淺議信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施分析

楊雪

摘 要：檔案是一種非常重要的信息資源。國(guó)家、各行業(yè)及個(gè)人的重要信息都存在檔案內(nèi)。而信息保密工作一直是我國(guó)的薄弱環(huán)節(jié)，信息泄露會(huì)帶來許多麻煩甚至還會(huì)增加社會(huì)秩序的恐慌情緒，所以，信息保密工作要從檔案保護(hù)、檔案管理著手。我國(guó)一些地區(qū)仍秉持傳統(tǒng)、落后的檔案管理模式，仍采用紙質(zhì)檔案，這樣既占空間同時(shí)紙質(zhì)檔案的字跡也會(huì)隨著時(shí)間增加而變模糊或者被磨損掉。可見我國(guó)現(xiàn)如今的檔案管理工作的弊端重重，在新時(shí)代下，檔案管理工作亟待創(chuàng)新發(fā)展并進(jìn)行信息化建設(shè)，這樣新時(shí)期檔案管理工作的需要才能被切實(shí)滿足，我國(guó)信息保密工作及社會(huì)信息建設(shè)也才能更加科學(xué)、完善。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理工作;創(chuàng)新措施

一、檔案管理工作創(chuàng)新的意義

現(xiàn)代社會(huì)，各行各業(yè)都追求創(chuàng)新，創(chuàng)新已經(jīng)成為各行業(yè)持續(xù)發(fā)展的不竭動(dòng)力。我國(guó)也要求各行業(yè)努力創(chuàng)新，進(jìn)而為建設(shè)創(chuàng)新型國(guó)家助力。檔案管理工作亦如此。同時(shí)，相比于其他行業(yè)的創(chuàng)新建設(shè)來說，檔案管理工作已經(jīng)展示出了較大的滯后性，亟待不斷創(chuàng)新，與其他行業(yè)創(chuàng)新工作齊頭并進(jìn)。同時(shí)，檔案管理工作創(chuàng)新也能有效打造自動(dòng)化、數(shù)字化的電子檔案，方便檔案使用者凋檔、查閱，節(jié)省不必要的時(shí)間。

隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，各行業(yè)及個(gè)人的重要?dú)v史信息及現(xiàn)在的信息狀況都要錄入檔案中，加上我國(guó)有十幾億的人民，可想而知，我國(guó)的檔案是海量的，檔案管理人員每天也面臨著繁重的工作，而檔案管理工作創(chuàng)新能夠使得互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理工作中，切實(shí)為檔案管理人員減負(fù)。此外，一些紙質(zhì)檔案已經(jīng)存在了十幾年甚至幾十年，其破損、磨損情況嚴(yán)重，紙質(zhì)檔案一直存在著難以完好保存的弊端，所以，進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新能夠使得新老檔案都有電子形式，不會(huì)再出現(xiàn)檔案磨損情況，檔案得以完好保存，可見檔案管理工作創(chuàng)新也是非常有意義的。

二、我國(guó)檔案管理創(chuàng)新工作現(xiàn)存的問題分析

（一）涉及檔案的法律法規(guī)不健全

我國(guó)的《檔案法》負(fù)責(zé)對(duì)國(guó)家、社會(huì)的檔案及檔案管理工作進(jìn)行規(guī)制，然而，《檔案法》僅僅規(guī)定了檔案的大框架的管理內(nèi)容，卻沒有對(duì)檔案創(chuàng)新進(jìn)行細(xì)致、詳細(xì)的規(guī)定，尤其是對(duì)檔案管理工作中的一些細(xì)節(jié)問題缺乏規(guī)定，難以很好地應(yīng)對(duì)實(shí)際問題。

（二）檔案創(chuàng)新規(guī)劃受限

檔案管理部門對(duì)檔案信息化建設(shè)做出了一系列規(guī)劃，然而，這些規(guī)劃受到了現(xiàn)有環(huán)境的限制，也缺乏創(chuàng)新性眼光。可以說，目前的檔案管理創(chuàng)新工作缺乏一套完備、有效的規(guī)劃方案。再加上檔案信息本身就是在不斷變化的，如果檔案資源信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)同化甚至僵化，自然也不能為檔案管理工作帶來實(shí)際價(jià)值。

（三）檔案信息化建設(shè)的安全問題

眾所周知，檔案將一個(gè)人、一個(gè)企業(yè)的重要信息及經(jīng)歷收錄其中。可見檔案信息的價(jià)值之高，基于這一特點(diǎn)，檔案信息也成為網(wǎng)絡(luò)黑客競(jìng)相追逐的對(duì)象。由于我國(guó)部分地區(qū)的檔案管理與保護(hù)工作不夠縝密、不夠到位，一些黑客趁機(jī)竊取了檔案機(jī)密信息，破壞了社會(huì)發(fā)展的正常秩序。再加上檔案管理也涉及國(guó)家信息，所以檔案管理創(chuàng)新工作必須要把信息保護(hù)工作做到位，使得檔案信息被牢牢地把控，最大程度降低信息泄露的可能性。

（四）檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)

一些檔案管理人員從業(yè)時(shí)間長(zhǎng)，已經(jīng)習(xí)慣了紙質(zhì)檔案，也習(xí)慣了每日的檔案梳理工作，所以他們很難打破這一平衡，也不想再進(jìn)行創(chuàng)新、不想再學(xué)習(xí)創(chuàng)新化管理辦法。但是，時(shí)代要求檔案管理工作創(chuàng)新，檔案管理人員如果還要秉持傳統(tǒng)、落后的檔案管理工作模式那么就是在與時(shí)代為敵。此外，一些檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高，不僅缺乏創(chuàng)新意識(shí)，而且缺乏創(chuàng)新能力，這樣自然制約了檔案管理工作的創(chuàng)新化進(jìn)程。

三、信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施分析

（一）檔案管理及相關(guān)人員要進(jìn)行思想觀念的創(chuàng)新

檔案管理工作的創(chuàng)新不是一蹴而就的，只有先革新思想，使得思想現(xiàn)代化、新穎化，那么創(chuàng)新工作才能如魚得水。否則，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)新措施將舉步維艱，即使完成了創(chuàng)新建設(shè)也是缺乏靈魂的，甚至沒有效果。所以，檔案管理工作觀念是創(chuàng)新的第一步，涉及檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)層必須具備創(chuàng)新意識(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光，使得檔案管理工作能夠突破現(xiàn)有環(huán)境的限制，使得互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)等新興技術(shù)能夠逐漸與檔案管理工作結(jié)合，檔案管理才能借助科技的力量實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新化發(fā)展。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)層有了創(chuàng)新意識(shí)，才能更好地引導(dǎo)檔案管理工作人員，使得工作人員不能摒弁成見，不再墨守成規(guī)，全身心地投入檔案管理工作創(chuàng)新當(dāng)中去，為創(chuàng)新管理出謀劃策，用創(chuàng)新思維帶動(dòng)檔案管理創(chuàng)新工作。

（二）用檔案管理服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新

檔案管理工作創(chuàng)新的最終目的就是為人們使用檔案提供便利和更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。可以說，檔案工作如今的服務(wù)功能是非常突出的，在實(shí)際生活中，許多人都需要查閱檔案或者調(diào)檔，但是紙質(zhì)化的檔案紛繁復(fù)雜，要快速查找一份檔案的難度是很大的，如果檔案的排列不細(xì)致，那么查找檔案無異于大海撈針。為此，檔案管理工作創(chuàng)新刻不容緩，創(chuàng)新檔案服務(wù)手段亟待進(jìn)行。檔案管理服務(wù)手段創(chuàng)新具體包括以下幾點(diǎn)。

1.實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)上傳與有效收集

檔案最重要的功能就是供人查閱、利用。所以檔案信息的正確性是必需的。檔案管理工作創(chuàng)新的第一步就是要系統(tǒng)地整合種種檔案信息，做好定期核對(duì)工作，防止記錄有無的檔案被人使用，遏制錯(cuò)誤檔案信息流傳。此外，檔案管理工作創(chuàng)新的重點(diǎn)就是要實(shí)現(xiàn)檔案信息的正確與真實(shí)。做好收集工作后就要進(jìn)行檔案上傳工作。以往的檔案上傳是單機(jī)的，要調(diào)檔還需要硬盤拷貝數(shù)據(jù)，而檔案管理工作要更加發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，所以檔案也要實(shí)現(xiàn)共享，改變單機(jī)模式。檔案管理工作人員吸收互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，與技術(shù)人員聯(lián)合，共同構(gòu)建一套能夠自動(dòng)上傳統(tǒng)電子文件的工作系統(tǒng)，這樣檔案就能按時(shí)、自動(dòng)地上傳，有訪問權(quán)限的人也能通過網(wǎng)頁瀏覽檔案，不用再通過硬盤拷貝等流程了，這樣大大增強(qiáng)了檔案管理的服務(wù)功能。

2.開展在線服務(wù)

現(xiàn)在，人們都更加追求實(shí)時(shí)信息和新聞，沒有人愿意耗費(fèi)過多時(shí)間閱讀過時(shí)消息，可以說，人們青睞有時(shí)效性的信息。而現(xiàn)有的檔案管理模式是需要人們自己去檔案部門調(diào)取、查詢檔案信息，手工式、被動(dòng)式的檔案提供方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，與人們的現(xiàn)實(shí)需求相悖，再加上檔案管理本身就是要發(fā)揮服務(wù)功能，所以，檔案的利用方式亟待改革。我建議每個(gè)地區(qū)的檔案管理部門都建立一個(gè)數(shù)字檔案室，當(dāng)?shù)氐臋n案信息要納入數(shù)據(jù)庫中或者建設(shè)檔案官方網(wǎng)站、電子信箱服務(wù)站，這樣人們就能在網(wǎng)上輕松獲取檔案信息，簡(jiǎn)化獲取檔案信息的渠道。

（三）檔案管理服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行創(chuàng)新

由于種種因素的限制，能到檔案部門查詢檔案的人是稀稀拉拉的。但是，檔案部門耗費(fèi)了許多心力建設(shè)的檔案系統(tǒng)如果不能被很好地利用，則導(dǎo)致了資源的大量浪費(fèi)，為此，檔案管理工作需要改頭換面，吸引公眾的目光，使得自身的價(jià)值被挖掘、被發(fā)現(xiàn)。具體來說，信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新要實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)領(lǐng)域的創(chuàng)新。現(xiàn)在的檔案主流使用者是政府，所以檔案管理工作人員需要用歡迎的姿態(tài)吸引企業(yè)及個(gè)人，切實(shí)擴(kuò)大自身的服務(wù)范圍。也有一些人認(rèn)為檔案信息是枯燥乏味的，檔案管理工作人員要使得大眾粉碎以往對(duì)檔案的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，工作人員可以對(duì)檔案信息進(jìn)行精細(xì)化加工與篩選，并用趣味性語言文字、圖片使得人們能在了解到檔案的真實(shí)面貌，對(duì)檔案重燃興趣。此外，信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新還要做好吸收群眾會(huì)員工作，這樣能夠培養(yǎng)穩(wěn)定的檔案咨詢?nèi)耍麄円材馨褭n案的知識(shí)進(jìn)行宣傳，進(jìn)而使得檔案管理工作的作用最大化。

（四）檔案管理工作的其他創(chuàng)新措施

信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新的總目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化、數(shù)字化以及智能化，使得檔案管理工作的價(jià)值得到凸顯，使得檔案信息得到各界的理解和重視，最終獲得良好的社會(huì)效益。所以，檔案管理工作創(chuàng)新應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，而現(xiàn)代化則要求所有的紙質(zhì)檔案都要有電子檔案?jìng)浞荩@樣能夠防止檔案丟失，更避免了重新設(shè)置檔案的情況出現(xiàn)，節(jié)省了不必要的時(shí)間。

此外，信息時(shí)代下的檔案管理工作創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)要建立一個(gè)完善的檔案數(shù)據(jù)庫，有了檔案數(shù)據(jù)庫或者是檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，檔案管理工作就能像其他公共部門的工作一樣，向社會(huì)公開，并且更具體系性和架構(gòu)感。最后，檔案管理工作創(chuàng)新還需要加強(qiáng)與公眾的聯(lián)系，檔案室可以建立自己的公眾號(hào)，將需要注意的重要信息發(fā)表在公眾號(hào)上并被人們得知，這樣一來，檔案管理工作也能更好地迎來新局面。

四、結(jié)語

檔案是一個(gè)同家也是整個(gè)社會(huì)的重要信息資源，不可或缺。現(xiàn)在，信息技術(shù)使得各行各業(yè)展開了一股改革浪潮，各行各業(yè)也走上了網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展道路。我國(guó)檔案管理工作也不能落后，也應(yīng)及時(shí)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新。本文分析了信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新方案，希望我國(guó)檔案管理工作盡快革新。

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