OA辦公系統(tǒng)的研究與分析

摘 ?要：OA辦公系統(tǒng)是推行無(wú)紙化辦公改革、提高行政辦公效率的重要利器，也是近年來(lái)高職院校發(fā)展信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，但是在發(fā)展過(guò)程中大多會(huì)遇到一些具有共性、普遍性的問(wèn)題，需要引起高度重視。本文結(jié)合無(wú)錫工藝職業(yè)技術(shù)學(xué)院OA辦公系統(tǒng)的實(shí)際情況，概述了其建設(shè)方案、使用現(xiàn)狀，詳細(xì)分析了當(dāng)前發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)，并著重對(duì)后續(xù)推進(jìn)OA辦公系統(tǒng)發(fā)展提出一些思考與建議，以期拋磚引玉，供讀者借鑒參考。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;OA系統(tǒng);協(xié)同辦公

中圖分類號(hào)：TP317.1 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-4706（2019）17-0181-03

Abstract：The OA office ?system is an important tool to promote paperless office reform and improve the efficiency of handling official business. It is also an important part of the development of information technology in higher vocational colleges in recent years. However，in the process of development，most of them will encounter some common and universal problems that need to be highly valued. Based on the actual situation of the OA office ?system of Wuxi Vocational Institute of Arts & Technology，this paper summarizes its construction plan and use status，analyzes the challenges of current development in detail，and puts forward some thoughts and suggestions for the subsequent development of the OA office ?system，in order to attract readers for reference.

Keywords：office automation;OA system;cooperative office

0 ?引 ?言

無(wú)錫工藝職業(yè)技術(shù)學(xué)院（簡(jiǎn)稱工藝學(xué)院）是隸屬于江蘇省教育廳的全日制普通高等學(xué)校，學(xué)院以紫砂陶為特色，以藝術(shù)設(shè)計(jì)專業(yè)群為重點(diǎn)，前身系創(chuàng)建于1958年的陶都工業(yè)大學(xué)。長(zhǎng)期以來(lái)，學(xué)院辦公一直沿用電話聯(lián)系、跑腿審簽的傳統(tǒng)紙質(zhì)化辦公方式，費(fèi)時(shí)費(fèi)力、效率不高，逐漸跟不上時(shí)代。為此，學(xué)院投入資金人力建成OA辦公系統(tǒng)，一方面極大地提高了辦公效率，只需通過(guò)電腦、手機(jī)就可以在線完成辦公業(yè)務(wù);另一方面在OA系統(tǒng)使用、管理、維護(hù)和安全上也出現(xiàn)了一些新的問(wèn)題。這些問(wèn)題具有新穎性、普遍性、挑戰(zhàn)性，值得深入分析研究，以期OA系統(tǒng)日臻完善，更好地滿足實(shí)際辦公需求。

1 ?無(wú)錫工藝學(xué)院OA辦公系統(tǒng)建設(shè)方案

無(wú)錫工藝學(xué)院OA辦公系統(tǒng)建成于2016年，由江蘇金智教育信息股份有限公司開(kāi)發(fā)建設(shè)。采用主流的基于Web標(biāo)準(zhǔn)的B/S模式，即瀏覽器、Web服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器三層結(jié)構(gòu)模式;同時(shí)采用雙機(jī)熱備方案，即兩臺(tái)服務(wù)器同時(shí)運(yùn)行，保障OA系統(tǒng)的穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)安全性。目前，OA系統(tǒng)主要功能模塊包括個(gè)人辦公、公文管理、會(huì)議管理、日程安排、公共信息、日常辦公、物資采購(gòu)、業(yè)務(wù)導(dǎo)航、信息服務(wù)等，并支持自定義擴(kuò)展。

1.1 ?設(shè)計(jì)要求

無(wú)錫工藝學(xué)院結(jié)合自身實(shí)際情況，統(tǒng)籌規(guī)劃，以期建成一個(gè)以辦公室為中心、工作流為導(dǎo)向、數(shù)據(jù)流為脈絡(luò)、覆蓋全校各院系部門、縱橫結(jié)合的管理信息網(wǎng)絡(luò)。工藝學(xué)院設(shè)計(jì)OA系統(tǒng)時(shí)主要考慮了三方面因素：

（1）頂層設(shè)計(jì)：由學(xué)院總體規(guī)劃，黨政辦公室集中管理，全校各院系部門共同使用;

（2）可擴(kuò)展性：可根據(jù)實(shí)際工作需要靈活配置表單流程，對(duì)工作流進(jìn)行修改完善，對(duì)功能模塊進(jìn)行擴(kuò)充變更;

（3）可集成性：支持統(tǒng)一身份認(rèn)證，納入學(xué)院信息門戶，并可與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，支持?jǐn)?shù)據(jù)交換共享。

1.2 ?管理模式

無(wú)錫工藝學(xué)院OA系統(tǒng)采用黨政辦公室和信息中心共同管理的模式。黨政辦公室主要管理業(yè)務(wù)需求和功能設(shè)計(jì)，信息中心主要提供技術(shù)支持。

此外，學(xué)院也發(fā)布了正式通知，明確規(guī)定相關(guān)業(yè)務(wù)不再走傳統(tǒng)紙質(zhì)流程，統(tǒng)一走OA系統(tǒng)網(wǎng)上流程，從而有效保障了工作流程的規(guī)范化。

2 ?無(wú)錫工藝學(xué)院OA辦公系統(tǒng)使用現(xiàn)狀

2.1 ?簡(jiǎn)單易用，使用率高

由于采用了B/S模式，用戶無(wú)需安裝客戶端軟件，只需打開(kāi)瀏覽器登錄學(xué)院信息門戶就可進(jìn)入OA辦公系統(tǒng)。

對(duì)于大部分教職工來(lái)說(shuō)，只需稍加指導(dǎo)就能上手使用;即使是一些年齡大的老教師，對(duì)其多指導(dǎo)幾次也能順利上手。截至目前，OA系統(tǒng)已累計(jì)完成各類審批事項(xiàng)1500余條，配置工作流程30余例，極大地提高了辦公效率。

2.2 ?業(yè)務(wù)使用分布不均衡

無(wú)錫工藝學(xué)院OA系統(tǒng)在建設(shè)之初考慮到系統(tǒng)整體的先進(jìn)性、實(shí)用性與可擴(kuò)展性，設(shè)計(jì)了諸多業(yè)務(wù)功能，初衷是好的，也是科學(xué)的。但在實(shí)際使用過(guò)程中，很多業(yè)務(wù)功能很少用到甚至用不到：比如用車、出差、公務(wù)接待、日程安排、周會(huì)表、合同協(xié)議簽訂、信訪、值班、用章、一周計(jì)劃備注等功能模塊。

目前，業(yè)務(wù)使用量主要集中在“物資采購(gòu)”功能模塊，例如：招標(biāo)立項(xiàng)、零星物資采購(gòu)、工程維修、教學(xué)儀器維修、招標(biāo)方式變更、招標(biāo)文件送審、工程簽證審批、合同審核確認(rèn)、采購(gòu)驗(yàn)收審批等，這塊業(yè)務(wù)的使用量占到全部業(yè)務(wù)使用量的80%左右。

其次是機(jī)房使用、錄播室使用、多媒體教室使用、車輛使用、公務(wù)接待等業(yè)務(wù)，使用量占全部業(yè)務(wù)使用量的10%左右。

其他業(yè)務(wù)使用量加起來(lái)占10%左右。

2.3 ?公文流轉(zhuǎn)和會(huì)議管理未能廣泛使用

公文流轉(zhuǎn)（收文發(fā)文）和會(huì)議管理一直被視為OA系統(tǒng)極為重要的業(yè)務(wù)功能，也是高校無(wú)紙化辦公的核心部分。無(wú)錫工藝學(xué)院針對(duì)這兩塊業(yè)務(wù)也早已設(shè)計(jì)好了相應(yīng)功能，并都配置好了工作流程和表單。但遺憾的是，由于學(xué)院實(shí)際辦公情況的特殊性，這兩項(xiàng)功能一直未能廣泛使用。從信息化程度上講，不徹底，沒(méi)有充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的核心功能。

2.4 ?移動(dòng)OA使用率低

無(wú)錫工藝學(xué)院在建設(shè)PC端OA系統(tǒng)時(shí)也考慮到了移動(dòng)端應(yīng)用的發(fā)展趨勢(shì)，因此也開(kāi)發(fā)了手機(jī)端的移動(dòng)OA系統(tǒng)，本意是順應(yīng)時(shí)代、與時(shí)俱進(jìn)。但在實(shí)際應(yīng)用中，移動(dòng)OA系統(tǒng)使用率很低，甚至不少人都不知有移動(dòng)OA系統(tǒng)，大部分人只習(xí)慣且只使用PC端的OA系統(tǒng)。

3 ?無(wú)錫工藝學(xué)院OA辦公系統(tǒng)發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)

無(wú)錫工藝學(xué)院數(shù)字化校園建設(shè)起步于2014年，領(lǐng)導(dǎo)非常重視，投入大量資金人力，雖起步晚，但發(fā)展較快。同時(shí)也面臨諸多挑戰(zhàn)，具體到OA辦公系統(tǒng)中有以下幾個(gè)方面。

3.1 ?過(guò)渡階段的不適應(yīng)癥

在傳統(tǒng)紙質(zhì)化辦公時(shí)代向信息化辦公時(shí)代轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)暫時(shí)的不適應(yīng)癥甚至有排斥心理，這種病癥源自人們對(duì)靈活性的向往與規(guī)范化帶來(lái)的約束性之間的矛盾。具體來(lái)講：

（1）傳統(tǒng)紙質(zhì)化辦公方式慣性較大，十幾年甚至幾十年的使用習(xí)慣已形成較大依賴性;

（2）辦公流程在OA系統(tǒng)管理后臺(tái)設(shè)定后，人員就要按照流程步驟走，而一些人員隨意性較大;

（3）OA系統(tǒng)對(duì)瀏覽器兼容性有一定要求，這也在一定程度上帶來(lái)了不便。

3.2 ?功能設(shè)置不夠?qū)嵱每茖W(xué)

目前業(yè)務(wù)使用主要集中在“物資采購(gòu)”功能模塊，其他業(yè)務(wù)模塊使用率很低，甚至很多在建設(shè)OA系統(tǒng)之初就設(shè)計(jì)好的功能模塊幾乎都沒(méi)投入使用。另外，移動(dòng)OA雖然基本解決了掌上辦公的需求，但系統(tǒng)功能還不夠完善，有些功能設(shè)置經(jīng)不起推敲。

3.3 ?信息安全形勢(shì)愈發(fā)嚴(yán)峻

隨著近幾年境外黑客組織對(duì)我國(guó)政府及教育界的網(wǎng)絡(luò)攻擊愈發(fā)猖獗，信息安全等級(jí)要求越來(lái)越高，信息安全已成為高校信息化建設(shè)的重中之重。具體到OA系統(tǒng)中，除了簽發(fā)審批外，附件中還會(huì)涉及一些涉密性強(qiáng)的數(shù)據(jù)，比如財(cái)務(wù)、人事、合同、學(xué)生數(shù)據(jù)等。這些信息如不加以嚴(yán)格防范，很可能被不法分子竊取利用;并且一旦OA系統(tǒng)被攻破，不法分子就可以順藤摸瓜逐個(gè)攻破其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，后果不堪設(shè)想。

4 ?后續(xù)推進(jìn)OA辦公系統(tǒng)建設(shè)的思考

4.1 ?以需求為主導(dǎo)，突出效率優(yōu)先

堅(jiān)持“又好又快”的原則完善OA系統(tǒng)。現(xiàn)行OA系統(tǒng)功能只是暫時(shí)滿足目前辦公需求，未來(lái)可能要根據(jù)實(shí)際工作需要發(fā)生變化。

首先，要進(jìn)一步完善系統(tǒng)功能建設(shè)。詳細(xì)調(diào)研學(xué)院對(duì)辦公自動(dòng)化的實(shí)際功能需求，聽(tīng)取各院系部門對(duì)OA系統(tǒng)的使用意見(jiàn)，研究分析，得出更貼合需求、順應(yīng)時(shí)代、著眼未來(lái)的完善方案。

其次，要進(jìn)一步提升辦公效率。綜合借鑒兄弟院校經(jīng)驗(yàn)，嘗試在OA系統(tǒng)中對(duì)表單進(jìn)行簡(jiǎn)化、對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化，力求在貼合辦公需求的基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高效率。

最后，要加緊升級(jí)移動(dòng)OA系統(tǒng)客戶端，推敲打磨，完善功能，使日常辦公擺脫時(shí)間、空間、設(shè)備的束縛，進(jìn)一步提高效率，順應(yīng)信息化發(fā)展的時(shí)代趨勢(shì)。

4.2 ?加強(qiáng)應(yīng)用推廣，充分發(fā)揮作用

目前無(wú)錫工藝學(xué)院OA系統(tǒng)使用狀況比較“偏科”，主要集中在“物資采購(gòu)”功能模塊上，其他功能模塊則使用率較低。為了更廣泛、更充分地發(fā)揮OA系統(tǒng)功能，可從以下兩個(gè)方面入手：

（1）下發(fā)正式通知文件，從學(xué)院層面引導(dǎo)規(guī)范各院系部門使用OA系統(tǒng)，同時(shí)制定相關(guān)管理辦法，指定責(zé)任人，落實(shí)責(zé)任制;

（2）詳細(xì)調(diào)研各院系部門實(shí)際辦公情況，把能搬到網(wǎng)上的辦公流程都搬到網(wǎng)上，真正做到“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓人們少跑腿”。

4.3 ?強(qiáng)化系統(tǒng)維護(hù)，保障數(shù)據(jù)安全

一方面，在OA系統(tǒng)使用過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，因此系統(tǒng)維護(hù)也十分重要，這就需要由專業(yè)技術(shù)人員對(duì)這些故障問(wèn)題進(jìn)行分析和處理。因此，應(yīng)重視專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)，各院系部門可設(shè)立各自的OA系統(tǒng)管理員，并通過(guò)強(qiáng)化培訓(xùn)提高其實(shí)際操作水平和解決問(wèn)題能力，進(jìn)一步提高處理問(wèn)題效率。

另一方面，為了有效防止出現(xiàn)信息泄露、數(shù)據(jù)篡改等問(wèn)題，還需要制定科學(xué)的訪問(wèn)權(quán)限等級(jí)，只有擁有相應(yīng)權(quán)限才能夠訪問(wèn)相應(yīng)信息;并且對(duì)于機(jī)密文件、敏感信息需要做好加密處理，防止數(shù)據(jù)被惡意篡改。另外，還需要做好重要文件數(shù)據(jù)的備份工作，確保在極端情況下OA系統(tǒng)也能快速恢復(fù)、穩(wěn)定運(yùn)行。

4.4 ?注重用管結(jié)合，保障系統(tǒng)安全

堅(jiān)持“用管結(jié)合”的原則全面保障OA系統(tǒng)安全性。系統(tǒng)操作人員保密意識(shí)弱、防護(hù)能力低下，安全隱患未排除，往往是造成OA系統(tǒng)安全事件的主要原因。要進(jìn)一步加強(qiáng)OA系統(tǒng)安全性建設(shè)，應(yīng)同時(shí)抓好系統(tǒng)管理者和使用者兩個(gè)方面：

第一，OA系統(tǒng)管理者應(yīng)從更可靠的制度保障、更完善的操作規(guī)則、更優(yōu)化的工作流程等方面，提出系統(tǒng)安全性改進(jìn)建議。同時(shí)，應(yīng)定期掃描系統(tǒng)漏洞并打補(bǔ)丁，定期撰寫系統(tǒng)安全性報(bào)告;加強(qiáng)整個(gè)校園網(wǎng)的信息安全監(jiān)測(cè)，做好日常維護(hù)，為OA系統(tǒng)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、安全穩(wěn)定運(yùn)行做好保障。

第二，OA系統(tǒng)的使用者應(yīng)牢固樹(shù)立信息安全意識(shí)，注重提高自身安全防范能力，對(duì)自己的身份認(rèn)證信息進(jìn)行改密、注意保密，對(duì)上傳的數(shù)據(jù)文件做好備份（必要時(shí)進(jìn)行加密），規(guī)范使用外接存儲(chǔ)設(shè)備，科學(xué)合理上網(wǎng)等。

5 ?結(jié) ?論

OA辦公系統(tǒng)作為高校信息化建設(shè)的重要組成部分，越來(lái)越受到重視，在經(jīng)歷了多年的發(fā)展之后OA系統(tǒng)已日趨完善成熟。但需要注意的是，各高校還應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況，因地制宜、因校施策、統(tǒng)籌規(guī)劃，研究制定契合自身辦公需求的業(yè)務(wù)功能，優(yōu)化表單流程，全面發(fā)揮OA系統(tǒng)核心功能，并同步開(kāi)發(fā)移動(dòng)OA。同時(shí)加強(qiáng)應(yīng)用推廣，強(qiáng)化系統(tǒng)維護(hù)，建設(shè)專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍，注重“用管結(jié)合”，做好信息安全工作，保障OA系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，使OA系統(tǒng)真正成為高校提高辦公效率的重要利器。

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作者簡(jiǎn)介：楊程（1987-），男，漢族，江蘇宜興人，信息管理科員，助理工程師，本科，學(xué)士學(xué)位，研究方向：高校信息化應(yīng)用。