淺談如何做好新時期企業辦公室文秘工作

宮樂

【摘? 要】文秘工作是辦公室整體工作的重要組成部分，新時期對企業辦公室文秘工作提出了新的要求，同時對文秘工作者提出了新的更高的要求，既要有較高的政治素質、熟練的業務能力，還要具備與時俱進的超前思維與創新能力，真正成為企業領導的左膀右臂、參謀助手和企業綜合協調指揮中心的掌控人。本文基于新時期對企業辦公室文秘工作的新的工作要求，提出幾點關于新時期如何做好企業辦公室文秘工作的思考，與同行們商榷。

【關鍵詞】文秘;辦公室;新時期

引言

辦公室是一個企業的行政指揮中心，是一個單位的窗口，是集行政、文字、信息、公文管理等工作于一體的綜合科室，負著參與政務、管理事務、綜合服務的任務。

1加強政治學習，注重自身修養，提高政治素質

1.1堅定政治立場，嚴格政策觀念。

企業文秘工作者工作在企業領導身邊，處于企業行政指揮中心，直接參與企業的重大決策過程，督導政策的貫徹落實。因此必須要有堅定的政治立場，那就是同企業黨委和行政領導保持高度一致，不允許有與企業發展戰略相背的言行與行動。同時還要有嚴格的政策觀念，做到貫徹政策不走樣，督導工作嚴要求。

1.2擺正位置，找準定位，牢固樹立服務意識。

企業文秘工作者負有上傳下達的職責，說話辦事往往代表領導意圖，傳達指示精神，常常受到下級單位的尊捧，很容易忘乎所以，以領導自居，擺錯位置。因此樹立為基層單位服務的思想尤其難能可貴，是文秘工作者的重要修養。

1.3講團結，講奉獻，樹立大局觀念。

辦公室是企業的組織協調部門，工作涉及到上下左右，因此在工作中必須講團結，把各有關部門團結調動起來完成工作任務，要有犧牲精神和奉獻精神，做好帶頭作用，實現目標任務。

1.4堅守職業道德，保守企業機密。

文秘工作接觸高層，參加決策會議，掌握核心機密因此要有嚴格保密意識，忠于企業，不以機密謀私利，不以原則做交易，甘于寂寞，守得住清貧。

2與時俱進，更新觀念，在思想上、觀念上走在時代前列

作為企業智囊參謀的文秘工作者要適應時代發展，與時俱進，超前思維，在思想觀念上、理論研究上走在時代前列，為企業決策層提供先進的經營理念和經營思路， 當好領導的參謀助手。

2.1效益意識

一是由單純行政意識向效益意識轉變，不但要準確傳達行政命令，還要關注行動的效果，即經濟效益，做好調查向領導反饋，確保企業決策的經濟效益。二是圍繞企業經濟效益這一中心出謀劃策，提出建議，發揮文秘工作者的參謀助手和督導作用。

2.2超前意識

文秘工作者必須具有超前意識，在思想上超前，觀念上超前，始終把握國家經濟發展趨勢，超前預測市場動向，以此及時提出企業經營思路和改革發展方向建議，更好地發揮參謀助手作用。

2.3創新意識

創新是企業的靈魂，企業文秘崗位創新，一是利用信息中心的有利條件，積極學習借鑒先進企業先進的管理經驗和思想理念，結合本企業實際提出新的管理改革思路和改進意見。二是在本職工作領域內創新，改變文風，改變會風，轉變作風等，以此提高工作效率，提高工作質量，促進工作的開展。

2.4信息大數據意識

我國已進入信息時代，互聯網、大數據已進入我們生活的各個領域，企業經營、生產發展、信息交流、日常生活無一不依賴互聯網絡，因此，作為企業文秘工作者必須及時掌握互聯網絡運用技術，并應用在工作中，提高工作效率，融入時代潮流，否則就會被時代淘汰。

3加強理論學習，提高業務素質，增強工作能力

文秘工作是一個行業，具有一定的專業性，文秘工作者要具備相應的專業知識和業務能力才能勝任和做好文秘工作，專業知識和能力主要包括：

3.1語言文字運用能力和公文管理知識。

企業管理和市場運作需要信息傳遞和交流。而信息傳遞交流的主要方式是語言和文字。因此企業文秘工作者必須具備較高的語言文字運用能力，清楚準確地傳達領導指示，高標準撰寫公司文件，快速準確地轉達公司各種信息。同時還要具備公文管理知識，做到各種公文有條有理，傳達及時，保存完善。

3.2調查研究，分析洞察能力。

深入基層調查研究，發現問題;掌握信息，概括提煉帶有普遍性和傾向性的問題，及時向決策者匯報，及時得到解決，是文秘工作者的基本職責。 做好這項工作，就要掌握調查研究的方法和技巧，具有透過現象看到本質的分析洞察能力，寫出有價值、有指導意義的調研文章，起到指導工作的作用。

3.3現代化信息網絡技術運用能力。

企業辦公現代化，信息傳遞都使用了電子網絡，文秘工作者要熟練掌握這一技術，最大限度地利用網絡技術，以提高工作效率和工作質量。

3.4組織協調和外交能力。

辦公室是企業的窗口，文秘工作者是企業的代言人。對內組織協調各機關部門和基層建設廠隊落實工作部署;對外負責與政府、社會各界的聯系，與各兄弟企業的合作交流，這就需要有一定的組織協調和外交能力，以實現企業內部協調一致，政通人和，企業外部和諧共處，共同發展。

4高標準做好文秘工作

4.1管好公文，辦好會務，保證政令暢通。

公文和會議（包括電子版公文和電視電話會議）是企業傳達政令的主要手段。管好公文包括重要文件的撰寫和各種公文的管理。重要文件撰寫是文秘工作者的基本素質要求，是企業整體公文文字水平的體現。重要公文要成為企業各種公文的標準和樣板，不僅要有高超的文字運用技巧，還要有鮮明的政治觀點和政策觀念，更要具有可操作性和執行性，成為指導企業工作的綱領性文件。公文管理要制定公文管理制度，嚴格公文質量和政治政策審核，搞好發放登記，確保傳送及時，完善保存。辦好會議的組織召開和貫徹落實反饋，制定各種會議制度，形成到會考核和會議落實反饋機制，確保會議開好并貫徹落實好。

4.2開展調查研究，當好參謀助手。

調查研究是我黨一貫行之有效的工作方法。企業也是一樣，深入調查研究，及時發現問題是制定政策的前提和依據。調查研究可采取召開基層座談會議、深入生產一線調研等方法，廣泛了解各方面的情況，主動收集、綜合分析，研究帶有普遍性、傾向性的問題，切實找出影響全公司工作的難題，緊緊抓住工作重點、難點、熱點問題以及對全公司有指導意義的典型，采集編輯政務信息上報下發，提出具有建設性的設想和意見，積極為各級領導決策和進行管理提供優質服務和參考。

4.3抓好督導反饋，推進工作落實。

督導反饋是企業推進工作落實的重要手段，企業要建立重點工作督導反饋制度，制定獎懲辦法。落實工作督導反饋責任，做到重點工作督導落實到人，做到現場跟蹤督導工作進度，保證工作質量，協調部門配合，幫助解決問題。工作落實情況要及時反饋。工作完成要有總結、有考核、有獎勵，做到件件有著落、事事有回音。

4.4搞好服務，為領導創造良好的工作環境。

服務包括一是做好領導辦公用品、用具配置和文件起草、管理工作;二是建立企業上下級工作程序和企業領導信訪接待制度，協調處理好周邊人事關系和兄弟單位來往關系，為領導創造好的工作環境和和諧的人事關系，使領導全身心投入工作，有利于企業工作的開展和企業的發展。

5結束語

以上是本人結合本職工作對如何做好新時期企業辦公室文秘工作的幾點思考。其中最大的體會是，企業辦公室文秘工作者是一個奉獻大于索取、工作不出政績的崗位，可謂“好漢子”不想干，“賴漢子”干不了，選擇文秘工作必須要有樂于吃苦、不怕受累、甘于寂寞的奉獻精神。探討做好企業辦公室文秘工作的思路和方法，就是要更好地找出企業辦公室文秘工作的規律，提高企業文秘工作的效率，使文秘工作更好地為企業發展服務，為企業做出新的更大貢獻。