息化就能夠實現我國檔案工作的現代化，合理的利用檔案信息化技術，能夠將信息資源進行有效的整合，最大限度上實現信息資源的共享。現在全國上下都將檔案信息化建設的發展進行規劃，雖然在規劃的過程中還存在認識上的一些不全面，如果能夠以戰略目標的方向一致，就不會讓這項技術走偏、走錯，所以，在檔案信息化建設的實施過程中一定要采取相應的有效策略。

1.對檔案信息網絡一體化進行建設。對于檔案信息化建設來講基本的前提和物質基礎就是實現網絡一體化，如果實現了網絡一體化建設就給檔案管理信息現代化提供了重要的保障。所以就必須要不斷的加強網絡一體化建設的發展力度。首先，需要加強完善我國各省、各地區的檔案網絡系統建設，讓整個網絡依靠的標準統一，在進行評判的時候依照相同的規定。其次，要讓所有的網絡結構與各地區的政務網絡系統互相連通，讓整個檔案信息網絡形成一個完整的結構體系，同時也能夠增加各地區網絡之間的聯系，能夠實現更好的推進檔案信息化建設。最后，就是制定相關的網絡一體化法律，這樣可以讓整個網絡在運行過程中都受到相應的限制，能夠讓網絡一體化更加規范化，同時也能讓網絡活動有所約束。

2.對檔案信息化建設進行科學規劃。檔案信息化建設的發展不能盲目跟風，而是應該制定科學合理的發展計劃，在整個建設的過程中，一定要確保通過信息化建設健康、積極的發展渠道，檔案信息化建設最重要的過程就是基層建設，同時基層建設也是最難的一個部分，特別是在一些相對于不發達的地區，要想達到檔案信息化建設受到的制約因素很多，最主要的就是檔案管理業務的經費投入不足，很多的檔案管理不能實現信息化就是因為遇到了經費投入不足的瓶頸。這個問題不得不引起相關工作人員的注意，同時也要想出合理的方法進行解決，所以就需要讓相關的管理部門根據自己的實際情況對基層檔案工作量力而行，一定要結合當地擁有的人力、物力和財力進行合理的評估預算，對于檔案信息化建設要制定具有可行性的發展規劃，在建設的過程中要穩定推進檔案信息化，從多方面保障信息化建設安全、可靠、健康的發展。

3.加強相關工作人員的培養力度。以人為本是整個事業發展成敗的關鍵，在檔案信息化建設過程中對于人才的要求非常的嚴格，這些工作人員既要懂得檔案的專業知識，還要能夠對信息技術合理運用，對于這些復合型人才的管理、分配，需要各基層部門對于當地的檔案工作發展和相應的工作人員進行充分的了解之后再進行決定，一定要能夠保證檔案人員和需要的檔案管理工作合理分配，避免在工作的過程中出現大材小用、或者是心有余而力不足的情況。對所有的工作人員都要進行相關的理論培訓和實踐操作，一定要確保這些工作人員在檔案信息化建設過程中具有優良的工作作風，同時還要掌握整個建設結構，不管是面對什么樣的難題都能夠靜心研究等優良品質。通過不斷加強工作人員的自身素質和人文素養來達到實現檔案信息化建設的目標。

四、結束語

對我國檔案建設實行信息化不僅能夠提高檔案信息管理的工作效率，而且還能夠保障信息的安全性和完整性，讓信息資源實現共享的目的。能夠充分體現我國檔案信息化建設的有效價值，為我國的檔案信息化管理提供了很大的發展空間，也能夠更加有效的推動社會的經濟發展。但是在這項技術實施的過程中會遇到缺乏網絡化協調機構，在數字化及其輔助方面存在一些問題，會導致檔案信息數據丟失，如果能夠合理有效的解決這些問題，在建設的過程中加強信息網絡一體化建設力度，對檔案信息化建設進行科學規劃，對一些不發達的地區加大資金投資力度，對管理人才加強培養等實施策略，就能夠對我國檔案信息化建設的發展提供重要的保障，從各方面促進我國檔案信息化建設的發展，也促進了社會經濟的快速發展。

參考文獻：

[1]高亞瓊.人事檔案管理信息化建設探究[J].才智，2019（18）：226.

作者簡介：王芳（1978-），女，漢族，籍貫：福建福州，學歷：本科，職稱：助理館員，研究方向：檔案管理。