加強鐵路物資計劃管理工作 提高采購供應效率

張亞新

摘要：物資管理是現代鐵路企業經營管理的重要組成部分，其中物資計劃是物資管理的起點，是物資采購供應的首要依據。做好物資計劃是實現所購物資功能作用和控制采購供應成本的重要源頭環節。本文結合鐵路企業近年物資計劃和采購供應工作實際，思考物資計劃工作中的短板，提出優化物資計劃工作的建議，以促進物資采購供應質效的提升。

關鍵詞：物資;計劃工作;采購供應;質效

自2017年公司制改革后，集團公司更加突出成本效益意識，因此迫切需要通過精細化管理向內深挖物資管理潛力，而物資計劃又是整個物資供應鏈管理中的龍頭，可以說做好物資計劃是提高物資采購供應質效的關鍵。

物資計劃是一切物資采購供應實施的首要條件，根據其階段性目的和狀態區別可以簡單分為物資需求計劃和物資采購計劃兩種表現形式。本文物資計劃統指需求計劃和采購計劃（含方案）。

物資需求計劃是具體物資（設備）使用或消耗部門為確保正常或優化生產而提出對特定物資的需求，內容包含需要“什么樣物資、多少數量、什么時候到貨（安裝）、如何售后保障”等關鍵要素，這些關鍵要素也正是后續采購供應的目標和要求;而物資采購計劃則是為實現物資需求計劃目標和要求面向市場用于采購實施而編制的計劃。

一、原有物資計劃工作存在的主要問題和困難。

（一）部分物資計劃編制粗糙，影響采購實施。

1.目錄使用不規范。

目前集團公司運營維修物資管理已全程納入鐵總統一開發的3.0版本物資管理信息系統（以下簡稱3.0系統），該系統管理最基礎的要素單元就是物資目錄。目錄可以理解為物資的身份證，其管理要求必須準確嚴謹，不同物資具有排它性，它是3.0系統數據是否準確的關鍵基礎。

2.技術標準不完整、不規范、不嚴謹。

目前經評審的最低價中標是集團公司最主要的物資采購方式。由于部分物資中標價過低，質量得不到保障，導致質量與價格之間的矛盾成為近年來鐵路物資采購領域爭論的焦點。其癥結就在于物資采購計劃編制質量不高，而投標企業，作為天生的利益追逐者，在本能的驅使下，必然會以滿足采購技術要求的

按照公開、公平、公正的原則，評委很難依據低質量的技術標準將質低產品拒之門外，技術標準編制質量直接影響采供質效。

3.計劃數量不準確，物資積壓風險大。

采購計劃編制人員沒有充分調查了解市場現貨情況和生產供貨周期以及本單位生產用料的趨勢，往往憑經驗或直接采納車間班組的計劃申請單，很難科學地預判物資使用量的變化，加之客觀上存在物資短缺會造成生產停工影響運輸安全的風險，就容易產生寧多毋缺的保險想法，提報計劃時傾向于多購多存，看似使用方便了，但產生了新的問題：進料過多很難正常消耗，便造成物料呆滯，降低整體采供質效。

4.計劃價格偏離市場價格。

盡管集團公司現有文件制度對物資計劃價格形成有明確管理規定，但實際工作中計劃提報單位市場調查未能做到“充分”二字，甚至圖省事直接將原來的歷史采購價當作新編制物資計劃的價格，造成與當前市場價的偏離，進而直接影響采購結果。如果計劃價格設置比市場價格高，當因投標人競爭不充分轉為事實的談判采購時，會增加價格談判困難，加大我方采購成本。

（二）供貨時限要求苛刻。

物資采購不僅僅是解決交易價格的問題，采購計劃中的各項條款比如物資送貨（安裝）時間、售后服務都會影響采購供應的質效。

鐵路運輸企業作為大型國有企業自有其計劃項目運作多年沉淀形成的流程模式，某些計劃項目從申請立項、調研論證到最后審批下達耗時較長，同時受其資金成本管理限制，又要求必須在同一年度內完成供應、開具增值稅專用發票，或者有些臨時項目任務緊（例如春運補強），很容易造成正式提報采購計劃時所剩采購供應時間已不充足，留給中標企業生產備貨、供應發貨以及安裝的時間不多。部分潛在投標人會因供貨時間要求苛刻，時限過于緊張，擔心供貨風險而放棄投標，進而削弱該采購項目競爭的充分性。

實際工作中運營維修物資采購計劃一樣存在供貨時限要求不合理而導致后續采購供應的綜合質量和效益不高。

（三）商務資格條件設置偏頗。

采購計劃中有時會隱藏設置一些限制性條款，例如要求必須通過某一指定評審或特定區域業績要求等，造成潛在投標人數量低于三家，影響采購供應質效。

（四）同類物資計劃整合不足。

集團公司近幾年集采項目中，相同或相似物資一個系統分批次多個計劃重復提報時有發生。例如2018年業務部門提報“電液轉轍機及安裝裝置”這一同類物資的采購計劃就有9個批次，未充分整合發揮集團公司集采規模。

二、堅持問題導向和提高采供質效相結合，分析現狀并提出加強物資計劃工作的思考建議。

（一）持續完善計劃管理的有關制度建設。

鐵路物資具有跨機務、車輛、線路、信號、供電、車務等多專業特殊性，因此計劃工作需要各個部門各個環節通力合作、緊密配合，各方履職擔當，才能以各自專業知識共同從計劃源頭上卡控采購質量。集團公司需進一步理清計劃編制、提報、審核到形成完整采購計劃方案全流程環節中各部門的職能作用，找到薄弱點進行強化管理，清晰定義每個作業流程所涉及人員的權限和職責，細化操作內容，優化計劃處理流程，讓整個計劃流程規范有序、清晰可視。

（二）充分利用現代網絡技術手段優化物資計劃工作。

鐵總可加快既有3.0物資系統與鐵路其他業務系統互聯互通，以及與社會鐵路密切相關行業系統的數據共享，各集團公司間共享采購、價格、庫存、供應商等信息，集團公司與鐵路物資相關企業間互享非保密性物資技術信息。信息的充分共享將為物資計劃管理實現提供強大的數據支撐，幫助提高計劃編制的準確性，進而保障物資采購供應的質量和時效。物資計劃可從以下幾方面基礎工作加以改進：

1.加強基礎數據錄入的規范準確性。

站段計劃提報人員必須對物資目錄包括其規格型號這一基本要求做到熟練掌握，以鐵總3.0系統物資目錄為準，確保一致性。對不常用的材料要先查技術資料，選擇正確的物資目錄和規格型號，如果系統沒有，應嚴格按《鐵路物資目錄管理實施細則》（鐵總物資〔2017〕314號）“自下而上”編制申請，從源頭上減少隨意性，確保目錄的準確性，嚴禁“套用編碼”。

2.科學編制計劃數量，通過代儲壓縮庫存。

計劃提報人員利用系統數據對預算管理、物資消耗定額、儲備定額、生產供應周期等因素進行研究，摸索鐵路物資的消耗規律，提高計劃數量的準確性，從源頭卡控多余積壓物資的產生。

目前集團公司物資計劃系統已做到本單位積壓物資一律不允許提報新計劃的卡控;同時，集團公司內各單位積壓物資已統一納入公司調劑庫，站段物資需求計劃會自動匹配積壓物資，優先調撥處理。

3.計劃價格的設定應充分開展價格調查和分析，同時規范價格調查行為，綜合運用多種價格分析方法來合理確定計劃價格。

鐵總建立全路統一采購價格信息庫，實現采購價格數據共享。3.0系統全面開放歷史價格信息，并每月自動生成全路平均價，方便所有3.0系統物資計劃工作人員隨時可按目錄或物資名稱或關鍵字節進行查詢，將原材料價格穩定的物資3.0系統上月全路平均價作為計劃價編制是否合理的主要對比依據。

4.2018年4季度總公司物資部對路內3家集團公司的運營物資管理開展了專項檢查，3家公司均存在計劃管理不強，采購文件編制質量不高、內容不全、不嚴謹等相似問題。客觀講，集團公司現有物資管理也存在計劃環節薄弱的通病，提高計劃嚴謹性可考慮：

（1）發揮各專業部門技術優勢，繼續推進技術標準模板建設。一是對集團公司現使用的系統物資目錄進行甄別判斷，建立與此技術標準模板的直接關聯。二是通過整理近年來同類物資技術資料和采購中遇到的技術質疑，歸納修訂提煉形成新的技術標準模板，擴大模板數量和范圍，并與系統目錄進行關聯管理。三是發揮機關各業務部門的專業優勢，加大系統本專業物資的統型工作，加強對站段技術部門的專業指導。

（2）計劃相關部門在立項、設計開始時就要積極投入計劃編制的準備工作。對采購投用周期較長的物資設備，務必充分考慮集中采購和生產及運輸周期，給采購及磨合留下充裕時間。采購計劃必須明確發貨的批次和具體時間地點的要求，防止供應商中標后鉆空子，因其自身成本原因故意拖延發貨。

同時可考慮開發手機APP進行供貨信息管理，實時追蹤中標企業發貨的物流信息，方便收貨單位預見性地合理安排入庫和用料工作。

（3）計劃編制應采用通用化、標準化技術要求，對使用非標設計的必須提出充要依據且須履行集體決策。如需要與既有或指定系統進行對接、互聯互通或配套使用，計劃提報部門應提供國家或鐵總、集團公司或特殊行業等相關文件規定作為采購依據。

（三）針對現階段部分相同或相似物資一個系統分批次多個計劃重復提報的問題，計劃編制應加強前端管理，計劃提報部門提前與相關單位溝通，盡量整合為一個采購計劃，以充分發揮批量采購優勢，降低集團公司運營成本。

（四）提高物資計劃人員的業務素質

計劃人員素質和能力是決定物資計劃質量的關鍵。分層次分對象（集團公司機關業務部門、站段管理人員、車間班組用料人員）或分系統分專業（機、輛、工、電、供、車）進行培訓，協同發展。請專家授課，參觀學習先進單位，下車間班組跟班實習，通過察看設備的檢修過程，增加現場認知，熟悉設備配件，提升業務素質。重點加強主要物資計劃骨干人員的培養，以點帶面，發揮輻射作用。

（五）加強物資計劃的效果評價和績效考核。對物資計劃提報質量開展定期評價和考核，同時引入廉政風險點的評估，不斷增強計劃人員的責任意識和效益意識，改變過去只管買回物資，沒有影響生產就行的思想，主動改進工作方法，提高物資計劃質量。