芻議建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

丁桂珍

摘 ?要：良好的檔案管理工作能保證建筑工程更加順利地施工，同時 還能節(jié)省大量的企業(yè)資源，切實提高企業(yè)的競爭力。但是目前，建筑工程的檔案管理工作存在諸多問題，而這非常不利于建筑行業(yè)的發(fā)展和進步。基于此，本文分析了建筑工程中檔案管理工作的現(xiàn)狀以及存在的問題，并提出幾點相應(yīng)的措施。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案管理;現(xiàn)狀;問題

針對當前檔案管理存在的問題，需要全體員工都能認識到檔案管理的必要性和重要性，制定一系列的管理措施、標準和規(guī)范，同時還需要重視檔案管理人員的培訓(xùn)，這樣才能最大程度提高檔案管理的有效性，保證建筑工程能更加順利地施工。

一、建筑工程檔案管理的現(xiàn)狀分析

如今，我國出臺了一系列的建筑行業(yè)的標準，這對檔案管理的信息化管理提出了更多的要求，同時也能給檔案管理工作帶來參考標準，促使建筑工程的檔案管理工作能更加協(xié)調(diào)、全面地發(fā)展。隨著我國經(jīng)濟、社會的不斷發(fā)展，建筑行業(yè)也在突飛猛進地發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容和數(shù)量都在逐步增加中;隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理也向信息化的方向不斷前進。檔案管理工作也在積極尋求更加先進和有效的管理方法，合理運用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，將所有的檔案都錄入系統(tǒng)，便于人員的查閱和檢索，全過程管理建筑工程的各項檔案，充分利用計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等實現(xiàn)檔案管理的信息化。但是從目前的實際情況來看，要想將所有建筑工程的檔案進行有效管理，都需要一個容量較大的數(shù)據(jù)庫，否則檔案將會變得十分分散，無法實現(xiàn)統(tǒng)一、規(guī)范的管理，無法滿足經(jīng)濟發(fā)展的實際需求。此外，檔案管理未能明確發(fā)展目標，在進行檔案管理工作時較為隨意，這就導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量和效率始終無法提高。

二、建筑工程檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理意識較為薄弱

建筑行業(yè)具有十分復(fù)雜的結(jié)構(gòu)，建筑工程涉及到非常多的項目，牽扯到很多的部門，既包括建筑方、供應(yīng)商、承包方，還包括政府機關(guān)、施工方、業(yè)主、施工人員等。正是因為建筑工程涉及到非常多的部門，所以通常需要通過簽訂合同、協(xié)議等方式，來保障工程的順利開展。因此在建筑工程中，檔案、資料的管理是至關(guān)重要的。目前，在建筑工程的日常管理中，檔案管理人員不夠重視檔案資料的管理，在日常工作中未能及時整理檔案，這就導(dǎo)致在需要建筑資料時，無法從檔案堆中及時找到所需資料，或者導(dǎo)致檔案資料不夠齊全。

（二）檔案資料管理的質(zhì)量較低

第一，建筑企業(yè)缺少完善的檔案管理制度，未能及時更新和更改資料，未能緊隨時代發(fā)展的步伐，仍舊采用原始、陳舊的管理標準。如果資料無法及時更新，那么這些資料是無效和不真實的[1]。如果將這些資料納入到檔案體系中，那么將會大大降低檔案資料整體的真實性和質(zhì)量;第二，建筑工程中很多資料都是極為重要的，但是檔案管理人員未能重視檔案管理工作，致使檔案管理缺少規(guī)范性，重要資料的簽字具有較強的隨意性，而這也會在很大程度上降低檔案的真實性和有效性。

（三）檔案管理體系不夠完善和系統(tǒng)

在建筑工程的施工過程中，所有人員的注意力都放在工程質(zhì)量的提高上，未能給予檔案管理足夠的重視，檔案管理工作無法很好地開展和推進。建筑企業(yè)未能針對檔案管理工作制定相應(yīng)的管理措施，未能明確檔案管理人員的要求和工作規(guī)范，這就導(dǎo)致管理人員在工作時較為懈怠。即使有些企業(yè)制定了檔案管理體系，但是不夠全面和完善，檔案管理工作存在非常大的漏洞，缺少較強的執(zhí)行力度，而這非常不利于建筑工程的順利施工。

三、建筑工程檔案管理工作的方法

（一）增強檔案管理的意識

要想從根本上提高檔案管理工作的有效性，就需要全體工作人員都能認識到檔案管理工作的重要性[2]。首先，建筑企業(yè)需要將檔案管理與企業(yè)文化融合在一起，在企業(yè)內(nèi)進行教育和宣傳，改變員工對檔案管理的固有印象，這樣才能保證檔案管理工作能順利開展;其次，建筑企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)需要全面認識和了解檔案管理工作，發(fā)揮自己的領(lǐng)導(dǎo)作用，積極參與到檔案的管理工作中，促使全體員工都能樹立起良好的歸檔意識。

（二）提高檔案管理的質(zhì)量

第一，建筑企業(yè)需要結(jié)合當前企業(yè)的實際情況，制定好良好的獎懲措施、評價制度、考核制度等，增加檔案管理人員的工作積極性，保證檔案資料的真實性與有效性;第二，檔案管理需要緊隨時代發(fā)展的步伐，充分利用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、電子化和數(shù)字化，給其他工作人員的查詢提供較大便利;第三，檔案管理需要結(jié)合工程當前的施工進度，及時更新工程資料，將工程不同階段的資料進行及時的保存和管理，保證資料和檔案的真實性。尤其是一些隱蔽工程和關(guān)鍵工序，需要檔案管理人員能到實際現(xiàn)場，規(guī)范、詳細地將實際情況記錄下來。在竣工驗收階段，建筑企業(yè)需要全面審核和檢查工程施工過程中的各項資料和文件，及時發(fā)現(xiàn)問題，要保證所有檔案資料的完整性、真實性以及及時性。

（三）制定檔案管理的措施

第一，將檔案管理工作變成日常工作，進行監(jiān)督和管理，建立起良好的匯報制度，這樣才能引起檔案管理人員的重視;第二，制定崗位制度，各個部門之間需要相互配合、積極溝通，及時共享各自的資料，及時進行檔案的歸檔和管理;第三，建立健全檔案管理的標準和規(guī)范，促使檔案管理人員能嚴格按照相關(guān)要求進行工作，及時歸納和整理各種資料和圖紙;第四，實現(xiàn)檔案管理的信息化。在當前的時代背景中，信息化管理是必然趨勢。檔案管理的信息化能實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化和數(shù)字化，充分利用各種各樣的管理軟件，搭建出一個檔案管理的平臺，將更多科學(xué)、現(xiàn)代化的技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中。

（四）重視檔案管理人員的培訓(xùn)

建筑企業(yè)需要格外重視檔案管理人員的培訓(xùn)[3]。首先，從招聘的方面來說。建筑企業(yè)需要招聘一些具有扎實專業(yè)知識基礎(chǔ)，具備豐富工作經(jīng)驗的檔案管理人員，同時還需要具有較強的信息素養(yǎng)，能熟練運用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，從根本上提高檔案管理的有效性;其次，建筑企業(yè)需要重視現(xiàn)任檔案管理人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容需要包括檔案管理的專業(yè)知識、計算機技術(shù)、工程施工等方面的內(nèi)容，逐步增強檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)和責任意識，使其能緊隨時代發(fā)展的步伐，學(xué)會利用信息技術(shù)更好地開展檔案管理工作。

例如，在檔案管理中，經(jīng)常需要進行檢測，而這就可以利用信息技術(shù)完成。檔案管理人員需要搭建出一個電子平臺，在線審核各種各樣的檢測報告，這樣能保證資料真實性的同時，還能節(jié)省大量的時間和精力，最大程度提高檔案管理的質(zhì)量與效率。此外，電子平臺的存在督促著檔案管理人員去學(xué)習(xí)相關(guān)知識和技能，及時更新自己的管理理念，保證檔案管理工作能更加順利地開展。

結(jié)束語：

總而言之，檔案管理工作是至關(guān)重要的，既能推動建筑企業(yè)的發(fā)展，還能保證建筑工程的順利施工。面對當前激烈的市場競爭，建筑企業(yè)需要認識到檔案管理的重要性，結(jié)合實際情況制定一系列的管理措施，構(gòu)建完善、系統(tǒng)的檔案管理體系，實現(xiàn)檔案管理的信息化和數(shù)字化，這樣才能推動企業(yè)與建筑行業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻

[1] ?郭珊珊.建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問題淺析[J].四川水泥，2018（05）：211+22.

[2] ?趙文龍.淺析建筑工程檔案管理情況及對策[J].建材與裝飾，2018（13）：142-143.

[3] ?劉元春.建筑施工企業(yè)工程檔案管理工作現(xiàn)狀與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（20）：152.