探究檔案數字化建設的價值與問題

張曉麗

摘 要：以提高檔案管理效率為前提，針對檔案數字化建設工作展開探討，從數字化檔案建設的價值、根本方向、問題以及解決建議四個方面進行論述，明確了該項工作的重要性，檔案數字化建設是推動整體行業發展的重要舉措。

關鍵詞：檔案;數字化建設;互聯網;數據庫

信息技術的普及對各行各業都帶來的一定程度的影響，并直接推動了行業發展。檔案管理工作在其發展的過程中，也逐漸認識到信息技術的重要性，并且紛紛開始進行數字化建設，引用現代化技術實現檔案信息的數字化處理，提高檔案信息檢索效率，為用戶提供更加高質量的服務。在互聯網的支持下，檔案信息管理過程中，通過構建綜合業務平臺，使檔案管理質量得到提高。所以，進行檔案管理數字化建設，要將關注點放在信息傳輸途徑的創新上，為其賦予人性化以及自動化的特點，利用現代化技術緊跟時代發展趨勢，使檔案信息能夠在互聯網的帶動下更加智能，從而提高檔案管理水平。

一、檔案數字化建設價值

第一，使信息管理更加便捷。檔案數字化建設，對于檔案信息化管理而言，是非常重要的內容，其中主要有2點工作，一方面是構建不同類型檔案的數據庫，其中包括一些比較重要的檔案信息、圖片、音頻等，另一方面，針對電子文件以及電子檔案進行歸檔管理。如此一來，需要進行檔案信息查詢時，便可以快速在數據庫內獲得資料，極大的提高了信息管理的便捷性。

第二，對檔案資料原件進行保護。以往檔案都是以紙質文件的方式保存，這種文件極為重要，且如果保存不當便會損壞。進行檔案數字化建設，可以將檔案原件以電子信息的形式上傳到網絡中，對檔案原件進行保護。此外，檔案元件可以進行副本異地儲存，將原本以縮微膠片的形式保存起來，即便檔案的源文件被損壞，這種微縮膠片也不會受到毀滅性的損壞。

第三，創新檔案傳統使用方法。一般傳統形式的檔案資料都只有一份文件，要想真正實現資源共享存在難度。但是進行數字化建設之后，檔案文件以電子信息的形式在互聯網內進行傳輸，真正實現了異地調閱，使檔案可利用空間不斷拓展。檔案資源的使用時間突破限制，按照自己的需求在平臺中搜索信息，使文件查找更加便利。

二、檔案數字化建設根本方向

檔案管理數字化建設，主要是將所有文字、圖片、音頻等資料全部上傳到互聯網中儲存， 并構建管理平臺，為用戶檢索檔案信息、下載資源提供服務，使其能夠獲得所有需要的檔案信息。其實檔案數字化建設具有動態性特點，其核心在于信息技術，對檔案信息進行采集、處理、傳輸與應用，使檔案管理工作效率不斷提升，從而真正實現資源共享這一目標。這樣一來，便可以明確檔案數字化建設的方向，即針對不同類型的檔案信息進行數字化處理，將檔案文件的實體進行儲存，將管理工作的重點放在檔案信息數字化存儲方面，以此來提高檔案管理的集成化、規范化。

三、檔案數字化建設中面臨的問題

1. 數字化建設的標準有待統一

檔案數字化建設主要目標是為廣大用戶提供服務，使其能夠方便快捷地獲取到檔案信息。然而目前通過對實際情況的了解，發現檔案數字化建設依然存在標準方面的問題。實際組織檔案管理范圍有限，和社會機構沒有及時聯系，檔案管理部門對于檔案數字化建設的認知不同，所以建設標準也就存在差異，導致檔案信息共享面臨問題，對檔案信息安全帶來影響。所以，為了解決這一問題，必須要制定統一的檔案數字化建設標準，提高檔案信息的利用價值，實現資源共享。

2.檔案數字化建設進度緩慢

以往檔案都是以紙質材料為主，一方面工作效率不高，另一方面工作量繁重。在信息技術普及的現在，檔案管理提出了諸多要求，從以前的紙質管理過渡到信息化管理，將檔案管理中存在的問題給予解決。因為檔案管理數字化建設期間，對于這一工作的認知不統一，實際在進行檔案數字化管理的過程中，最終效果也有所不同。很多檔案管理部門為了能夠最大程度的節省資金，還是在沿用紙質管理模式，導致數字化建設進度緩慢，這對于行業的可持續發展也十分不利。

3.檔案數字化建設面臨人才上的需求

現如今檔案管理的工作人員主要為老員工，雖然非常了解紙質檔案管理的流程，但是相比較而言，對于檔案數字化管理的工作要點并不熟悉，從而影響檔案數字化建設的有序進行。鑒于此，為了有效提升檔案管理能力，實現檔案管理數字化，必須要結合檔案數字化建設要求，進行專業人才培訓。

4. 針對檔案數字化建設缺乏深入認知

雖然目前檔案數字化建設已經被提上日程，但是基于具體的實施效果，發現其中依然存在問題。分析其主要原因，是負責檔案數字化建設的工作人員，對于該項工作并沒有深入認知，實際工作期間不注重創新，將數字化建設和增加成本混為一談，直接影響到檔案管理的質量和服務水平。所以，工作人員必須要積極改變觀念，加強對檔案數字化建設的重視。

四、解決檔案數字化建設問題的幾點建議

1.搭建檔案信息管理服務平臺

檔案數字化建設對于管理工作、檔案安全性的提升有重要作用，同時還能夠真正實現資源共享這一目標。在這一優勢的引導下，檔案管理部門需要積極應用網絡信息技術，構建針對檔案信息管理工作的服務中心，在這一平臺中設置交流版塊，可以和社會中的檔案管理機構進行聯系，形成對檔案數字化建設的統一認知，以此來制定統一的數字化檔案建設標準，為檔案信息管理工作提供參考。除此之外，在搭建服務中心的過程中，需要賦予其豐富、多樣的功能，結合檔案數字化建設實際情況，設置檔案檢索、反饋交流、檔案分類等多個功能模塊，以此實現我國檔案管理工作的可持續發展，保證用戶能夠通過這一平臺獲得需要的信息資源，將傳統檔案信息服務中存在的問題及時解決，將檔案檢索流程簡化，提高信息搜索效率，在短時間內便可以獲得大量檔案信息。

此外，在互聯網環境下，用戶搜索檔案信息，也突破了地域、空間的限制，檔案機構之間可以實現充分合作，檔案資源共享，如此便可以享受異地查詢檔案的服務，提高檔案信息的利用率。例如某高校進行檔案數字化建設的過程中，組建工作小組負責這一工作，并且結合高校實際情況搭建了檔案信息管理服務平臺，并且和其他高校達成合作關系，對檔案數字化建設的標準進行了統一，不僅本校師生可以登錄查詢資料，在實現信息資源共享之后，其他高校的師生還可以查詢相關信息。如此一來，用戶在平臺中快速查詢資料，為今后檔案管理工作奠定基礎。同時，這種全新的檔案信息管理服務模式，也在各大高校得以普及，獲得了顯著的成效，為檔案管理數字化建設提供了推動力。

2. 優化現有數字化檔案建設機制

為了推動數字化檔案建設的順利進行，需要有功能齊全的管理系統作為支持，具體構建管理系統的過程中，期間包括諸多工作，具體包括系統架構設計、檔案資源整理、檔案資源掃描、數字化檔案備份等，要想保質保量的完成這些工作，需要使用兼容性較好的系統軟件，從而推動數字化檔案管理工作的有效進行。此外，針對檔案數字化建設工作，有關管理部門要加強對這一項工作的重視，增加投入資金，積極引進先進設備，快速完成檔案資源數據庫的建設，使所有檔案信息都能夠得以存儲與維護[3]。對于檔案管理工作人員而言，要學會操作雙服務系統，針對檔案資源的儲存，運用高速掃描儀這一設備，將紙質文件的資源掃描到系統中，從而對文件資料進行備份，使電子檔案更加安全的得以儲存，并且提升信息的保密性。如此一來，可以滿足用戶對于大量檔案信息的要求，同時也能夠使檔案得到充分利用。

3.培養檔案數字化管理專業人才

進入到信息化時代之后，檔案信息的數量也隨之增加，傳統的檔案管理模式無法繼續滿足檔案管理需求，有關部門必須要認清這一形勢，將紙質型管理模式進行創新，應用信息化技術，進行檔案數字化建設，為檔案管理工作賦予自動化特點，通過現代化設備實現檔案信息的高效管理。為此，檔案管理人員面臨更為嚴格的要求，除了要對檔案管理工作充分掌握之外，也要具備計算機操作能力，通過信息化管理進行數字化檔案建設，認真、負責的完成本職工作。所以，進行檔案數字化管理，需要組織相關工作人員進行培訓，一方面檔案管理人員要加強對這一項工作的重視，另一方面則要在培訓過程中掌握計算機技術，以此來提高管理人員專業能力，突破傳統思想限制，通過數字化檔案管理為檔案管理做出貢獻。

4.深入認知檔案數字化建設

針對檔案管理工作，開展數字化建設的同時，也意味著行業的改革，為了能夠保證最終改革成果，提高檔案管理服務水平，實現檔案信息綜合利用，相關人員必須要對其加以重視，這是開展以上工作的關鍵。第一，對檔案數字化建設的標準以及機制等進行統一;第二，工作人員要對檔案數字化建設有正確的認知;第三，有關部門要增加資金，確保所有建設工作的順利開展。只有如此，才能夠在提高檔案管理質量的同時，推動我國檔案管理工作的長久發展。

綜上所述，檔案數字化建設，是目前行業主要的發展趨勢，一方面可以提高管理效率，用戶可以快速檢索到需要的檔案信息，另一方面則為用戶提供高質量服務，除了基本的檔案資源之外，也可以在平臺中與其他用戶交流，彼此之間交換資源，從而全面推動檔案管理行業發展。

參考文獻：

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