探究加強高職院校檔案管理的措施

霍海波

摘要：本文主要以加強高職院校檔案管理的措施為論點，先闡述了高職院校檔案管理中存在的不足之處，比如缺少完善的檔案管理機制、檔案管理方式手段并不先進，然后通過制定完善的檔案管理機制、加強檔案管理信息化建設、提高檔案管理人員綜合素養等措施，促進高職院校檔案管理工作的順利進行，充分彰顯處于高職院校檔案管理對教學活動的促進作用。

關鍵詞：高職院校;檔案管理;措施

中圖分類號：G717.2 文獻標識碼：A 文章編號：1672-1578（2019）02-0246-01

對于高職院校檔案來說，記錄了高職院校教學和管理等相關活動的方方面面，是學校發展歷史的重要縮影，這已經成為了高職院校教師共同關注的話題之一。現階段，高職院校辦學規模越來越大，而且高職教育改革也越來越深化，所以高職院校檔案管理發揮的作用變得更為顯著。通過加強高職院校檔案管理，可以促進高職院校整體辦學管理水平的提升，順應高等職業技術教育發展趨勢。

1.高職院校檔案管理中存在的不足之處

1.1缺少完善的檔案管理機制

對于完善的檔案管理機制來說，主要在檔案的收集、管理、保管以及統計等方面得到了充分體現，而且也可以為檔案管理提供強有力的制度性保障。但是在實際上，現階段，在一些高職院校檔案管理中，缺少完善的檔案管理機制，并且執行力度嚴重缺失，一定程度上導致高職院校檔案管理形同虛設。同時，在檔案管理中，完善的考核嚴重缺失，檔案管理的質量，對工作業績造成了極大的影響，很難將檔案工作人員的工作熱情充分發揮出來。由于缺少完善的檔案管理機制，很難保證檔案管理的規范性、有序性，使檔案利用效率始終停滯不前，無法保證檔案管理的實施效果。

1.2檔案管理方式手段并不先進

一些高職院校在檔案管理中，仍然對傳統手工管理方式進行應用，這很難與檔案信息化管理要求相符合，在高職院校檔案管理中，先進的檔案管理軟件沒有得以良好的應用，沒有將先進的現代化信息技術的優勢充分發揮出來，比如校園網絡、校園數據庫系統等。檔案管理工作的實施效果并不理想，很難促進高職院校健康發展。此外，一些高職院校雖然構建了檔案管理電子化，但是與數字化管理要求相差甚遠，很難將檔案管理的參考和憑證等作用充分發揮出來。

2.高職院校檔案管理的優化措施

2.1制定完善的檔案管理機制

在高職院校檔案管理過程中，要貫徹落實好科學性和規范性等原則，加強完善的檔案工作管理制度的構建，給予檔案鑒別整理、保管征集、責任追究、查看借閱等環節強有力的制度性保障，不斷細化工作任務，確定第一責任人，避免出現權責推諉現象。

同時，在檔案管理中，還要加強量化考核，將檔案管理人員的工作熱情充分發揮出來，發揮出自身的崗位職能和作用。在工作體制方面，還要遵循集中統一、歸口管理等要求，避免出現分散化管理現象。所以要注重檔案收集的完整性和全面性，檔案鑒別要具備可行的依據，從而在整體上有效規范檔案管理工作。發揮出制度性保障作用。

2.2加強檔案管理信息化建設

（1）加強信息化建設，順應了高職院校檔案管理工作的發展趨勢，也是實現檔案工作服務創新和管理創新目標的重要因素。加強檔案管理數字化和網絡化建設，可以確保高職院校檔案管理與時代發展需求相符合。所以高職院校要加強資金投入，對檔案管理相關硬件設施和基礎設施進行改造，將檔案信息化建設提上日程。在檔案管理方式方面，要注重創新、與時俱進，加強檔案管理的數字化建設。加強網絡技術的應用，強化檔案自動化檢索，確保檔案管理質量的穩步提升。

（2）在檔案信息查詢和分類工作中，加強信息技術的應用，可以為信息查詢和分類提供便利性，比如在統計相關信息環節中，加強信息技術的應用，可以確保信息統計的準確性，并保證較強的統計效率。在學習成果統計過程中，具有龐大的信息量，得益于信息技術的應用，可以便于檔案信息的快速查詢和統計。同時，加強信息技術的應用，可以進一步強化檔案信息儲備，保存好備份，將信息丟失和泄露現象的發生概率降至最低，不斷增強信息保存過程的安全性。個人要想對系統中的信息進行查詢，要經過相應的權限，順利進入到信息化管理系統，更好地瀏覽和查閱檔案管理界面，促進檔案管理工作的順利進行。在信息檢索和數據庫管理中，借助信息化技術，可以落實好檔案信息檢索和查閱等工作，實現信息化共享目標，將檔案信息的保密性特點充分體現出來。

2.3提高檔案管理人員的綜合素養

檔案管理隊伍和檔案管理人員，是檔案管理工作的重要影響因素。首先，高職院校，要配備專業、穩定的檔案管理隊伍。其次，要將檔案管理人員的綜合素養提升上來，高職院校要為檔案管理人員開展一系列的技能培訓，比如專家講座、課程再培訓、實習操作等，確保人員對檔案材料進行充分掌握，做好檔案材料的鑒別、整理以及分類等工作，不斷提高檔案管理人員的專業技能和綜合素養。此外，還要引導檔案管理人員樹立高度的現代化意識，靈活運用信息化技術，深入分析和學習現代化管理技術，最大程度地與高職院校檔案信息化要求相符合。

3.結語

綜上所述，在高職院校中，檔案管理是重要的一項工作，對高職院校各種教學活動的開展產生了一定的影響，所以必須要做好高職院校檔案管理工作，給予各種教學活動一定的保障，將檔案管理的作用充分發揮出來。其中，要制定完善的檔案管理機制，不斷增強檔案管理的規范性和有序性，發揮出制度性保障作用，同時，還要加強檔案管理信息化建設，借助信息化技術，提高檔案管理工作的現代化水平，與時代發展需求相符合，最后要不斷提高檔案管理人員綜合素養，創建出一批高精尖的檔案管理隊伍，發揮出人才保障作用。進而在多方力量的影響下，促進高職院校檔案管理工作順利進行。