財務共享服務中心費用報銷問題研究

謝紫微

摘要：在技術變革與商業創新的影響下，財務管理信息化也隨之走向財務云時代，在“大數據、智能化、移動互聯網、云計算”背景下財務共享服務應運而生。財務共享服務中心在我國得到了較明顯的發展，且現階段建立目的仍然集中在降低企業成本，本文以財務共享服務中心費用報銷為研究點，對比其與傳統報銷的差異，并通過現行費用報銷模板運用提出改進。

關鍵詞：財務共享服務中心;費用報銷;網絡報銷系統;優化

一、引言

財務共享服務中心作為一種新型的管理模式，通過將集團企業中可以標準化的業務進行整合與流程再造，以達到企業內部整合資源，降低成本與提高效率的目的。從20世紀80年代，福特公司在歐洲建立起第一個財務共享服務中心，這將作為一種趨勢在各大企業中陸續推行，我國第一個財務共享服務中心由中興通訊在2005成立并推廣使用。2013年12月6日，財政部印發《企業會計信息化工作規范》指出：“分公司、子公司數量多、分布廣的大型企業，企業集團應當探索利用信息技術促進會計工作的集中，逐步建立財務共享服務中心”。2015年，十八屆五中全會首提共享經濟概念，可以預計，以信息化為手段的共享服務理念是對未來共享經濟在服務領域的一個重要支撐。

2015年北京國家會計學院發布的《2015中國財務共享服務中心調研報告》中提到80%的企業認為財務共享服務中心進入迅速發展階段，并且采用了財務共享服務中心后帶來的運行效果明顯，能有效推動企業管理會計、司庫建設和風險管理的發展。《2017年中國財務共享服務調研報告》發布，財務共享中心已建立與計劃建立的比例高達97.62%，目前財務共享實現功能最多的是費用報銷，占比75%，且在已實施共享的被凋研企業單位發票成本小于5元，好于未共享的企業。由此可見，現行的財務共享服務中心仍然以降低成本為主導，而費用報銷作為企業集團業務中零碎、可重復操作、耗時最長的流程，是很適合流程再造，采用財務共享服務中心模式的。費用報銷流程是對內部員工費用的審核和支付業務。在通常企業中，費用報銷發生量大，頻率高，對服務時效和服務滿意度有相當高的服務水平要求。因此，費用報銷實施共享服務具有重要的意義，能夠充分體現共享服務對資源集中共享、發揮規模效應的優勢。

二、傳統費用報銷模式與財務共享服務中心費用報銷

（一）傳統費用報銷

首先報銷人員需要填寫書面申請單，并將報銷的各類票據分門別類整理好，金額較小票者還需要按照各公司要求粘貼好：接下來將申請單和票據交由一級主管進行審批，待一級主管審批完畢流轉到二級主管審批，最后再到總經理審批;各部門審批完畢，將報銷憑證與申請單交付財務部門核實，審核無誤后進行財務報銷。在這過程中，如果報銷票據分等級還需要各級主管簽字，這也是不小的工作量。所以傳統報銷模式對于報銷人員來說，既耗時又耗力，并且受制于地理時間的限制。往往等待最終的財務報銷成功需要很久時間，這對于企業來說也是一筆成本，費用報銷的效率會影響到員工的工作效率。

（二）財務共享服務中心報銷

錄單是費用報銷的第一個環節。錄單可以由人工完成，也可以由ERP或者其他系統生成。由業務員將實際發生的費用信息錄入系統，采用了手機報銷模式的將更加便捷，錄單可以完全在手機上進行，不受制地理位置限制。填制單據時根據各公司自身要求來填寫，包括申請出差起始、結束日期，類別，增值稅專用發票與普通發票。填制完畢后，單據將自動流轉至下一步業務經理審批，待業務經理審批后，業務員打印費用報銷單，交由財務共享服務中心的財務助理，再流轉到財務經理審批，實際發生的費用票據會由專人使用高拍儀或掃描儀進行掃描，屆時所有報銷憑證的電子影像資料與費用報銷單一起流轉至財務共享服務中心費用崗進行審核，審核人員收到影像資料與單據根據相關業務信息進行審核，對于一些關鍵信息，可以補錄或修改，完成對審核的輔助支持。有異常的單據需要退回或修正后重新審核。審核無誤的業務信息，傳遞到ERP系統中，由系統根據預設的條件生成相關憑證，之后加以人工的憑證審核工作，完成記賬工作。同時，審核無誤的業務單據，會傳遞資金支付崗，出納將相關信息轉換成符合銀行接口標準的支付單據，通過網銀系統下達支付指令，進行網銀支付。

三、財務共享服務中心費用報銷的實施

（一）中興通信網絡報銷系統

系統中包含子模塊：填制單據、審批、記賬憑證生成、報表生成與生成、基礎數據等。在采用影像管理系統后，網絡報銷能有效緩解實物流轉的報銷方式所帶來的各種問題。具體包括，在系統中先預設各類報銷模板，滿足不同種類的報銷需求。報銷人根據實際發生的報銷業務來填制單據，報銷人相關信息例如工號、部門等將由系統直接生成。審批人無須使用紙質材料，通過系統即可調閱報銷單據來直接審批。待審批完畢單據自動流轉至財務云，資金崗或是財務人員隨機調取單據審核，根據電子影像數據與填制單據來判斷業務是否合理合規，審核完畢后，批量導入ERP系統，最終自動生成記賬憑證，并完成報銷。

中興通訊報銷系統的特點是將會計信息系統的重點從記賬憑證偏向于原始憑證。對于報銷這類可重復操作的業務流程化再造，預設的模板能夠讓記賬憑證的生成更加自動化。對于財會人員只需要先設定好報銷模板以及后續維護，有效實現了從報銷人員源頭上的數據資料到記賬憑證的生成高效率，且能控制到源頭數據的質量。減少紙質數據的流轉，減少了財會人員的基礎工作量，審批人員可以隨時調閱，提高了審批效率。

（二）蘇寧集團網絡報銷系統

SOA自主報銷系統包括接受票據、掃捕、審核、數據錄入、業務處理、銀行支付等。首先通過票據影像系統（DCMIOP）接受票據，掃捕上傳影像，接下來流轉至SOA自動報銷系統，無異常、拒絕的票據將會自動上傳接受檢查，通過業務審核、財務審核、領導授權，完成一系列流轉。待審批完畢后，利用網銀系統完成銀行支付。同時該系統還提供員工服務，方便客戶咨詢。

蘇寧的網絡報銷系統主要是針對企業員工的自助報銷，借助于影像管理系統與SAP系統，實現了員工費用報銷的信息化。網絡報銷系統將報銷業務分門別類，通過系統的“查找與匹配”可以實現快速定位報銷單據，將員工費用報銷分級分類也能有效降低違規報銷的風險。四、財務共享服務中心費用報銷改進

（一）預算管理

財務共享服務中心要以企業集團的戰略發展為目標，制定全面預算管理制度，將企業集團的所有收支項目都納入預算管理中。對于費用業務較多企業這點更為重要。采用費用預算管理體系，當公司實際發生業務與預算偏差較大時，財務共享服務中心需要及時出具報告，并采取必要的措施進行調整。盡量杜絕處于全面預算之外的收支項目，切實發揮好財務共享服務中心數據管理職能。

（二）信息系統支持

信息技術是財務共享服務中心得以發展的必要支持，現在常用的ERP系統、影像管理系統、預算管理、銀企直聯都需要信息系統的強有力支撐，這其中任一環節出問題，都會影響到整個流程的順利流轉。反之，信息技術的快速發展也對財務共享服務中心提出了更高要求。對于每一家采用財務共享服務中心的企業來說都需要加強與對口信息公司的合作，采用先進的模塊優化技術來打通系統各模塊之間的壁壘，實現數據的無縫對接，達到各平臺互通，讓員工能直接通過企業報銷端口進入第三方平臺，完成購票等任務，電子票據實時傳遞報銷，同時在數據傳遞過程中，加密技術保證企業商業信息不被竊取。

（三）人員管理

已建立了財務共享服務中心的企業員工中有很高比例認為財務共享服務中心缺少晉升機會，以及與集團財務部門的良好溝通機制。人員素質不高、簡單機械勞動是財務共享服務中心人員的典型特征。正是這種對財務共享服務中心的認識不足，公司義沒有開通有效晉升通道，造成員工流失率很高。所以公司需要加快財務人員的轉型，由財務會計轉向管理會計，培養其數據分析與決策能力，同時提供專業技能與崗位職能培訓機會，讓員工能得到綜合學習的機會。建立健全一套財務共享服務中心績效考核機制，根據每個崗位不同分工對員工進行考核，對于簡單機械勞作的崗位，適時輪崗。參考文獻：

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