試論辦公自動化環境下的醫院檔案管理

陶俊光

[摘 ?要：醫院檔案管理工作是醫院運營管理人員的重要工作內容，對醫院工作的正常開展有著重要的作用。在當前的信息技術背景之下，醫院的辦公系統自動化程度不斷提升，借助信息技術來優化醫院檔案管理工作，優化信息資源使用效率是未來檔案管理工作的發展方向。本文針對辦公自動化環境之下的醫院檔案管理工作進行了分析，希望可以推動醫院信息管理效率的提升。

關鍵詞：辦公自動化;醫院管理;檔案管理]

1引言

網絡技術以及計算機設備的推廣使得我國進入了數字化信息時代。信息化技術在人們生活以及生產中得到了廣泛的使用。信息技術的使用極大的提升了各行各業之中的信息處理效率。在檔案管理工作中，信息技術的使用極大的提高了管理效率，優化了管理人員在工作中的信息分析和使用質量，對檔案管理工作的現代化發展有著重要的影響。

2辦公自動化環境之下醫院檔案管理工作要點

信息化背景之下，辦公系統的自動性不斷提升。電子檔案管理工作在工作理念以及管理方式上發生了極大的變化，在實際工作中，管理人員應當充分了解現代技術背景之下的醫院檔案管理工作特點，以此為基礎提升醫院檔案管理工作的質量。

2.1辦公自動化和醫院檔案管理一體化

隨著檔案管理工作的信息化和現代化發展，傳統的紙質檔案管理工作發生了極大的轉變。當前檔案管理工作進行的主要模式是電子檔案管理，在管理中，管理人員不再進行單一的內容管理，而是將檔案管理和信息分析等工作進行了綜合，極大的提升了檔案管理工作進行的價值。隨著當前醫院管理模式的改革以及運作規模的擴大，檔案管理工作的內容不斷增加，傳統的檔案管理模式難以滿足信息管理需求。信息技術和計算機技術在檔案管理中的應用極大的提升了管理工作的進行效率，且信息技術可以提升醫院中不同部門之間的聯系，有效的提升信息使用效率，實現了辦公和檔案管理工作的一體化和自動化，對醫院檔案管理工作的高質量發展有著重要的影響。

2.2規范化、標準化的檔案歸檔

隨著檔案管理工作內容的不斷增加，檔案的形式也發生了極大的變化。傳統的紙質檔案無法滿足當前的管理需求，電子檔案是信息化背景之下主要的檔案存儲和使用形式。隨著辦公自動化建設的不斷推進，當前的管理系統可以對檔案等信息資源進行自動化的歸檔，借助信息化技術實現了信息集成化使用系統。不同的管理人員和部門可以借助網絡對歸檔之后的檔案內容進行使用，極大的提升了檔案管理工作在醫院運作管理中的作用。

2.3醫院部門之間的協作

在辦公自動化背景之下，檔案管理工作以文件和信息為主要的管理對象，自動化的管理系統可以對信息進行自動化的歸檔。在后續的使用中，醫院的不同部門可以借助信息技術共同參與到檔案的歸檔分析以及使用，有效的提升了醫院部門的協作質量，對提升醫院管理工作質量有著重要的影響。

3優化當前醫院檔案管理工作的措施

3.1改變檔案管理模式，提升信息技術的使用效果

隨著信息技術的發展和醫院辦公自動化系統建設的逐漸完善，傳統的檔案管理模式難以滿足醫院的管理需求。傳統管理工作中，管理人員以紙質檔案為管理對象，借助人力完成檔案的整理和歸檔，極大的降低了管理效率，無法滿足當前醫院運作規模擴大之后不斷提高的檔案管理需求。自動化背景之下，信息化管理系統以電子檔案為管理形式，直接在檔案信息分析之后進行歸檔，有效的提升了檔案管理和信息分析工作的進行質量。在辦公自動化環境之下，改變傳統檔案管理模式，使用信息化技術提升檔案管理工作的進行效率是未來醫院管理工作發展的必要措施。

3.2制定標準化的檔案管理制度

辦公自動化環境之下的檔案管理工作和傳統的紙質檔案管理模式相比，具備管理成本低、管理效率高以及可以借助網路進行遠程的使用管理等優勢。針對辦公自動化環境之下檔案管理制度的便捷性特點，醫院管理部門應當制定規范化和標準化的檔案管理制度，避免檔案管理操作不規范造成的信息錯誤，提升檔案管理工作的準確性。檔案管理工作進行出現錯誤可能導致文件信息的錯誤或是信息丟失，影響醫院的管理運作。因此，在未來的檔案管理工作發展中，管理人員首先應當制定標準化的檔案管理制度，對管理人員的日常操作進行規范化，保證文件處理以及信息記錄方式的統一性，保證檔案管理工作的進行準確性。

3.3建立專業方案管理隊伍

辦公自動化系統的使用極大的提升了醫院管理工作的進行效率，但是，自動化系統也需要管理人員進行管理，這對于當前醫院檔案管理人員的技術素養有了更高的要求，管理人員要在保證正確使用自動化系統的前提之下對自動化設備進行運行操作，保證操作的規范性，確保自動化系統的正常運行。檔案管理工作的發展也應當結合時代的發展需求，信息化技術和計算機設備的普及極大的提升了檔案管理工作的進行效率。在信息化檔案管理系統的建設中，醫院要定期對檔案管理人員的技術素養和責任意識進行培養，確保檔案管理工作的高質量完成，并在醫院之中建立具備專業技術素養和工作責任感的管理團隊。

4結語

現代信息技術的普及和醫院辦公系統的自動化發展極大的改變了檔案管理工作的進行形式。在未來的醫院檔案管理中，醫院應當結合管理特點，制定完善的管理制度，提升管理人員的技術素養，保證信息管理工作的進行質量，提升檔案管理效率，優化檔案管理工作在醫院運作管理中的作用。

參考文獻

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