EXCEL函數在教務工作中的應用初探

周旋

摘要：本文基于合肥市第十九中學的實際教務工作情況，對課程安排、考務安排、工作量統計以及成績分析中Excel函數的具體應用進行總結，展現出Excel在教務工作中便捷、及時、準確的優勢。

關鍵詞：Excel函數 課程安排 考務安排 成績分析

教務處是學校的核心部門之一，教務工作的有效落實是學校教育教學工作正常開展的前提。近年來，伴隨著我校辦學水平的穩步提升，生源亦在逐年增長，教務工作量劇增，工作內容更顯紛繁復雜。因此，研究出一套適用于本校教務工作的管理系統極有必要。

我校常規的教務工作主要涉及課程安排（含常規課程、放心班課程及晚自習課程）、文化課及體育學科的考務安排、各項統計以及成績分析等。以上工作涉及大量繁雜的數據，手工處理耗時耗力不說，還極易出錯。Excel是辦公室自動化中非常重要的一款軟件，其內置的各類函數可以很好地解決常規教務工作中出現的各類問題。

基于我校陳松校長自行編制的成績分析及考務系統，結合我校教務工作的實際需要，通過一段時間的探索、運行及優化，我校目前使用的教務系統已能夠滿足各類需求，實現了教務工作的信息化，極大地提高了工作效率。

一、Excel函數在課程安排中的應用

1.課程安排需要注意的事項

課程安排是一項極其煩瑣的工作，需要安排者極具耐心且細心。第一，排布過程中要避免出現重堂的現象，共用某一功能室的幾位教師視為同一人進行排布。第二，部分教師要空出某些固定時間段，如各學科每周均要有固定半天時間參加教研活動，校領導班子每周二下午定期召開行政會，兼帶少年宮課程的老師周二、周四下午第四節課要上少年宮課程等，這些時間段內的相關教師均不能安排課程。第三，需時刻關注各班級各學科的周課時是否符合課時標準，超出或不足都會嚴重拖延課程安排的進度。第四，周課時數較多的學科在排布時要均勻分布，避免單日節次過多或空缺;周課時數較少的學科要隔日排布，避免過于集中。第五，在達到以上要求后，還要關注每一位教師的個人課程分布，避免個人上午最后一節課和下午第一節課過多，避免同學科幾位教師間上下午課程分布失衡，力求實現課程安排的合理、公正和人性化。

2.課程安排Excel表格的設計

該表格中包含“教師安排表”“放心班課表”“晚自習課表”“常規課表”“教師放心班課位表”“教師晚自習課位表”“教師常規課位表”“班級課表”等內容。

（1）“教師安排表”按班級（橫向）、學科（縱向）編輯。

（2）“放心班課表”先于“常規課表”排布，在“常規課表”中引用各班放心班課程，以便合理安排常規課程——盡量避免教師午間放心班與下午第一節課連堂，優先考慮下午放心班與下午第四節課的連貫。設計各項課程表時，首先均需利用數據有效性，以教師安排表為數據來源實現學科的下拉選擇。再利用Vlookup函數以上一單元格為查找值，以“教師安排表”為數據表（絕對引用），實現該單元格依據上一單元格的學科選擇顯示對應教師姓名。利用條件格式突出顯示單元格規則使同一時間段課程授課教師姓名按重復值顯示，解決重堂問題。同理，可利用該規則使某一時間段課程的單元格按特定文本（如“語文”或某教師姓名）高亮顯示，解決空出特定時間段這一問題。

（3）利用Count if函數以相關時間段課表為區域，以學科名或教師姓名為條件進行計算，實現以下信息的核對：各班級各學科周課時，各年級各學科周平均課時（各年級各學科周總課時數除以班級數），各班級各學科單日課時數（利用條件格式使大于等于“3”及等于“0”的數值高亮顯示，解決課程過于集中或分散的問題），教師單日、上下午、上午第四節課及下午第一節課的課時數。

（4）設計各項“教師課位表”時，可以利用Index函數以總課表中的班級名稱單元格為數組，以Match函數確定行序數進行引用（用If error函數使得錯誤值顯示為空值）。

（5）設計“班級課表”時，同樣可以利用數據有效性實現班級的選擇，以Index函數對相關課程進行引用，行序數和列序數分別用Match函數和Column函數確定。

（6）排布“晚自習課表”時要注意下午放心班的安排，優先考慮下午放心班和晚自習的連貫。帶兩個班級課程的老師的晚自習要隔日安排，同樣可利用條件格式使單元格按特定文本（班號）高亮顯示來進行核查。

二、Excel函數在各項統計中的應用

1.工作量統計

該項統計包含常規課程、放心班、晚自習、教研教輔以及行政工作量的統計。

放心班及常規課程的統計建立在課程安排表中教師單日課時數或放心班數的統計的基礎上，將該數值直接乘以本學期執行該日課程的天數，再輔以相應變動課時數值（病事假數減少，教研教輔及行政工作量增加），對以上單元格進行求和，即可得到教師的相關工作量。

晚自習工作量的統計不同于其他項目的統計，需要按月進行。在排布晚自習課表時，可直接利用Count if函數以教師姓名為條件在相應月份中進行計算，簡單易行。

2.名單統計

日常工作中，教務處經常需要對各種類型的名單進行統計，如表彰名單、監考名單、考試間隙輔導教師名單等。

一般的流程如下：先由教務處發布統計需求，各班主任收到通知后通過各種方式上報名單;再由教務處對各班上報信息進行逐條錄入;其后發布統計信息供各班主任核查，如果有錯漏，還需要再次聯系各班主任進行校正。經常會遇到這樣的情況：各班主任上報的信息是一長串名單，而出于實際需要，必須將這些名單逐一錄入各單元格，相關工作人員只能耗費時間與精力慢慢錄入。

多人協作在線編輯的Excel表格很好地解決了以上問題。教務人員只需將標注好填寫要求的Excel表格導入支持在線編輯的網站，再將相關鏈接發送給需要填報的人員即可。需要注意的是，權限要設置為“獲得鏈接的人可編輯”。待填報完成后，可直接將其導出為本地Excel表格。

三、Excel函數在考務安排及成績分析中的應用

考務安排表包含“監考教師安排表”“準考證號編排表”“排入考生表”“考場座位安排表”“班級考生分布表”“桌貼”等內容。

設計“監考教師安排表”時，可利用條件格式突出顯示單元格規則使同一時間段考試監考教師姓名按重復值顯示，以避免重復。可利用Count if函數以教師姓名為條件進行計算，以統計各教師監考的場次，實現教師間監考場次的均衡。還可以將監考時間納入考慮范疇，以實現更為精細的安排。如果需要各班級學生家長參與監考，可以利用上文提到的多人協作在線編輯，讓班主任在相應考場及時間段對應的單元格內填寫家長姓名。如果要實現家長監考自己孩子所在考場，就需要根據填寫完成的家長監考表，對相關學生的考場進行調動。

“準考證號編排表”中包含學生的基本信息——班級、姓名、準考證號（即學生的智學網賬號）。設計“排入考生表”時，可利用Vlookup函數以填入的學生姓名為查找值，查找其相應的準考證號和考場名稱（在考場座位安排表中），考場號和座位號的查找則可利用If函數及Row函數實現。“考場座位安排表”“班級考生分布表”、“桌貼”均可利用Index、Choose、Vlookup等函數完成。以上三項表格可以在頁面布局中將打印區域設置好，并在頁面設置中將頁面縮放調整為“將整個工作表打印在一頁”。每次考試前，只需在“排入考生表”中按實際需求的順序錄入考生班級及姓名，即可自動生成新的“考場座位安排表”“班級考生分布表”和“桌貼”，接下來要做的便只有簡單的打印和發放工作而已。

成績分析表格包含“分析表”“某次考試成績表”“名次變化表”“學生個人歷次考試成績一覽表”等內容，同樣可以利用上文提及的各類函數來實現，此處不再一一贅述。

綜上，借助中EXCEL強大的數據處理能力，我校高效完成了教務管理中各類煩瑣的工作，避免了繁重且耗時的人工統計，但是仍存在很多缺憾。在今后的工作中，還需繼續深入學習相關函數知識，不斷改進優化，以期為各項工作帶來更多便利。