論新形勢下檔案管理信息化建設創新

摘 要：隨著網絡信息技術的發展，檔案管理的信息化建設需要不斷的創新才能促進檔案管理事業的發展。本文主要針對我國人才交流中心學生檔案的管理問題做了簡單的分析，提出了檔案管理信息化建設創新的幾項措施。以期不斷的完善檔案管理，提高大學生的就業率。

關鍵詞：新形勢;檔案管理;信息化建設創新

一、學生檔案管理信息化建設創新存在的問題

1.信息化程度和水平不高。人才交流中心檔案管理在信息化程度和水平上還存在一定差距，在檔案資料日益增加，社會需求量加大的情況下，檔案管理工作效率還有待提高，在很大程度上無法為人們提供有效的服務。特別是一些基層人才交流中心，在資金和設備上資源不足，使得信息化建設明顯落后，導致檔案管理工作缺乏規范性，不能給客戶提供良好的使用體驗，嚴重阻礙了檔案管理信息化建設的創新。

2.缺乏專業的人才。在現代信息技術不斷發展的趨勢下，檔案管理向信息化建設發展而且要不斷創新是順應時代的要求。所以，檔案管理人員必須要具備專業的管理知識和經驗，掌握先進的現代化信息技術，增強自身的道德素養，才能為檔案管理信息化建設作出相應的貢獻。但是根據實際情況，我國的檔案管理部門中，高級專業管理人員極度缺乏， 特別是人才交流中心的管理人員的專業性大多沒有達到檔案管理的專業要求。所以，人才的缺乏是影響檔案管理信息化建設創新的重要因素。

3.檔案管理創新意識不夠。雖然人才交流中心在檔案管理工作上有比較嚴格的管理制度，但是在實際工作中，無論是人員配備還是信息化建設方面都存在許多不足。特別是當畢業生的人數不斷增加，檔案管理人員在各自崗位上不能明確自身的責任，使得管理工作更加繁瑣，辦事效率有待提高，在這種情況下，管理人員在信息化建設創新上就會存在意識不夠或者力不從心的局面。

二、新形勢下檔案管理信息化建設創新實踐

1.落實提升檔案信息化管理水平的工作。要想進行檔案管理信息化建設的創新，首先要提升信息化管理水平。檔案管理人員要充分利用信息技術對每個學生的檔案信息進行記錄和整理工作，并且保證及時性和完整性。還要利用信息系統，對學生的檔案內容進行合理的分錄和分配，開發先進的、便捷的查閱和調取系統，提高檔案管理的效率。再者，要加強對人才中心檔案管理的資金投入，完善檔案管理的硬件設備，為檔案管理工作提供優良的物質基礎。比如掃碼錄入功能的開發、掃碼槍或者自動錄入設備的引進等，提高檔案管理的信息化水平，為學生提供優質的、高效的服務。

2.提高檔案信息化建設創新管理的意識。要提高檔案信息化建設創新管理的意識，首先要完善檔案管理信息化建設的規范。比如，在資料的處理上，要采用統一的文書排版模式對資料信息進行記錄和整理，然后要通過嚴格的審核程序才能進行簽發，保證工作的嚴謹性;還有，無論是檔案的錄入、簽發、保管、轉移等工作流程，都需要制定相應的規章制度，才能保證檔案信息化建設的順利進行。其次，加強管理人員思想和理論知識上的創新，積極的組織管理人員對檔案學理論的學習，鼓勵管理人員對其進行新的開發和拓展，引導管理人員在工作方式上的創新，并制定相應的獎勵機制，提高檔案管理信息化建設創新的意識。

3.創新檔案管理信息化建設的手段。首先，要加強技術的創新，實現科學的管理。比如要以計算機信息化系統為主要的管理手段，將手工工具作為輔助手段，提高管理水平。通過技術的創新，來提高檔案管理的信息化水平，實現檔案電子化，充分發揮計算機信息系統的功能，不斷的開發檔案的信息資源;其次，要進行管理制度的創新，創新的管理制度是檔案工作整體創新的關鍵。根據不斷發展的社會，來建立合適的適應經濟時代的管理制度，提高檔案收集的完整性和及時性，提高信息利用的高效性和有效性;最后，要創新服務意識，人才交流中心的檔案管理工作的本質是為學生和企業提供優質的服務，所以，在進行檔案管理工作時，要運用科技的手段來強化服務質量，利用信息化建設來為服務創造更好的市場。

綜上所述，人才交流中心肩負著為學生提供優質服務的責任，需要不斷的提高管理水平，就要利用信息化對檔案管理進行建設的創新，從服務意識、資源設備、管理制度以及創新手段等各個方面來改進檔案管理，不斷的推進檔案管理的信息化建設，從而加大對學生檔案管理服務的力度。

參考文獻：

[1]吳 伊.新形勢下企業檔案管理信息化建設探究[J].居舍，2018（12）：43-44

[2]張玉玲.新形勢下中學檔案管理信息化建設的有效措施[J].辦公室業務，2018（07）：52-53

作者簡介：林廣家（1986-），男，吉林大安人，畢業院校：黑龍江省司法警官職業學院，職稱：館員，目前從事工作：檔案管理。