淺析辦公室職能類型及運用

蘇澤楠

【摘要】辦公室是企事業單位重要的職能部門，只有深刻認識和掌握辦公室職能類型，把握職能關鍵，通過熟練運用職能，提高辦公室管理方式和內容，確保企業各項目標任務順利實現。

【關鍵詞】辦公室;職能;類型;運用

1辦公室職能類型

（1）是參謀助手能力。作為公司重要的輔助決策機構，辦公室要找準崗位職責與公司核心工作的結合點和切入點，做到多動腦、勤學習、重研究、前謀劃。尤其是在公司改革、轉型發展的關鍵時期，面對不斷出現的各類新情況、新問題、新課題，辦公室要以較強的政治意識和責任意識，以較高的政策理論素養和業務工作能力，為領導出謀劃策、查漏補缺，理清公司管理思路[1]。

（2）是綜合協調能力。辦公室是大量事務的匯集地，各類事務在這里辦理，各項辦公、辦事、辦會工作千頭萬緒，辦公室要既善于牽頭保障又善于協調各方，使各方力量都朝著中心聚焦、圍繞大局聚力，確保政令統一，形成工作合力，有效推進公司各項工作。

（3）是服務保障能力。做企業，就好比居家過日子，要勤儉持家。辦公室作為公司整體工作的“服務員、后勤兵”，掌握著大量的服務資源，要做到既勤儉持家，又保障服務，充分發揮服務資源利用率，確保公司各項工作高效運轉。

（4）是推動落實的能力。辦公室要建立健全“確責、履責、問責”的責任體系和規范、高效、嚴謹、細致的工作機制，嚴格按照法律法規、政策規定以及組織紀律，狠抓工作落實，決不把督查督辦作為“聯絡感情”的手段，走后門、打折扣;決不以“欽差大臣”自居，打著領導的旗號，頤指氣使，不斷提高督查督辦工作實效性[2]。

2辦公室職能運用

2.1圍繞中心，服務大局。

（1）嚴把文稿質量。一要提高公文審核質量。在內容審核方面，必須做到明白、準確，便于執行;在文字審核方面，做到觀點明確，內容充實，結構嚴謹，條理清楚，避免把粗制濫造的公文草擬件隨意呈送給領導簽發;在格式審核方面，認真核對公文的版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關以及正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、抄送機關等方面。二要提高辦文效率。把握工作主動權，做到急事急辦、特事特辦，案無積卷、事不過夜，做好董事會、黨委會、領導班子會、總經理辦公會、黨建調度會、黨群碰頭會等會議的記錄、整理、紀要等工作;全力完成領導臨時交辦的緊急性材料;重點做好公司主要領導在重要會議上的講話和報告起草工作。三要加強檔案管理。結合實際要求，在檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、借閱、利用、安全、保密等環節，進一步規范檔案管理程序，確保各類檔案收集齊全、整理規范、保管有序。

（2）超前謀劃到位。公司在推進重點項目建設過程中，涉及公司領導決策事項十分重要。辦公室要增強輔助決策主動性、預見性，在重大資產處置、重大工程項目建設、大額資金使用等重大經營決策前及時提供充分可靠的法律論證，考慮問題要做到早半拍、快半拍、搶半拍，既要想領導之所想，又要想領導之未想，力求從淺層次的被動思考向深層次的主動謀劃轉變，確保維修廠工程建設順利推進。

（3）深入調查研究。辦公室要提高輔助決策的層次和高度，認真學習掌握黨和國家有關方針政策、經營管理相關知識以及租賃維修行業發展的前沿信息，為領導決策提供具有前瞻性、創造性的合理化建議。緊扣領導思路、想法、指示精神等加以完善和細化，力爭提供出具體可行的方案供領導決策參考，真正做到“參的進、參的準、參的高”。

（4）精準信息服務。辦公室要增強輔助決策的準確性和及時性，在信息反饋、上情下達、下情上傳上下功夫，迅速準確地向各部室傳達上級文件精神和指示要求。同時，針對領導關注的熱點難點問題，全面收集信息，深入調查研究，加強分析研判，為領導決策提供真實、全面、可靠的信息依據，做到研判深、預判準。

2.2統籌各方，協調合作。

（1）安排要周密。辦公室要牢牢把握工作的原則性、系統性和藝術性，無論是上級領導視察調研，還是重大會議活動安排籌備;無論是公司領導日常活動、值班，還是隨行服務，都要把情況安排周密，確保無縫對接、有條不紊。

（2）協調要順暢。辦公室要在解決好日常各項工作的基礎上，對一些難度較大的工作要敢于協調、善于協調，當好總調度，注意加強同各部門的溝通聯系，建立科學完備的協調協作協商機制，使每項工作有章可循，強化工作的計劃管理和統籌安排，嚴格落實黨建四定表制度，堅決杜絕工作遲誤和錯漏，推動形成上下聯動、左右互動的工作格局。

（3）統籌要全面。公司涉及到運作模式、風險防控、資產變更、股權變更等各方面新問題、新事物繁多，尤其是下屬公司處于迅速發展時期，各項工作全面鋪開。辦公室要高度關注統籌好各項工作，工作運行上要統籌好各方各面，工作安排上要統籌好重點工作、重點事項、重要接待、重要會議，布置好任務，把握好時間，實現各方面工作有效銜接、穩步推進。

2.3狠抓督查，高效落實。

把握“三個關鍵點”。一是抓牢著力點，即盯住承擔工作任務的具體部室和工作人員，認真督促糾正各個環節存在的問題和不足，加快工作進度。二是抓準梗阻點，即針對影響工作落實的薄弱環節和突出問題，認真分析原因，采取得力措施，用“敢查、敢辦、敢抓”的精神，一抓到底，確保督查督辦事項得到快速、準確、全面的落實。三是抓實空白點，即圍繞公司中心工作及目標任務，主動出擊，拓寬督查督辦領域，延伸督查督辦觸角，推動工作全面落實[1]。

2.4降本增效，優質服務。

辦公室要嚴控各類物資消耗，杜絕鋪張浪費現象的發生。一是加大物資審核力度，嚴格按照財務制度做好物資采購工作，規范物資采購程序，杜絕不必要的物資采購，嚴控采購消耗。二是加大設備修舊利廢水平，能夠維修使用的電腦、打印機等辦公設備，堅持用舊不用新，嚴控設備消耗。三是加強公車管理，健全完善派車管理規定，明確出行時間、目的、路線、人數等;規范車輛維修審批程序，嚴控交通消耗。

參考文獻

[1]高山。《發揮四項職能全面做好辦公室工作》[J].辦公室業務，2012（11）：139

[2]谷勇，李亞威。《提高高校辦公室發文工作的準確性的探索與實踐》[J].才智，2015（10）

[3]武尚帥， 張萍， 賈博，《立足四大職能發揮不斷提高辦公室工作水平》 [J]. 辦公室業務， 2015（1）