高校檔案管理體制與發展研究

摘 要：檔案管理體制指國家管理檔案工作的職能、機構與制度的總稱。高校檔案管理體制即高等學校依照《檔案法》、《高校檔案管理辦法》，組織建立高校檔案館（室），在高校校長的領導下對高校檔案進行管理和提供利用服務的組織管理制度。高校檔案管理體制的形成和發展是一個歷史過程。隨著國家機構改革進程的加快，高校檔案管理體制應向“大檔案”布局邁進。

關鍵詞：檔案管理體制高校檔案管理體制

一、高校檔案管理體制的確立與發展過程綜述

高校檔案管理體制的形成發展是與國家檔案局及高校的建立與發展密切相關， 相互促進，共同成長。

1.高校檔案的形成與高校檔案管理體制的建立。高校檔案自高校建立之初即已形成。“但就全國范圍而言，不論是北洋政府統治時期，還是民國時期，當時的高等學校都沒有建立統一管理檔案的制度，高校檔案的流失、損壞現象極為普遍、極為嚴重”。

建國后，隨著國家檔案局的成立，全國各省市（縣）機關相繼成立了檔案管理機構統一管理檔案。高校檔案管理也納入高校管理工作的重要內容之一。1956年，國務院發布了《關于加強國家檔案工作的決定》，高校作為教育科研實驗的基地，開始配備檔案管理人員，開展檔案工作。這一時期的高校檔案大多由高校各部門歸口管理，檔案管理比較分散，沒有形成科學的管理體制。各部門或專職或兼職配備了檔案工作人員歸檔管理，這一時期檔案管理特點是分散且不規范。60年代中期，隨著”停課鬧革命”的十年動亂，高校檔案流失、損壞、缺損嚴重，高校檔案管理幾近癱瘓。文革結束后，高校工作全面落實政策，檔案工作漸漸走上正軌，恢復正常。

這一時期高校檔案管理是以高校各部門分管檔案為特征的分散管理體制。

2.高校檔案管理體制的確立與發展。高校檔案管理體制的確立是一個歷史過程。

（1）1988年至2007年高校檔案管理體制初步形成。自1988年1月國家檔案局頒布了《中華人民共和國檔案法》起，相繼出臺了一系列相關法律法規。這些法律法規的出臺與實施使高校檔案管理逐步走向法制化、標準化和規范化。

依照《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》的規定，高等學校逐步形成對高校檔案進行統一管理的現代高校檔案管理體制。這一時期，資深高校如北京大學、北京師范大學等高校紛紛成立檔案館統一管理和指導高校檔案工作，一般高校如首都師范大學等也都成立了綜合檔案室統一管理和指導高校檔案工作。

（2）2008年開始，高校檔案管理體制進一步完善和發展。中華人民共和國教育部、國家檔案局令第27號頒布——《高等學校檔案管理辦法》出臺，使得高校檔案工作更加規范化和標準化，并對高校檔案工作全面實施管理的高校檔案管理體制。在這種高校檔案管理體制下，將高校檔案工作納入高校校長的工作議程，高校對檔案工作在人、財、物等方面給予支持，全面制定并落實高校檔案歸檔要求及高校檔案管理規范，落實檔案管理人員編制，明確高校檔案工作與學校建設同步發展，保證高校檔案工作正常運轉，促進高校檔案工作的發展，具有巨大的進步意義。

這一時期的檔案管理體制以建立健全檔案館（室）專門集中統一管理高校檔案，把高校檔案工作納入高校整體建設發展規劃，與學校建設同步發展為特征。

3.新時期高校檔案管理體制在發展中前進。2011年3月，根據中共中央國務院發布了《中共中央國務院關于分類推進事業單位改革的指導意見》，人社部發布【2011】133號文件——《關于認真貫徹落實分類推進事業單位改革有關文件精神的通知》，事業單位改革拉開序幕。

高校檔案管理體制的改革要有新的方向，即高校檔案館室強調全方位提升檔案管理內容，做實檔案數據管理，提升檔案管理人員的專業素質，依靠內動力提升檔案工作的質量，充分發揮高校檔案館服務社會公益性質，更好的為高校黨政機關及社會機構和社會自然人服務。高校檔案管理體制改革是一個新的課題，是高校檔案管理體制創新發展的新目標。

二、高校檔案管理體制的內涵及發展研究

1.高校檔案管理體制的內含及特點。檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）依照檔案法律法規，按照高校檔案管理規范要求對高校在組織管理活動中形成的檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。

廣義的檔案管理即檔案館（室）建設、檔案人員的教育培養管理、檔案庫房建設、實體檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動、及檔案信息化加工和信息輸出利用等諸多活動環節的總和。

檔案管理體制指國家管理檔案工作的職能、機構與制度的總稱。包括各級檔案工作機構的權限劃分、有關檔案管理的法規與規章制度等。

高校檔案管理體制即高等學校依照《檔案法》、《高校檔案管理辦法》，組織建立高校檔案館（室），在高校校長的領導下對高校檔案進行管理和提供利用服務的組織管理制度。

1989年10月中華人民共和國教育部制定了《普通高等學校檔案管理辦法》，2008年中華人民共和國教育部、國家檔案局令第27號頒布——《高等學校檔案管理辦法》出臺，強化了高校檔案館（室）的制度建設，形成了現代高校檔案管理體制的特點：

（1） 確立了全國高校檔案工作領導體系。

（2）明確了高校檔案工作的責任領導者是高校校長。

（3）明確規定高校設立專門的檔案機構及人員配置。

上述特點涵蓋了高校檔案管理體制的重要方面，權責明確，主體清晰。

2.高校檔案管理體制發展現狀。隨著《普通高等學校檔案管理辦法》《高等學校檔案管理辦法》的出臺，高校規模的不斷擴大及高校檔案資源服務利用范圍的拓展，高校逐漸建立起了檔案館（室）等檔案管理機構管理和利用高校檔案信息的高校檔案管理體制。其特點如下：

（1）在管理體制方面，形成了高校檔案館（室）等獨立單位，管理檔案高校檔案的專門機構基本上為副處級及以上建制，也有部分學校成立專門檔案室，掛靠在學校辦公室下。

（2）在檔案管理內容方面，逐步形成以文書檔案、人事檔案、學生檔案、科技檔案及校史館等全部高校檔案信息的管理體系。

（3）在檔案管理人員設置方面，逐步引進專業化人才，并加強專門檔案管理人員培養培訓。

（4）檔案管理手段上以計算機為工具的檔案信息管理平臺建設逐步完善，逐步現實檔案信息電子化，檔案信息查詢智能化。

在《高校檔案管理辦法》出臺以后，高校檔案管理體制日趨完善，檔案管理機構逐步升級至館（室）建制，檔案信息管理范圍逐步擴大，檔案信息整合能力極大提升 ，檔案管理人員專業化水平逐年提高，檔案管理信息化管理智能化加強。

三、高校檔案管理體制全面發展趨勢研究

中國共產黨第十九屆中央委員會第三次全體會議通過了《中共中央關于深化黨和國家機構改革的決定》。高校檔案管理體制改革要按照事業單位改革的整體要求進一步全面推進。

按社會功能分類，高校檔案作為事業單位中公益一類部門，在推進體制改革的過程中，要充分發揮高校校長領導檔案工作的優勢，依靠高校的全額撥款支持，在人員配置上依照事業單位優化職能和人員結構，同機關統籌管理的要求，推進管辦分離，強化公益屬性，設立“大檔案”的高校管理體系，改革高校檔案管理體制。

1.設立檔案管理委員會實行高校“大檔案”管理體系。“建立適合高校大檔案管理模式的領導體制和管理體制。學校檔案設立工作委員會，由校長或由檔案工作分管領導任主任，統一協調解決學校有關檔案工作的重大事項。檔案工作委員會下設檔案館和校史館，行使日常管理職能，推進館辦分離，強化檔案管理工作的公益屬性。“堅持統一領導的組織原則，堅持“系統整合”的管理原則，使檔案資源構成模式向集約化發展， “構建管理權力內收、事業服務外放的檔案公共服務模式”。

2.運用電子化檔案管理平臺，建立“大檔案數據”，整合高校檔案信息資源，統管全校檔案管理利用。將分散管理的各類檔案全部納入高校檔案機構的管理范疇，使全部檔案信息資源全部歸檔案館歸檔管理，并提供高校檔案信息資源的查詢利用。在高校電子化檔案管理平臺中，輸入電子檔案目錄，并掛接相應電子版檔案卷內頁面，以電子目錄統領各類檔案裝訂入庫管理。并與高校校史、圖書等信息共享，形成“大檔案”數據，向高校管理機構提供大檔案數據支持，全面加強高校檔案服務體系，為進一步完善檔案服務公共化提供數據支持。

3.深化檔案管理人事制度改革，建立專業檔案人才團隊。依據《高校檔案管理辦法》，對檔案類別實行分類整合，明確權責，分類設崗，堅持聘用檔案專業人才，加強崗位培訓，提升檔案管理水平。

隨著《中共中央關于深化黨和國家機構改革的決定》的出臺，高校檔案管理體制改革要按照事業單位改革的整體要求進一步全面推進，高校檔案體制改革勢在必行。一方面改革高校檔案管理機制，全面統籌管理學校的全部歷史記憶——學校檔案;另一方面全面實現檔案資源的社會化服務利用，更好的發揮檔案的文化傳承和歷史證明作用。

參考文獻：

[1]王芝蘭.高校檔案規范化管理》2012年3月第一版第8頁

[2]《普通高等學校檔案管理辦法》 1989年10月中華人民共和國教育部制定

[3]《高等學校檔案管理辦法》2008年中華人民共和國教育部、國家檔案局制定

作者簡介：李雪茹（19641-），女，漢族，吉林省永吉縣人，碩士學位，副研究員，研究方向為思想政治教育（市場經濟方向）。