事業(yè)單位檔案管理工作中的問題和解決策略分析

侯國

◆摘 要：當前的社會主義管理制度下，我國事業(yè)單位中的管理工作更加合理化、規(guī)明確化，檔案管理工作作為其日常工作管理的重要部分也得到了更多的關注。盡管我國事業(yè)單位的檔案管理工作已經具備嚴格的管理制度和科學含量，檔案管理水平日趨提升，但其中仍然存在諸多問題。本文試圖通過對當前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的部分問題進行闡述，進而提出相關的參考建議，以期能夠為事業(yè)單位檔案管理水平的不斷發(fā)展提出有效意見。

◆關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；解決策略

一、引言

事業(yè)單位作為國家的服務型單位，對社會發(fā)展和人民生活的有著重要的保障作用。為了穩(wěn)定單位內部和諧和整體發(fā)展，事業(yè)單位必須加強管理建設，適應時代和社會的發(fā)展。檔案管理工作作為其中重要的一環(huán)，承擔著收錄、管理和提取的重要任務。所以，事業(yè)單位必須對檔案管理工作進行不斷的完善，創(chuàng)新工作方式和流程。在事業(yè)單位檔案管理工作中，也要不斷引入現代理念，通過制度化、規(guī)范化的建設，使檔案信息工作實現了自動化、智能化。

二、我國事業(yè)單位檔案管理工作中的階段性問題

（一）檔案管理部門規(guī)章制度缺失

當前，事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)章制度建立仍有待完善。例如，對檔案卷宗中的文字表述、檔案編號、標題格式等等缺乏明確統一的規(guī)范；相關目錄設置過于隨意，甚至缺少目錄頁；大量新入檔案組卷工作缺乏統一的章程條例等等。由于缺乏健全的制度規(guī)定，這些較為繁瑣的檔案整理工作從收集、分類、整理、保管到存取等過程中都容易出現紕漏，加上管理過程中管理人員可能出現的人為性失誤，疏于管理，檔案的完備性、真實性以及實際價值意義都會大打折扣，檔案管理工作難以開展。

（二）管理崗位工作人員專業(yè)水平不足

伴隨著現代科學信息技術手段的融入，當前我國事業(yè)單位檔案管理工作中的復雜性和混亂性問題已經得到初步解決，大量的物力與財力浪費也盡量被避免。但我們應該明確，管理崗位人員才是檔案管理工作的決定性因素。第一，多數單位在招聘員工時往往只采用應試辦法，只重視其理論知識和辦事態(tài)度，并沒有對其進行綜合評測。很多員工缺乏現代信息技術技能，上崗后難以入手，工作質量也較低。其次，多數事業(yè)單位忽視檔案管理人員的再培養(yǎng)，缺少對檔案管理人員進行定期培訓。最后，部分管理部門領導干部在進行崗位分配時往往較為隨意，不能對手下的干部進行科學統籌，很多并不適合這一崗位的人員被調配到了檔案室進行工作，也在一定程度上影響了工作效率的提升，不能做到人才的合理分配。

（三）管理基礎設施及管理方式落后

近年來，事業(yè)單位管理工作中的各個方面已經開始有意的結合信息化科學手段。但對于檔案管理工作來說，信息化管理設備及技術水平的發(fā)達程度尤為關鍵。在客觀設備方面，政府采購系統推動下大部分的檔案管理設備已經實行升級，但仍有較多單位使用著較為破舊的設備設施。很多單位對上級的政策制度并沒有很好的實行，甚至將設備資金挪用到其他方面。另外，現有的事業(yè)單位檔案管理方式也存在部分問題。一方面，很多單位即使擁有先進的管理系統，但對其的利用程度往往較低，不能充分發(fā)揮資源的優(yōu)勢。另一方面，很多領導對于檔案管理工作的態(tài)度往往只限于保存完整、嚴格保密，對信息管理缺乏條理性和嚴謹性，使得下級人員在進行工作時只拆了事，不能盡心盡力，后期需要利用檔案時，往往勞心勞力，雜亂無章，這也體現了檔案管理工作中混亂的現狀。

三、事業(yè)單位相關檔案管理工作問題的解決策略

（一）加強檔案管理重視程度，設置領導小組與部門

在管理部門中建立一個專門負責檔案工作的小組是十分重要的。通過領導小組對檔案管理工作的日常巡視與糾錯，以及對部門人員的定期考核與監(jiān)督，加強下級員工的緊迫感和責任感。另外，領導干部要主動加強與基層管理人員的溝通，多聽取他們的意見和需求。同時，檔案管理人員也應該多從工作中發(fā)現問題，及時與領導溝通，多提出建設性意見。只有通過雙邊性的交流，才能全面的促進檔案管理工作和單位的發(fā)展。

（二）開展管理人員技術培訓，改善管理態(tài)度與素養(yǎng)

首先，要加強檔案管理人員的培訓，內容包括檔案管理的技巧、理論、修復和檔案管理制度的培訓。事業(yè)單位應結合自己部門相關檔案的數量和復雜程度，對檔案管理崗位的人員進行針對性培訓。其次，在招聘這一崗位的員工時，要提高招聘條件，增大工資待遇，吸引更高水平的信息檔案管理人才入職。同時，還要加強對招聘員工的人格評析，檔案管理工作一定程度上更加需要嚴守秘密、認真負責、心細如發(fā)的人才，必須嚴格篩選。再次，因單位實際情況出現相關人員調配時，要對新入職的員工進行專業(yè)培訓，要以最快的速度、最高的質量使其掌握檔案管理工作技能。最后，還要加強檔案管理人員的科學意識和信息捕捉能力。一個合格的現代化檔案管理部門，必須要從個人做起，要時刻關注當前最新的管理系統更新狀況，并盡快的與自身工作進行有效融合。

（三）加快檔案基礎設施建設，改革管理方式與結構

先進完善的信息管理基礎設施，是做好事業(yè)單位檔案工作的物質基礎。針對這一問題，首先是要對單位資金進行合理規(guī)劃，抽出固定比例的財力購置先進的設備。例如，計算機、文件夾、打印機等硬件設施需要更新換代；信息管理系統、分類整理平臺亟待升級改造。其次，事業(yè)單位還應該著力改善管理方式。這主要表現為在管理過程中體現現代化理念，通過設置相關安全保障機制；建立檔案管理監(jiān)督體系；制定檔案備份與存取安全制度等措施，保障檔案管理工作穩(wěn)定運行。

四、結束語

因此，我國當前的事業(yè)單位必須意識到，要想促進單位內部的穩(wěn)定與發(fā)展，檔案管理工作是立足之本。作為單位管理者和檔案管理人員，必須認真對待檔案管理工作，科學管理檔案，采取科學有效的解決措施，全面提升檔案管理的整體水平與質量，全面提升檔案的整體利用率。

參考文獻

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