新形勢下高校檔案管理信息化建設思考

陸羽紅

摘要：高校檔案作為高校較為珍貴的資源，潛移默化地影響著教育規律的歸納總結與發展計劃的制定。近些年，網絡信息技術已經廣泛應用于各個領域，高校檔案管理自然也不例外，可見高校檔案管理信息化建設是當前高校管理工作的首要任務。因此，本文主要就新形勢下高校檔案管理信息化建設思考進行了分析與探討，并提出了相應策略。

關鍵詞：高校;檔案;信息化;建設

高校檔案管理極為重要，潛移默化地影響高校工作的開展，所以如何做好高校檔案管理工作是值得我們深思的問題。在信息技術快速發展的今天，信息技術潛對檔案管理有著積極促進作用，為此高校檔案管理信息化建設就顯得尤為重要，但在具體建設過程中存在的問題也不容忽視，如手段較落后，基礎設施較落后，管理人員素質較低等。因此，新形勢下高校檔案管理信息化建設策略的制定與實施迫在眉睫。

1 高校檔案管理信息化建設的重要性

一方面，檔案管理信息化建設有利于提升管理人員的業務水平與工作效率。檔案管理的傳統模式旨在強調手工收集、保存與整理，甚至部分查詢具備極為復雜的程序，不停的翻查，這無疑費時費力，影響工作效率，而檔案管理信息化建設在收集、保存與整理檔案資料方面具有較大的便利性，管理人員僅需要一次錄入數據就能夠多次使用，保存更加安全;檔案的查詢與利用也更加便利，人們便能夠自行利用網絡進行檔案查詢，無需管理人員插手，基于部分權限便能夠輕松查詢，滿足了廣大師生對檔案信息的需求，且提升了工作效率。管理人員在工作效率有所提升之后，便逐步擺脫了傳統較為復雜的工作束縛，有了更多地空余時間來不斷充實自己，如學習新技術，探索管理技能等。新技術和新技能的學習有利于推動高校檔案事業的長足發展。高校檔案如實記載了教學活動的實施情況，潛移默化地影響著教學改革，檔案管理信息化建設后，更有利于保障信息的收集、歸納、送達與發布，教學質量的提升。

另一方面，檔案管理信息化建設是高校事業發展的必然需要。我國高校的檔案管理易受多方面因素的影響，所以檔案管理的傳統方式較落后，無法滿足現代管理的需求，為此需要檔案信息化的支持。社會信息化、科學技術的快速發展及服務方式的轉變，在一定程度上給高校信息化建設帶來了極大的便利，高校的大部分管理部門都摒棄了傳統的工作方式，以進算計為主進行檔案信息化建設，從而保障檔案管理的質量與效率，以及順應了時代的需求。

2 高校檔案管理信息化建設的策略

2.1 檔案管理及工作流程規范化

檔案管理信息化建設需要標準化管理方式的支持，只要具備規范的管理程度，才可以更好地推動檔案事業朝著潮流化方向發展，即制定規范化的檔案管理標準及工作流程，保障檔案管理的標準化。首先，需要具備一致的檔案目次標準。檔案信息的作為重要的信息源，內容自然繁雜豐富，所以檔案目次標準的一致性有利于保障檔案管理的標準化與查詢的便利性，反之則會增加師生查閱檔案的難度;其次，需要創建標準的檔案管理規章制度。每個高校都具備自身特殊性，所以需要依據各個高校的實況創建完善標準的目標、程序、技能方式體系，且此體系需要包含信息資源，如檔案管理體系安全運轉制度，無紙化檔案應用制度，檔案查詢權限等。在實際建設過程中，資源的合理整合也是值得我們注意的問題，檔案管理方式的規范化，為覆蓋檔案資源檔案數據庫的創建提供了良好的基礎。

2.2 整合資源發揮優勢

我們需要在充分了解與掌握高校館藏的檔案資源的基礎上進行合理整理與鑒定，然后在使用相關手段合理、有序地將原本館藏內的檔案數字化，并集中于一致的檔案數據庫之中，主要涉及手工記錄、直接掃描與縮微膠片變換等手段?；谛@網接收信息的電子文件，實現文檔一體化，促使校園內文件材料可以在網上進程傳播、儲存、歸檔與查詢等功能，將校園檔案網站作為主體，基于校園網緊密聯系的其他高校的檔案網站鏈接，從而產生較為便利的檔案信息網。主動推動高校內部檔案管理信息資源的共享，創建相應的管理鏈接，實現檔案信息管理的網絡化。

2.3 加大經費支持力度

從經費角度而言，無論是預算還是決算高校都需要給予檔案管理信息建設充足的經費支持，最大限度地健全檔案管理信息化涉及的基礎設施建設。毋庸置疑，所有行業的檔案管理信息化都需要健全硬件設施建設的支持，而檔案管理信息化自然也不例外，主要涉及數碼相機、存儲服務器與圖文掃描設備等因素，這樣因素對檔案管理信息化建設而言有著不可替代的作用。另外，檔案信息數據的使用開發離不開健全的檔案信息管理體系，所以需要強調檔案管理軟件的合理性與有效性的特征，具備豐富的功能，如錄入、解決、檢索，以及數據交換等功能，從而真正保障檔案信息的順利傳播。

2.4 提升管理人員的整體素質

檔案管理人員潛移默化地影響著檔案管理信息化建設，并對其有著決定性作用，即只有管理人員具備優秀的素質，才能更好地實現檔案信息化。高校檔案管理人員既需要具備檔案管理的傳統知識，又需要具備網絡管理技能、計算機操作、數據庫管理與數據錄入等專業知識，以及需要需要良好的個人素質。所以，高校需要加強對檔案管理人員的培養，如開展座談會、舉行檔案知識比賽等方式，不斷鼓舞檔案管理人員充實自我，學習新方式與新技能，滿足檔案管理信息化建設需求。另外，還需要積極培養與儲備檔案部門高素質人才，主動招納檔案管理與計算機專業的優秀人才，創建人性化的吐舊納新體系，從而真正促進管理人員整體素質的提升，以及促進高校檔案事業的健康發展。

總而言之，新形勢下高校檔案管理信息化建設有著極其重要的意義，即保障高校檔案管理信息化建設工作的長足發展，但檔案管理信息化建設是一個循序漸進的過程，且面臨著眾多的挑戰，因此我們需要充分認識到高校檔案管理信息化建設的重要性，結合實際情況制定相應策略，從而為高校檔案事業的健康發展奠定良好的基礎。

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（作者單位：內蒙古巴彥淖爾市河套學院）