信息時代下檔案管理工作的創新研究

鄒惠

摘? 要：檔案涉及到人們日常工作、生活過程中的一系列文字信息及圖像信息，在人類發展的歷史上，檔案管理工作具有一定的重要性，由檔案信息所傳遞的資料對于社會經濟、政治及文化等相關事務的策略確定有著重要的指導作用，因此本就基于信息時代這一發展背景，對檔案管理工作相關問題進行研究，首先對各企事業單位檔案管理工作概況進行描述，提出檔案管理工作存在的一些問題，接著筆者根據檔案管理工作所存在的問題，提出了創新檔案管理工作的具體手段，以期推動各企事業單位的檔案管理工作效率進一步提升。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;創新;效率

高效率的檔案管理手段幫助人們順利完成一系列信息數據的收集和記錄工作，也為日后人們對信息資料的查詢提供可靠的理論依據，多年來，人們在檔案管理工作方面積累了大量的經驗，但進入互聯網信息時代，信息科技無疑對檔案管理工作帶來了巨大的沖擊，日常的檔案管理工作不再需要人工進行單一的歸檔整理，檔案管理工作人員還需要充分利用所擁有的一系列信息化技術手段，對檔案管理進行電子化歸類，這不僅能提升檔案管理工作的效率，還能加強檔案管理工作的安全性，下面本文就對此進行具體分析。

一、檔案管理工作發展現狀

檔案管理工作為我國社會經濟、政治、文化的穩定發展發揮著正面效應，從國家層面來看，機密性檔案的內容與國家的政治經濟利益息息相關，因此部分檔案管理工作具有高度的機密性;從企事業單位的層面來看，企事業單位的檔案管理工作涉及到企事業日常經營發展、辦公事務等數據資料的保存和完善，從歷史的數據信息中，企事業單位也能夠尋求當下及未來發展的策略和方向;從個人層面來看，參與國家經濟社會生活的個人所攜帶的檔案信息，與個人的生活工作息息相關，因此檔案管理工作需要不斷強化以滿足不同層面群體的需求。

從目前的檔案管理工作來看，企事業單位的檔案管理工作也存在一定的漏洞，首先在檔案的搜集過程中，眾多檔案管理人員還將視角放在傳統的紙質檔案數據信息的分類保存上，而沒有對電子化信息數據檔案信息進行分類管理，企事業單位涉及到的檔案數量眾多，部分檔案中不僅有紙質檔案信息，還包括一系列具體的生產經營材質檔案，在搜集過程中，檔案管理人員沒有對其加以保護，那么所得到的檔案信息就失去了準確性;其次，在具體的檔案保管過程中，檔案管理工作人員注重對檔案信息系統的維護，卻忽略了檔案材料的保護和儲存，部分檔案在進行保存的過程中對環境有較高的要求，潮濕、過熱的環境容易導致紙質檔案信息材料的腐爛，由此可見檔案管理工作人員對檔案信息系統的維護中實際檔案材料的忽略，也是檔案管理工作存在的一大漏洞;另外，檔案管理工作暴露了另一個問題是檔案管理制度的缺乏，我國眾多企事業單位都沒有在單位內部建立完善的檔案管理制度，部分單位也僅僅是沿用傳統的紙質檔案管理模式，而沒有根據現代化信息技術的發展建立科學有效的信息化段管理制度。

二、信息時代下創新檔案管理工作的手段

1.充分利用信息化技術，建立檔案管理軟件平臺

檔案管理工作包括檔案的收集、檔案信息的整理、檔案資料的保管、檔案的鑒定、檔案信息數據的統計和檔案的提供等一系列活動，傳統的檔案管理工作主要涉及的是紙質信息及圖像資料，進入信息化發展的時代，當今的檔案管理工作更具靈活性，不僅涉及到一系列實體檔案的保管，更囊括了大量的電子數據信息檔案的整理。進入信息化發展的時代，人們的生活和日常的工作都與信息技術緊密相連，目前檔案管理工作的創新也應充分發揮信息技術的作用，具體來說，在檔案管理工作開展的過程中，檔案管理部門工作人員應當充分把握企事業單位開展檔案管理工作的具體需求，應用信息化技術建立企事業單位內部的檔案管理系統，必要時也可以構建企事業單位內部檔案管理軟件平臺來提升企事業單位內部檔案管理工作的效率。

2.開發信息技術端口，建立的檔案信息共享機制

基于信息時代背景，檔案管理工作人員應學會充分運用信息技術開展一系列管理工作，企事業單位內部檔案管理工作也應充分考慮到信息共享的需求，例如對于政府部門間檔案管理工作，信息共享端口的開立幫助政府各部門拉近距離，實現辦公事務的快速交流，對于高校方，各高校之間也可以建立檔案管理信息共享端口加強相互間的學術信息交流;其次，各部門人員也應加強隊檔案管理軟件平臺的學習，必要時可以設計部門人員網絡身份識別程序，建立信息收集處理上傳和下載的端口，在這樣的軟件平臺下，企事業單位各部門成員都能夠積極參與到檔案管理工作中來，提高檔案管理工作的效率，其中網絡信息身份識別端口的設立也加強了檔案管理工作的安全性。

三、結束語

檔案管理工作與日常企事業單位的運行息息相關，社會系統的良好運行也離不開高效的檔案管理工作，由檔案所提供的信息數據則是社會實踐活動開展的重要依據，因此檔案管理工作人員應充分利用所擁有的一系列信息化技術手段，對檔案管理進行電子化歸類，提升檔案管理工作的效率，加強檔案管理工作的安全性。

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