大數據時代高校學生檔案管理與利用探討

仝英

摘 要：隨著信息時代的快速發展，對于高校檔案的管理也提出了新的要求，傳統的紙質版管理慢慢地轉變為大數據化的管理，所現階段的大數據時代將迎一個新的挑戰，這會給各大高校管理者和學生帶來了便利，無論是從檔案的收集還是對于檔案的儲存，大數據的技術更是可以發揮巨大的作用，并且為高校的檔案管理利用提供一個好契機。有鑒于此，本文在通過對相關文獻以及自己多年工作經驗情況下，主要就大數據時代高校學生檔案管理與利用展開探討。

關鍵詞：大數據;高校學生檔案管理;新時代

在這個信息不斷擴增的新時代，網絡用戶對信息技術提出了更高的要求。特別是對于高校學生檔案管理工作這一方面，傳統的紙質檔案管理已經遠遠跟不上時代的節奏。因此，大數據化的網絡信息儲存為了高校管理者提供了一個優質的平臺。相比而言，大數據化的網絡管理比傳統的紙質檔案管理更適合高校學生，保存的方法更加的簡單方便。與此同時，這種新的挑戰，對于廣大高校管理者和學生都是一個全新的體驗。

一、高校學生檔案管理的現狀

許多高校學生檔案的現狀，還是走傳統的紙質檔案管理的路線，但是毋容置疑，科技推動了時代的變化，近幾年來，各個高校都在擴收學生，人數倍增。傳統的紙質檔案管理已經不能滿足現代高校管理者對學生的管理，從中會增加了檔案館的工作量。傳統的紙質檔案如果保存不好，往往很容易導致檔案信息因此而丟失。在這種情況下我們應該充分利用起當前大數據時代下相關信息技術來開展高校學生檔案管理與利用工作。在這一方面中，大數據化的檔案管理更勝一籌，它免除了煩瑣的工序，方便廣大高校學生查找，不易丟失，所以大數據成為了高校管理學生檔案的一個方法，可以通過大數據的分析，清楚地了解高校學生的情況。通過各種各樣的數據顯示和學生在校表現情況，輔導員給的評判中，了解到每一個學生的情況，更好地方便高校管理者管理學生，并且在學生發生突發情況下，做出適當的防范措施，同時可以提供一系列的理性決策。

二、大數據時代下高校學生檔案的需求和挑戰

1.高校對學生檔案的需求

結合實踐來看，大數據時代背景下高校學生檔案管理工作要更加細化、精簡、系統、深化，能更好地實現最優管理和分析決策。為此要做出相應地改變：

（1）學生檔案數據的改變

在傳統的紙質檔案數據中，有便利的一方面，同時也有煩瑣的一面。時代的變化，信息量的增長，相關的檔案也應該迅速的增長。學生的檔案信息量已不是傳統紙質的保存能滿足的，大量個人檔案不僅需要占據不小的存儲空間，同時收集與分類歸檔工作困難性也大大增加。同時高校在面對著大量的學生檔案保管、提取以及利用上都會面臨著極大的挑戰。

（2）快捷方便的需要改變

傳統的紙質檔案需要做好樣品，打印出來，學生填寫，回收一一放入檔案袋，這一過程是需要花費很多資源。而在科技不斷發展的情況下，這就意味著學生檔案信息不僅時效性更高，并且提取與利用也更為便捷。從實際情況來看，目前不少高校已經逐步開展學生檔案數字化管理工作，并且也取得了一定成績，然而現階段比較突出的一個問題在于尚未建立起一套高效的信息管理系統，這樣不僅會導致學生檔案數字化管理與相關信息利用效果大打折扣。

2.大數據時代下高校學生檔案的挑戰

時代不斷變遷，信息不斷更新以及學生檔案管理與利用要求地不斷增加，在這種情況下各大高校學生檔案管理工作將面臨著越來越多的挑戰，我們如何有效地應對它們就成為了當前一大主要任務。

（1）學生檔案安全的挑戰

不管是傳統的紙質檔案信息還是大數據時代的信息，安全保障是一個很關鍵的問題。學生檔案里面有很多信息是很隱私，為了防止信息泄露，檔案館必須要做好安全這一方面工作。

（2）學生檔案數據的挑戰

①數據存儲與記錄的挑戰

如何更為有效地做好學生檔案信息存儲與記錄是當前我們所面對的一大難題。在以外由于各種因素所致，學生檔案記錄往往是其基本信息，在校的經歷，政治表現，獎勵狀況等。這些信息遠遠不能掌握學生的在校的動態情況。近幾年這項工作內容在不斷增加，雖然部分高校增多了諸如社會實踐、實習等方面記錄內容，然而事實上它們還是不能滿足當前社會和高校對于學生信息全面掌握的要求。大數據化存儲要擴大，高校必須在這一方面要做出改變。這些記錄和存儲導致學生檔案資料數量的指數增長。數字化的檔案管理將迎來一個全新的視角。

②數據化處理的挑戰

高校檔案館在處理海量化的數據上存在的比較嚴重的問題。在大數據時代，滿足現代用戶對信息的多樣化、高效化、個性化、專業化的需求。這已經不是傳統的紙質檔案管理能夠解決的。大數據化的網絡可以從海量數據中，根據學生檔案信息中提取更加有效的信息。因而為了達到這一目的，這就要求我們構建起一套具備自動化分析、搜索以及提取功能的檔案數據庫系統，這樣將會極大程度地提升高校學生檔案信息管理與利用效率。

三、大數據時代下高校學生檔案管理的措施

1.大數據高校學生檔案的收集

為了促使高校更好地管理與利用學生檔案信息，這就要求我們基于大數據背景下對其開展統一化管理。首先目前不少地方學生檔案收集標準上存在著一定問題，主要為各大高校對學生檔案的收集都缺乏一個統一的標準，不利于進行大數據分析，為此，檔案館應該制定一個統一標準。比如，讓高校輔導員統一進行動態輸入，以方便大數據的提取，這樣才能有助于科學全面系統地反映高校學生動態發展變化。高校在收集學生檔案收集時，確定有一個有效的目標，建立一個檔案庫，擴大數據收集范圍。不僅僅是收集傳統的紙質學生檔案，還應該包括其在校、社會實踐以及實習等相關信息，我們除了可以用電子文檔形式以外，還可以利用視頻等方式將其收集好，這樣既確保檔案信息全面性，又避免了單一文字的枯燥。

2.大數據高校學生檔案的管理

對于高校學生檔案的管理必須充分利用數字化技術，很多高校特別重視檔案的數字化技術，可以把所有收入的檔案進行數字化處理。高校檔案館必須有計算機技術的人員，做好一套完整的管理系統，該系統不僅可以更好地服務于管理者和學生，還能根據學生的需要，自動提取出模糊的、潛在的數據，從而挖掘出學生中更多的隱含信息，也能夠把學生的個人隱私保護起來。有效地減少資源的浪費。并且對檔案館的人員要進行專門的培訓，重視學生檔案的管理。

3.大數據高校學生檔案的利用

大數據化信息的有效利用才是一個高校學生檔案管理的重點。對于高校學生檔案的工作，檔案館的管理者要做到最大化的利用。因此，改變傳統的紙質保管方式是第一個步驟，快速建立學生檔案信息的網站系統，利用好學生對網絡的興趣，提高大數據化的網站信息處理器。該處理器能解決學生信息查詢網絡崩潰問題，優化了高校管理者對學生的掌握情況，為之后的管理方式提供更為有效的信息采集。大數據化的檔案管理最大化的解決高校與其他高校的連接，各自檔案館的人員可相互學習，討論，合作。但學生的檔案信息是不可泄露的。這樣可以讓智能化的檔案數據提升到一個更高的新層次，實現檔案管理自動化。

4.大數據高校學生檔案的保護

信息時代的快速發展，高校學生對于隱私較為敏感。為此，大數據下的高校檔案管理必須要滿足安全這一方面。檔案館要做足這一方面的工作，可以在網站外圍設置一個安全系統。系統里面的程序不會因為廣大用戶的使用而產生網絡崩塌。

四、結語

總而言之，面對大數據時代所帶來的信息技術革命，更好地促進傳統的紙質檔案管理工作發展，讓傳統的模式轉變為數據化的管理方式，更好地為管理者提供高效管理，保管好學生檔案信息。所以這就需要高校務必緊貼大數據時代這一背景，并借助于相關技術來開展學生檔案管理與利用工作，把它作為一項全新的工程。不斷收入學生的最新信息，從而為高校與企業準確掌握他們情況打下堅實基礎。另外，高校在條件允許下可以引進一些更為先進的信息技術或者軟件，以此提升檔案管理與利用效率，并為畢業生提供更有價值的信息，促使高校學生檔案產生最大的社會效益。

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