加強城建檔案管理 切實提高城建檔案工作水平

程文玉

摘 要：黨的十八大提出加快城鎮化建設的步伐，必將帶來城鎮建設的繁榮與發展，而與之相伴隨的是大量城建檔案的產生和管理。如何做好城建檔案工作，本文從認識城建檔案的特點和作用入手，提出了做好城建檔案工作的理論與實踐。

關鍵詞：城建檔案；特點；作用

城建檔案是在城市規劃、建設、管理等各項活動中形成的科學技術檔案，它是城市構筑物、建筑物、地下管網等一系列工程建設的真實記錄，是進行城市規劃、建設、管理、維護等各項工作的重要依據和信息支撐。

1 城建檔案的特點

1.1內容豐富，綜合性強。城建檔案從歸檔上看，有前期準備工作中形成的各種資料，如可行性研究、勘察設計報告；有在城市基本建設過程中形成的各種資料，如施工技術資料、監理工作資料等；還有工程竣工后形成的各種驗收資料及有關的照片、錄像等等。

1.2連貫性強，歸檔周期長。城市基本建設工程從立項、規劃、決策等先期準備工作開始，經過工程施工直到竣工驗收，一般要經歷一年甚至數年時間。在整個過程中，每個階段形成的檔案資料既類別明確又環環相扣，構成一個相對獨立而又緊密聯系的有機整體，從而真實、連貫、系統地記錄和顯現出城市基本建設工程的整個完整進程。

1.3涉及部門多，資料來源廣。城建檔案涉及規劃、設計、電力、給排水、電信、環保等多個部門，這些部門分屬不同管理系統，需要緊密協調配合。而各項城建檔案資料就分別來源于這些不同部門，因此，具有廣泛性。

2 城建檔案的作用

2.1城建檔案是做好城市整體規劃工作的基礎和依據。一個城市的整體規劃是對整個城市各種要素、現狀、基本特點和發展趨勢的全面、綜合、科學、長遠的預測和構想，是整個城市建設的重要依據。而城市建設規劃方案的形成又離不開城建檔案的依據和信息支撐。

2.2城建檔案是城市建設工作的前提依據。城建檔案是城市建設及其發展過程的真實記錄，是在城市建設過程中形成的需要長期和永久保存的原始資料，是城市建設和維護工作不可缺少的重要依據，它能夠為城市的拆遷、修建、擴建、改造、建設工程等各方面的工作提供大量真實而又準確的數字依據。

2.3城建檔案是城市管理和維護工作的保證和依據。隨著城市經濟的飛速發展，城市的現代化建設進程也不斷加快。當今的世界各國城市，已是地上高樓林立、鐵路、公路、道橋縱橫交錯，地下給排水、煤氣、通訊、人防等各項工程管網密集如織。在這種情況下，要對整個城市基本設施進行科學有效地管理和維護，就必須有完整、準確、系統的城建檔案為依據。

2.4城建檔案是進行城市建設資料編研工作的前提和基礎。城市建設史料和文獻編寫一定要做到真實可靠，這就必須依賴于大量完整、系統、準確的城建檔案。將全縣的征地情況和建設工程情況及其有關信息逐一列出、登記、匯總，有效地解決了多宗土地征用、地界糾紛等方面的問題，并成為城建和規劃部門重要的文獻參考資料。

3 做好城建檔案工作之對策

3.1進一步增強城建檔案法制觀念和管理意識

《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《科學技術檔案工作條例》、《城市建設檔案管理規定》等檔案工作法律法規，是做好城建檔案工作的法律依據，是規范城建檔案工作的準則。各級城建檔案部門及工作人員，必須認真學習上述系列法律法規，武裝頭腦，牢固樹立檔案工作法制觀念，真正做到依法管理城建檔案。

3.2強化城建檔案管理，建立嚴格高效的管理制度及網絡

觀念是前提，管理是關鍵。要做好城建檔案工作，必須在牢固樹立城建檔案工作法制觀念和依法管理的基礎上，切實做好城建檔案管理工作，使其真正納入法制化、規范化軌道。

為此，第一要建立健全各項城建檔案管理制度；第二要科學合理設置相關管理崗位；第三要配備好各崗位管理人員，并不斷進行業務培訓，提高其管理素質；第四要以崗定責、獎罰分明。明確規定每個管理崗位的職權、責任及獎罰辦法，增強每個工作人員的責任感，充分調動他們的積極性、主動性；第五要建立完善的城建檔案工作管理網絡，充分發揮其組織協調作用。

3.3切實做好城建檔案歸檔工作，確保檔案資料的完整和準確

城建檔案資料的歸檔是一項至關重要的工作，應按階段有序做好。

3.3.1明確歸檔范圍。城市規劃、勘測、設計、施工、園林、風景名勝、環保、市政、公用、房地產、人防等部門的業務管理和業務技術檔案及有關城市規劃、建設、管理的方針、政策、法規、計劃等方面的文件資料，都屬于城建檔案館的接收范圍。

3.3.2按工程建設程序分階段做好檔案資料有序歸檔工作。在工程開工前，應該把可行性研究報告、立項批復、用地規劃、工程規劃、勘察設計等相關資料收集、整理、歸檔；在工程施工階段，應注意變更修改、質量事故記錄、施工記錄等技術資料的收集、整理、歸檔；在工程竣工后，要將完整的工程圖紙、各專項驗收報告及其檔案資料統一建卷、歸檔。

3.4 努力做好城建檔案資料的開發利用工作，充分發揮其在城市現代化建設中的作用。

結合我館多年的工作實踐，我們總結出一套上門服務、開發利用城建檔案的經驗，這就是先期介入、全程跟蹤、嚴格驗收。

3.4.1先期介入，就是在工程建設開工之前，到建設單位了解情況，看看有無配齊檔案工作人員，其素質如何，并組織他們到我館參觀相關檔案，對其進行業務培訓，使其掌握城建檔案的法律法規和相關知識。

3.4.2全程跟蹤，就是從建設單位開工前到城建檔案館辦理登記手續，簽訂《建設工程檔案移交責任書》開始，直到開工后的全過程，都深入下去，與工程建設同步跟蹤服務，進行工程檔案業務指導檢查，看他們是否安排了分管檔案工作的領導和人員，是否隨時做好了建設工程檔案資料收集、積累和保管工作。對重點工程項目，派人長駐施工現場，隨時進行指導。

3.4.3嚴格驗收，就是對建設單位工程竣工后向城建檔案館報送的一套完整的建設工程檔案資料進行嚴格審核，合格后發放城建檔案管理處出具的《建設工程檔案驗收許可證》，并讓其到備案機關辦理工程備案手續。我市自2000年3月實施城建檔案備案制度以來，整個程序運轉順利，建設工程檔案入館率、開發利用率均呈逐年上升趨勢，取得了顯著成效。

總之，認清城建檔案的特點和作用，是做好城建檔案工作的前提，學習掌握和貫徹落實黨和國家關于檔案工作的法律法規是做好城建檔案工作的基礎，科學的管理、高效的開發利用是做好城建檔案工作的關鍵。