機關(guān)檔案信息化建設(shè)管理的思考與探究

程偉濤

摘要：隨著社會現(xiàn)代化和信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在各行業(yè)工作中的進一步應(yīng)用，造成傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理更加艱難，必須緊跟時代發(fā)展，加快檔案管理信息化步伐。目前，國內(nèi)大部分單位檔案管理信息化建設(shè)仍處于起步階段，面臨著標準不統(tǒng)一、人才匱乏、技術(shù)與設(shè)備落后等問題。本文通過對近年來機關(guān)檔案信息化建設(shè)實踐情況進行思考與探究，以促進機關(guān)檔案管理的信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案;信息化建設(shè);思考

1 現(xiàn)代化建設(shè)中機關(guān)檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理的安全性有待提高

機關(guān)單位中的部分檔案資料是具有機密性的，一旦損毀、遺失或被外界竊取則會為政府工作帶來不必要的麻煩，甚至危害到人民和政府的切身利益，因此檔案管理工作必須要確保其安全性。機關(guān)單位的檔案管理工作較為瑣碎和復(fù)雜，因此在進行信息化建設(shè)時容易忽視檔案資料的保密性與安全性，部分檔案管理人員認為只要將檔案資料錄入到帶有口令的計算機中便可保證資料不會外泄。更有涉密電腦瀏覽外部網(wǎng)頁和檔案移動存儲介質(zhì)在互聯(lián)網(wǎng)計算機上使用的現(xiàn)象，如此種種行為均會導(dǎo)致檔案資料的安全性受到威脅。還有黑客襲擊、火災(zāi)、存儲器件損壞等情況。

1.2 檔案管理工具的單一造成了檔案信息獲取效率較低

在信息化不斷發(fā)展的今天，機關(guān)單位的檔案管理工作需要快捷迅速的為單位提供準確且有效的檔案信息，而檔案信息的獲取則需要良好的檢索工具。部分機關(guān)單位的檔案管理人員缺乏對檢索工具的重視，在檢索一些易混淆的檔案資料時無法保證檢索的準確性和及時性，因而影響到整體的辦事效率。單位不重視檔案管理軟件的開發(fā)，有的雖然購買了檔案檢索軟件或管理軟件，但有些軟件屬于通用性的，缺乏部門的行業(yè)特性，對檔案分類設(shè)置不準確，造成查找困難、效率低下。

2 現(xiàn)代化建設(shè)中加強機關(guān)檔案管理的對策

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視、并建立檔案信息化管理制度

機關(guān)檔案信息化發(fā)展的情況與領(lǐng)導(dǎo)重視檔案的程度、資金投入程度密切相關(guān)，檔案管理的一切工作均應(yīng)取得領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，因此檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組必須由單位主要領(lǐng)導(dǎo)參與，并把檔案建設(shè)列入單位重要發(fā)展規(guī)劃。同時要進一步規(guī)范檔案信息化管理，應(yīng)當在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上制定出符合檔案信息化管理的新制度，要保證檔案管理工作能夠更好地為機關(guān)單位服務(wù)，發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，從而提高檔案管理的水平和效率。機關(guān)單位要通過分析檔案管理工作的實際情況，制定出短期及長期兩個發(fā)展目標，確保檔案管理信息化建設(shè)能夠有條不紊的展開。通過借鑒國內(nèi)外先進的信息檔案管理制度，結(jié)合自身實際情況，構(gòu)建出科學(xué)合理的檔案管理制度。除此以外，機關(guān)單位還應(yīng)建立相應(yīng)的檔案監(jiān)督制度，以此提升檔案管理人員的積極性、主動性和自律性，同時還可確保檔案資料不被外泄或損毀。機關(guān)單位應(yīng)當充分利用內(nèi)部監(jiān)督機制，避免玩忽職守現(xiàn)象出現(xiàn)，同時還能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中所存在的隱患并將其一一排除，從而提升檔案管理水平。

2.2 強化投入，進一步增強檔案安全管理措施

機關(guān)單位的檔案資料具有一定的保密性，因此必須重視其的安全性，確保萬無一失。信息化的檔案管理雖然較紙質(zhì)檔案管理更為先進，但卻更容易引發(fā)檔案資料外泄、更改或損毀，常見的如硬盤丟失或損毀、火災(zāi)、黑客入侵、計算機感染病毒、人為操作不當而導(dǎo)致的資料刪除或壞損等，這些都會對檔案資料的安全性產(chǎn)生影響。要解決以上弊端，機關(guān)單位應(yīng)當加強信息檔案的保險意識，借助云端存儲和異地備份來保證檔案資料的安全性，使其在遭受計算機病毒或火災(zāi)等突發(fā)情況時能夠保存好資料并及時得到恢復(fù)。利用采集背景信息和元數(shù)據(jù)作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)。通過光筆簽名減少在電子檔案形成過程中產(chǎn)生的信息失真等問題。利用密碼認證解決檔案在存儲或傳輸過程中被人篡改或替換的可能性。購買防火墻防止其他系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構(gòu)的機要信息、專利信息從機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出，保護網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全。利用防寫措施將電子檔設(shè)臵為“只讀”狀態(tài)，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，利用只讀式光盤（CD-ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息，給U盤和移動硬盤進行加密，這些可以有效地保護電子檔的原始性、真實性、完整性。要完善檔案庫房十防措施，并定期進行檢查，確保庫房檔案資料的安全性。

2.3 開發(fā)出有針對性的檔案管理軟件

檔案管理信息化離不開檔案管理軟件，檔案管理軟件的科學(xué)合理性，決定了檔案在日常利用效率的高低。因此，機關(guān)單位在檔案管理軟件開發(fā)過程中，要強化前期調(diào)研，要有強烈的針對性，讓檔案管理人員全程參與進來，確保檔案管理軟件是對單位量身定做的，能對信息檔案準確分類，能對單位業(yè)務(wù)進行精準識別，能夠多角度反映檔案卷宗內(nèi)容，并要實現(xiàn)多種邏輯組織信息檢索方式，以便后期快速、方便的查找和利用。

在現(xiàn)代化信息化飛速發(fā)展的今天，機關(guān)單位的檔案管理工作迎來了新的挑戰(zhàn)。在檔案管理信息化建設(shè)的道路上，檔案管理人員應(yīng)當認清自我，自我加壓，不斷強化學(xué)習(xí)，通過培訓(xùn)、交流、合作、創(chuàng)新等多種方式來推動信息化管理建設(shè)的完成。

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（作者單位：河南省石漫灘水庫管理局）