淺談檔案在企業發展中的重要作用

郭立 楊帆

摘要：檔案作為一項無形資產，為企業的生產和發展提供準確的信息和有效的服務。但檔案信息又不僅僅是一種無形的資產，它也是企業管理和有形資產的依據、憑證，在企業管理中彰顯著重要的作用。其潛在價值是企業固本強基謀發展不可或缺的基石。因此，企業應該重視檔案的管理開發與利用，切實地把檔案管理工作納入企業各項經營管理工作當中，真正落實到位。

關鍵詞：檔案；企業發展；作用

檔案管理在企業內部發揮著重要作用，可以實現信息的傳遞、共享，達到預期目標。為了在競爭激烈的市場環境中保持自身優勢，必須堅持與時俱進的理念，對檔案管理進行創新。從實際情況出發，制定出切實可行的策略，為企業創造更大經濟效益。

1檔案是企業發展與改革的歷史依據

檔案是一個企業建立、發展、改革的歷史進程活動的真實記錄，它以承載歷史，探索未來的特殊性直接服務于企業的生產經營和發展建設。在企業發展中發揮著不可或缺的作用。電力企業發展至今經歷是了數次體制改革，這些企業跨越式的歷史發展足跡只有在檔案里才能得到彰顯。它見證了一個企業從小到大、由弱變強的發展歷程，見證了企業的艱辛與輝煌，它來源于企業又服務于企業。這些檔案也是維護企業權益的依據。在經歷的數次企業改革過程中，每涉及企業資產、人員、經營等等各方面的情況都需要查閱大量的檔案資料，檔案為改革的方案實施和改革的順利推進提供大量的信息資料，也為企業改革提供穩定保障。因此，在企業的發展進程中，現代企業制度的建立和鞏固在好多方面都要以企業檔案作為基礎，檔案具有不可替代的地位和作用。

2當前企業檔案管理模式的優勢與不足

集中管理模式。優勢：可以保證檔案的整體性與安全性，有利于工作的全面建設，可以發揮出強大功能。檔案管理系統權利集中、制度規范，能夠及時發現缺檔漏檔情況，便于改進，讓其更加完善。不足：集中管理模式比較單一，在市場經濟條件下，顯示的信息具有滯后性、局限性、很難滿足實際發展需要，甚至會出現錯誤指導的問題。

3發揮的作用

3.1檔案是促進企業經營管理的基礎

隨著企業改革與發展的不斷深入，企業檔案管理也被賦予了新的使命，它作為一種無形的，不可再生的資產在企業中彰顯著越來越重要的地位。圍繞南網總公司“打造經營型、服務型、一體化、現代化的國內領先、國際著名企業”的戰略目標，我們的企業發展站在了一個新的、更高的起點上，這就要求我們檔案工作也要提高到更高的層次來，逐步實現檔案管理的一體化、規范化、標準化，要不斷豐富內容，優化結構，改進服務手段，圍繞企業的各項管理加強服務，提高企業檔案的利用效能，才能使企業檔案對企業的管理具有現實指導和輔助決策的作用，使其隱性效益向顯性效益轉化，達到規范、促進、提高的目的。做好企業檔案工作，對挖掘企業生產潛力、提高企業生產能力、加強企業文化建設、增強企業科技創新能力和現代化管理水平、維護企業和職工的合法權益、調動企業職工的積極性和創造性都具有重要作用。

3.2增強法制意識，維護企業利益

檔案工作是一項政治性、專業性、技術性、服務性和時效性很強的工作。在企業發展，可能因為各種原因產生較大爭議問題或者法律糾紛的時候，檔案的客觀性和真實性成為具有說服力的證據，從而更好地維護企業的利益。企業檔案就如一座無聲的豐碑，記錄著企業發展和前進的步伐。一個企業，如同一個生命，而檔案如同是記錄了這個生命的形成、發育、成長的生命軌跡和歷史的唯一依據，見證著生命成長的每一步足跡。而檔案員肩負的就是管理和保護好這歷史依據的神圣使命和責任，任重道遠。

3.3檔案是企業獲得科研方法的選擇及技術方案決策的重要依據

從電力企業的角度來說，在電力生產建設以及經營活動中，科技檔案的應用有著較為重要的作用。在電力企業的施工設計和電網改造上可以提供重要的依據。在電力企業發展中，在發生事故的時候，企業檔案可以作為原始依據，可以提供一手的資料，從而更好地制定出可行的工作方案。另外在一些電力企業，原始檔案通過深層次編研形成較為系統的檔案，從而傳遞給企業相關決策者，從而幫助企業決策者制定出切實可行的策略。如：單位在2013年建立輸電線路數據庫的過程中，業務部門從檔案室查閱了203卷共802件工程檔案，檔案室提供的原始資料為基礎數據的采集提供了大量、真實、完整的依據，在線路維護研究等領域提供了較大的幫助。

4企業檔案管理模式創新策略

4.1文檔流程創新

這是一種全新的管理理念，是建立在先進信息管理系統基礎之上的，在平臺上實現操作。文件管理階段主要是面向不同的用戶，提供相應的任務，建立一系列的制度保證借閱文件的質量，形成文件關聯體或者文件流轉監控機制，保證順利執行。檔案管理階段主要是為普通用戶提供檔案信息利用的便利性，信息主要以簡便、直觀為主，整理歸納數據，并能夠及時切換視窗，讓管理人員掌握具體情況。同時要注意建立安全機制，因為網絡上可能會遇到風險，容易造成信息丟失的情況，所以要提高檔案管理安全等級，只有內部人員才能進入，防止對系統進行損壞。

4.2管理機制創新

信息安全管理主要通過對信息本身與工作人員實施管理兩個方面進行。采用先進的科學技術手段，在計算機硬件上消除安全隱患，保證系統正常運行。同時還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉流暢安全可靠。針對于工作人員方面而言，建立管理政策，保證每個人各司其職，實現相互之間的協調合作，保持信息的流暢。定期開展業務培訓，不斷提高人員綜合素質，適應企業發展的需要。對待工作要認真負責，減少失誤情況的發生。

4.3工作平臺創新

新時期的創新管理，企業應該在傳統流程基礎上進行優化，積極引入信息技術，堅持與時俱進的理念。借助計算機技術建立檔案管理系統，充分實現電子化，可以減少人為主觀因素造成的失誤，提高資料的完整性和可靠性，使用起來也會非常方便。為企業提供數據信息管理平臺，對內部情況有全面的了解，在進行活動的時候可以對信息流向規范、控制集中、表單定制多樣、利用方式靈活等進行多樣化要求，讓檔案管理實現質的飛躍。管理人員要用發展眼光去看待問題，積極引入先進技術，不斷提高檔案管理現代化，從而為企業更好發展服務。

5結語

綜上所述，檔案管理在企業發展中具有重要意義，可以為決策提供科學依據。要緊跟時代發展的步伐，對管理模式進行創新，體現出檔案的實用價值，有利于實現企業可持續發展。

參考文獻：

[1]龔疆濤.企業人事檔案管理及其模式創新[J].企業改革與管理，2018（8）：106+114.

[2]王玥.企業人事檔案管理及其模式創新[J].企業改革與管理，2017（19）：81-82.

（作者單位：湖南黑麋峰抽水蓄能有限公司1

山東泰山抽水蓄能電站有限責任公司2）