大數據環境下的高校學生檔案管理探究

[摘 ?要：在信息化時代快速發展的推動下，使高校學生檔案管理的要求也在不斷提升，紙質管理正在向大數據管理方向轉變，因此，在大數據環境下回迎來全新挑戰，其會為管理人員以及學生帶來極大便利，在信息收集以及數據儲存等方面，大數據技術均能夠發揮自身作用，同時，為檔案管理提供一個良好的發展契機。本文就大數據環境下的高校學生檔案管理進行簡單分析。

關鍵詞：大數據;學生檔案管理;探究分析]

1前言

社會在發展過程中，一些事物也不斷發生著變化，只有所有事物均隨著社會發展而發展，才能夠使大數據得到進一步發展。而在大數據環境中，我國高效在學生檔案管理方面，也要緊跟時代步伐，對傳統管理思想以及方法等加以改善，積極學習網絡數據技術，使管理資源得以開發，達到改善檔案管理的目的。

2學生檔案管理現狀

當前，在一些高校中還是以紙質方式開展學生檔案管理工作，然而，在近些年，各大高校均開始擴招，使得學生人數增加。傳統紙質檔案已經無法滿足當前發展需求。并且在紙質檔案管理中可能出現信息丟失問題，基于此種情況，高校需要積極借助大數據技術，開展打濕擰干管理以及信息利用。借助大數據技術能夠促使管理工序更加簡便，更加便于學校、學生查找，并且其有著較強的安全性，另外。借助大數據分析，能夠對學生情況進行充分了解。通過多種多樣的數據、教師評價等信息，對所有情況加以掌握，促進管理工作的效率。

3大數據環境下學生檔案管理的需求

以實踐經驗角度分析，大數據環境下的檔案管理，更加深化、系統化、精簡化，能夠進一步優化檔案管理，強化分析決策，因此，需要對其進行改變。

數據改變需求。在傳統紙質檔案中，既能夠提供便利，也能夠造成繁瑣。在信息化時代中，信息量快速增長，因此，檔案數據也會相應增長。當期，傳統紙質檔案已經無法滿足學生快速增長的信息，學生個人檔案所占據的儲存空間較大，另外，隨著信息量的增加，信息收集與分類歸檔等工作的難度也在不斷增加。因此，高校在檔案保管、利用以及提取等方面均面臨著巨大挑戰。

快捷方便改變需求。在傳統紙質檔案中，需要制作檔案樣品，并將其打印出來，然后發放給學生讓其填寫，之后回收再放入檔案袋中，再這一過程中，需要人力、物力以及時間的支持。通過分析當前的實際情況，一些高校已經將數字化管理運用到檔案管理中，并且獲得一些成效，然而，其較為突出的問題就是信息經管理體系還不夠完善，對數字化管理以及信息利用等方面的效果造成一定影響。

4大數據環境下學生檔案管理面臨的挑戰

時代在發展過程中，會不斷變遷，信息更新速度也會更加頻繁，因此，對于學生檔案管理要求與利用要求也會不斷提升。基于此種情況，高校的檔案管理工作將會面臨著更多困難與挑戰，高校采取合理的方法應對挑戰，是管理工作中的重要任務。

4.1數據化處理挑戰

對于高效的檔案館而言，其在海量化數據處理方面，存在的問題較為嚴重。基于大數據背景，需要對現代用戶在信息專業、個性化、高效化以及多樣化等方面需求加以嗎。基于大數據的網絡能夠在大量數據信息中，對學生的檔案數據進行快速篩選，在其中提取有效、有用的信息。而要想實現這一目標，需要高校建立一同具有自動搜索、自動提取以及自動分析功功能的數據庫，其能夠對學生檔案管理與信息利用效率進行有效提升。

4.2數據記錄和儲存挑戰

提升學生檔案數據記錄以及儲存工作的效率，一直都是高效在檔案管理方面的難題。在傳統檔案管理中，由于不同的因素，學生檔案在記錄方面，都是一些基本信息，比如，在校獎勵狀況、經歷以及政治表現等。這些信息無法對學生在校期間的動態情況進行掌握。當前，記錄工作的內容有擴展，一些高效增加了實習信息以及社會實踐等方面的內容，然而，在實際發展中，并不能對社會發展要求以及高校在全面掌握學生信息方面的要求進行充分滿足。需要對大數據儲存進行拓展，高校在此方面需要進行改變。這些數據記錄與數據儲存，致使資料數量呈指數趨勢增長，數字化檔案管理為高校提供一個全新視角。

4.3檔案安全挑戰

對于傳統紙質檔案數據信息以及大數據環境下的數據信息而言，最為關鍵的問題就是安全問題。對于學生而言，檔案中父母家庭信息以及身體健康信息等均屬于隱私信息，因此需要保證信息不會被泄露，檔案館需要在信息安全方面加以重視。

5大數據環境下檔案管理策略

5.1學生檔案收集

為了保證高校能夠對學生信息進行合理管理以及應用，高校應該在大數據環境下，開展學生檔案統一化管理工作。當前，對一些地方學生信息、檔案的收集標準方面存在問題，主要是不同高校在檔案收集中的標準存在較大差異，對大數據分析造成一定影響，因此，高校檔案館應該對收集標準進行統一。比如，要求輔導員動態輸入學生檔案，以便提取大數據信息，這樣能夠有效促進高校對學生動態變化進行系統、全面、科學地反映。高校在開展檔案收集工作時，應該確定一個目標，并保證其有效性，構建檔案庫，促使信息收集范圍得以拓展。不僅是進行傳統紙質檔案收集，還需要學生能夠實習、在校以及社會實踐等信息，高校可以借助電子文檔進行收集，還可以借助視頻等形式進行收集，通過此種形式，能夠保證檔案信息更加全面，同時豐富了檔案收集的形式。

5.2學生檔案管理

高校在開展檔案管理工作時，應該對數字化技術加以利用，一些高校對于數字化技術較為重視，能夠將不同的檔案信息通過該技術進行處理。另外，檔案館需要配備專業的計算機人員，制作一套管理系統，并保證其完成性，管理系統能夠為管理人員以及學生提供優質服務，同時能夠根據學生實際需求，將模糊、潛在的數據信息進行自動提取，進而將學生的隱含信息全部挖掘出來，同時能夠對學生的一些隱私信息進行保護，保證資源能夠得到高效利用。另外，需要對檔案管理人員進行培訓，并對檔案管理工作加以重視。

5.3學生檔案利用

在高校學生檔案管理中，對大數據信息進行有效利用，才是工作重點，檔案管理人員，需要對其進行最大化利用。因此，應該對傳統紙質保管模式進行改變，加快檔案信息網站系統的建設工作，對學生在網絡方面的興趣加以利用，并對大數據網站的數據處理器進行優化。該處理器能夠有效提升網站的穩定性，進而避免在信息查詢過程中的網絡崩潰現象，促使管理人員能夠更加全面地掌握學生情況，保證在之后管理中能夠提升信息收集效率與準確性。大數據檔案管理能夠促使各個高校之間進行更加有效地連接，并且各個檔案的工作人員，能夠相互學習，一起討論、合作。這樣能夠促使智能化檔案信息得到進一步發展，使其提高一個新層次，達到自動化管理的目的。

5.4學生檔案保護

在信息化快速發展的推動下，促使大學生對隱私信息更加敏感。因此，基于大數據環境，高校的檔案管理應該充分滿足信息安全要求。檔案管理應該對這一方面工作加以重視，積極建設安全防護工作，管理人員可以在檔案網站外圍進行安全系統設置，進而保證網站系統中的程序，在用戶擴張的情況下能夠穩定運行。

6結語

綜上所述，基于大數據環境下的信息技術，促使傳統檔案管理得到進一步發展，使其向數據化管理模式方向發生轉變，有效提升了管理工作的效率，為學生信息提供了有效保障。因此，高校需要積極抓住大數據背景的發展機遇，同時利用相關信息技術，進行檔案管理以及信息利用，將其作為一項全新工程進行建設。對學生最新信息進行及時收錄，保證學校與企業等機構能夠對其信息進行全面諒解。同時，高校應該積極引進前沿信息技術與應用軟件，促使檔案管理效率、利用效率得到有效提升。

參考文獻

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作者簡介

秦佳（1987.12.01—），性別：男;民族：漢;籍貫：河南商丘;學歷：本科;職稱：助理館員;工作單位：商丘醫學高等專科學校;研究方向：檔案管理。