信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新

王文娟

摘要：伴隨著信息時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)檔案管理工作也在逐步發(fā)生著一些創(chuàng)新和變化，這是時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是檔案管理工作的必然發(fā)展結(jié)果。在信息時(shí)代的大背景下，我國(guó)檔案管理工作將會(huì)變得更具多元化、智能化和集成化。本文將就信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行深入的分析和探究。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 ? 檔案管理工作 ? 創(chuàng)新策略

引言

在之前傳統(tǒng)的檔案管理工作理念和模式下，檔案管理實(shí)際工作當(dāng)中呈現(xiàn)出了很多問(wèn)題和弊端，諸如管理效率低、信息不完善、更新不及時(shí)等等，這些問(wèn)題也在不同程度上影響到檔案管理工作的整體質(zhì)量。從目前的發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，信息時(shí)代下的檔案管理工作必須要全面建立起全新的具有信息化時(shí)代特點(diǎn)的檔案管理工作模式，追求檔案管理工作質(zhì)量實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。以下是筆者結(jié)合自己多年相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，就此議題提出自己的幾點(diǎn)看法和建議。

一、信息時(shí)代檔案管理工作的特點(diǎn)分析

1、精細(xì)化

眾所周知，檔案管理工作是一項(xiàng)看似簡(jiǎn)單卻又極其復(fù)雜的工作，檔案種類非常繁多，而且歸屬也不盡相同。如果單純的依靠檔案管理工作者個(gè)人的力量來(lái)進(jìn)行檔案的管理，那么即使短時(shí)間內(nèi)還可以稍微應(yīng)付的過(guò)來(lái)，但是，伴隨著檔案數(shù)量的不斷增加，檔案的查詢和調(diào)動(dòng)就會(huì)變成一個(gè)非常大的問(wèn)題，每一次的檔案變動(dòng)都會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重的時(shí)間消耗，更會(huì)在很大程度上影響到檔案管理工作的整體效率。因此，精細(xì)化是信息時(shí)代檔案管理工作中的第一大特征，精細(xì)化管理要求檔案管理部門(mén)根據(jù)不同的管理需求，在內(nèi)部體系當(dāng)中設(shè)置與檔案類型相對(duì)性的分支，然后在既定分支基礎(chǔ)之上再設(shè)置子分支，這樣整個(gè)檔案管理工作就會(huì)變得非常順暢和有針對(duì)性。

2、無(wú)紙化

在之前很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，我國(guó)的檔案管理都是以紙質(zhì)的形式出現(xiàn)的，從最開(kāi)始的建檔、儲(chǔ)存再到后期的使用，都是在以紙質(zhì)的方式來(lái)進(jìn)行。紙質(zhì)檔案的形式就意味著其管理工作需要非常大量的人力資源和物力資源，需要非常充足的資金支持，而且還需要非常大的存儲(chǔ)空間來(lái)安置這些紙質(zhì)檔案。在信息時(shí)代背景下，檔案管理工作呈現(xiàn)出無(wú)紙化特征，無(wú)論是事業(yè)單位的檔案還是個(gè)人的檔案等等都是以數(shù)據(jù)形式存在的，其是被儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)資源庫(kù)當(dāng)中的，并不會(huì)需要實(shí)際的空間，而且也不需要非常多的人來(lái)進(jìn)行管理，這就在很大程度上節(jié)省了國(guó)家在檔案管理工作中所付出的人力、物力以及財(cái)力，有效緩解了國(guó)家在檔案管理工作中的負(fù)擔(dān)。

3、實(shí)時(shí)化

在信息時(shí)代背景下，檔案管理工作還具備實(shí)時(shí)化的特征。實(shí)時(shí)化特征是當(dāng)今社會(huì)對(duì)于檔案管理工作提出的一項(xiàng)必然要求。之前檔案是以紙質(zhì)化的形式出現(xiàn)的，關(guān)于檔案管理工作中的很多環(huán)節(jié)都很難在既定的時(shí)間內(nèi)高效完成好，但是，實(shí)時(shí)化這一特征是建立在網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)基礎(chǔ)之上的，實(shí)現(xiàn)了檔案資料和信息的實(shí)時(shí)化傳輸，這就在很大程度上有效打破了檔案管理工作中實(shí)際距離的限制，全面提高了檔案管理工作的高效性。

二、如何進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理工作

1、創(chuàng)新管理理念

理念層面的創(chuàng)新是推動(dòng)和開(kāi)啟檔案管理工作的根源，只有建立起全新的檔案管理理念，才能夠確保實(shí)際檔案管理工作發(fā)展方向的正確性和高效性，檔案管理工作也才能夠朝著智能化、數(shù)字化方向順利發(fā)展。筆者建議，在創(chuàng)新管理理念工作當(dāng)中，檔案管理工作人員必須要對(duì)此表示出高度的重視，要時(shí)刻緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流和需求，將科學(xué)發(fā)展觀作為自己完成檔案管理工作的核心理念，高度重視起檔案信息化管理和建設(shè)工作，積極自主地加強(qiáng)對(duì)信息化檔案管理工作新方式的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，切實(shí)提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。

2、搭建檔案資源共享平臺(tái)

檔案管理工作本應(yīng)該是相通的，檔案資源本來(lái)就應(yīng)該是共享共用的。信息時(shí)代下的檔案管理工作應(yīng)該從橫向和縱向兩個(gè)層面來(lái)同時(shí)開(kāi)展，做到雙管齊下，而且當(dāng)前的檔案管理工作如果只是依靠一個(gè)單一的部門(mén)來(lái)進(jìn)行檔案資源的管理，各個(gè)部門(mén)之間彼此獨(dú)立和封閉，其是沒(méi)有辦法推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展的。因此，檔案管理工作部門(mén)必須要積極搭建起檔案資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。除此之外，檔案管理單位還應(yīng)該落實(shí)自動(dòng)化電子檔案，充分借助現(xiàn)代信息化技術(shù)的力量，真正實(shí)現(xiàn)電子檔案的自動(dòng)化管理。還有，在檔案信息管理工作當(dāng)中，還應(yīng)該進(jìn)一步完善信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，積極健全信息化平臺(tái)，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量。

3、壯大新時(shí)代檔案管理工作人員隊(duì)伍和力量

無(wú)論檔案管理工作發(fā)展如何變化，其最核心的元素之一還是檔案管理工作人員。負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員才是確保檔案管理創(chuàng)新工作獲得實(shí)效的重要保障和強(qiáng)大后盾。因此，為了實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代檔案管理工作獲得理想的創(chuàng)新效果，相關(guān)單位必須要重視起檔案管理工作人員的培訓(xùn)和提升，全面提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。單位必須要在實(shí)際工作中定期或者不定期的對(duì)管理人員進(jìn)行考核，結(jié)合實(shí)際工作情況來(lái)不斷調(diào)整和優(yōu)化管理制度，全面調(diào)動(dòng)起檔案管理工作人才參與檔案管理工作的積極性，將檔案管理工作人員的潛能充分挖掘出來(lái)。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，信息時(shí)代的出現(xiàn)為檔案管理工作提供了一個(gè)全新的發(fā)展環(huán)境，也給傳統(tǒng)的檔案管理工作理念和模式帶來(lái)了強(qiáng)有力的沖擊。檔案管理工作的創(chuàng)新與完善是一種必然發(fā)展趨勢(shì)，其需要借助信息技術(shù)的力量來(lái)解決和彌補(bǔ)之前檔案管理工作中存在的問(wèn)題和弊端。在信息技術(shù)的推動(dòng)作用下，我國(guó)檔案管理工作必將邁入一個(gè)更新的發(fā)展階段，朝著智能化和現(xiàn)代化方向快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊穎.信息時(shí)代高校辦公室檔案管理工作創(chuàng)新途徑[J].《辦公室業(yè)務(wù)》.2019年

[2]張慧.淺談信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].《辦公室業(yè)務(wù)》.2019年

[3]宋婕，楊玉清.信息社會(huì)背景下辦公室文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新[J].《信息記錄材料》.2019年