淺析檔案管理存在的問題及對策

馬麗

【摘? ? 要】檔案是記錄一個人學習、工作、生活的歷史記錄，是一個人在這個世界存在過的歷史痕跡，對一個個體人來說尤為重要。同時，檔案也是一個單位的重要構成部分，是單位領導制定發展決策的依據，對單位的發展起重要推動作用。由于在實際工作中因為種種因素的影響，各類企業單位在檔案管理上存在一些嚴重的漏洞和欠缺，為了更扎實地做好檔案管理相關方面的工作，就需要對所存在的問題采取專門性的改進措施，從而推動檔案工作更上一步新臺階。

【關鍵詞】檔案管理? 企事業單位? 改進措施

中圖分類號：G4? ? ? 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2019.14.003

隨著社會的發展，檔案管理在工作中的重要性愈發突出，它是各類企事業單位在人事管理中形成的以個人單位組合起來的、以備日后查考的文件材料記錄，反映了一個人的德才及工作情況。由此可看，人事檔案是每個自然人的教育、工作、生活等社會經歷的原始記錄，客觀反映了一個人的生活軌跡，包括其學歷層次、政治身份、工作調整、獎懲情況等。它對個人的成長經歷和單位改革發展起著不可替代的作用。但在日常工作中，不同程度地存在對檔案管理重視程度不夠、從事人員業務能力不足、保存環境差等問題，造成了檔案保管不善，信息利用率低等問題，給個人及單位都造成了難以估計的損失。所以，文章結合這一困境，具體探析了人事檔案工作開展的具體對策。

一、檔案管理存在的問題

（一）重視程度不足

對于檔案管理一般單位都存在領導不夠重視、員工不夠關心的問題。對于檔案管理的認知基本處于傳統的狀態，認為檔案管理工作就是簡單的對檔案進行保管，在需要的時候能調出所需的檔案即可，多數時間檔案管理工作都是由單位上臨近退休的老同志負責，只是機械地把各類資料收集歸攏為止，沒有進行系統地分類、校驗、裝訂成冊，導致收集到的資料雜亂不堪。同時，在檔案資料的收集過程中，由于不重視和設備問題，通常需要漫長的等待，往往收集到的資料在管理過程中又會發生遺失。因此，由于領導的不重視，造成檔案工作滯后情況愈發嚴重。

（二）業務人員工作能力滯后

檔案管理工作的特點是專業性、政治性和保密性強，需要專業性人才系統、穩定地做好此項工作。但在不少單位中，從事檔案管理工作的人員大多數都是臨近退休的人員，受年齡和精力的影響，在做此項工作時顯得力不從心。隨著科技的發展，現在檔案主要以電子計算機、云辦公系統為主，老齡同志受知識局限的影響，很難運用計算機操作，再加上此項工作經費緊張、業務人員很難有機會外出學習培訓，造成業務能力很難有長進。同時，各業務人員還可能身兼多職、隨意流動性大，導致此項工作常常是流于形式。

（三）硬件設施不完善

先進完善的硬件設施對于檔案保管至關重要。目前在許多單位，由于受辦公場所、資金、理念等諸多因素的限制，在裝放檔案時隨意找個倉庫堆放，未嚴加保管，造成檔案受溫度、濕度以及蛇蟲鼠蟻損壞較大，以致許多檔案出現字跡模糊、紙面破損等情況，給個人及單位造成不可逆轉的損失。許多檔案在分類歸檔時基本采用人工編號，在查找時只能人工從堆積如山的檔案里一頁頁翻閱，宛如大海撈針，不僅費時費力，而且極易散失檔案資料。絕大多數單位在檔案保存這塊距離數字化、自動化、遠程化、網絡化的目標差距還很大，甚至有的單位還沒有配備信息化管理軟件，檔案信息缺乏相關數據庫的支撐，電子檔案建立工作更是進展緩慢。

二、解決檔案管理工作中的對策

（一）提高認識，加強領導

在檔案管理工作中，需要領導高度重視，將檔案管理納入年初規劃和議事日程，建立相關的領導小組，由主要領導任組長，分管領導任副組長，落實專人專項制度完成此項工作。同時，成立相關督導小組對此項工作的落實情況進行督導檢查，對在檔案管理工作過程中存在的問題及時進行解決。另外，建立相關的檔案管理達標考核機制，對人事檔案管理工作進行考核，從而進一步推動人事檔案工作的規范化發展。

（二）加強檔案管理優秀隊伍的培育

做好檔案管理隊伍建設是此項工作的重中之重。在實際工作中，檔案管理人員的個人素質和綜合能力常常發揮著巨大的作用，是做好此項工作的關鍵環節，在檔案的分類、裝訂、保管、管理等各項細節工作發揮著不可替代的作用。因此，打造一支作風過硬、工作精益求精的隊伍尤為重要。首先在選擇人員上，應該選擇政治素質和專業素質較強的人員，具體體現在責任心強、堅持原則，嚴格遵守制度、保守秘密，工作業務精通，熟悉計算機操作等。其次加強檔案管理工作人員的業務培訓，不斷提高檔案管理人員的工作能力，在培訓過程中，可采取“走出去、請進來”的方法，對在職的員工進行系統的培訓，開展各種形式的檔案管理研討和開發工作，加強交流，提高認識，強化管理水平和業務水平。同時，設置一些激勵的手段，獎勵優秀的管理人員，激發他們的工作熱情，提高日常的工作效率。

（三）加強硬件基礎建設

目前各類企事業單位的檔案放置環境較差，為徹底扭轉這一困境，需要適當加大對于檔案管理的工作投入，要設立專門的檔案室，配置好防潮、防腐、防火、防盜設備，整個檔案室要干凈通風、寬敞明亮。要引入新興的技術和設備，加快信息化建設。各類檔案可采用電腦記錄、影像記錄、聲音記錄等方法，對檔案進行綜合管理，并在管理過程中去發現、改造和創新現有的方法，使檔案管理工作能有更高的效率。同時，利用先進的科學技術，實現線下檔案信息資源共享，通過多媒體技術、數據庫技術、海量存儲技術、數字通訊技術、智能檢索技術等現代化信息技術，實現檔案信息資源共享。

三、結語

總而言之，在當前經濟社會的不斷提升之下，檔案管理的工作愈發重要，這就需要相關部門領導更加重視，提高認識，加強管理，制定和完善相關的檔案管理制度。選好用好相關的檔案管理工作人員，加強對其綜合素質和業務技能的培訓，增加對檔案管理工作的經費投入，新建或維修好檔案庫存條件，運用現代先進的科學技術，增強對檔案的利用效率，切實可行地做好檔案管理相關工作。

參考文獻

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