簡要分析圖書資料采購監(jiān)管機制

鄧海輝

摘 要：圖書館采取的是政府采購的方式，從經(jīng)費管理方面有規(guī)范保障，一定程度上節(jié)約了購書費用成本，有效規(guī)避了違規(guī)操作，對廉政風(fēng)險形成了很好的控制。然而，對于圖書資料采購工作依然需要加強監(jiān)督管理，有機結(jié)合監(jiān)督管理和采購活動，才能實現(xiàn)更好的圖書資料采購效益。

關(guān)鍵詞：圖書資料;采購監(jiān)管;機制研究

為了普及圖書教育，幫助人民群眾不斷獲取更多的新知識，現(xiàn)階段國家對于公共圖書投資力度在不斷增加。隨著國家對公共資源投資力度的增大，圖書館也受到很大程度的扶持，隨之而生的個別圖書館開始產(chǎn)生貪污腐敗現(xiàn)象。管理單位應(yīng)該采取招投標(biāo)方式，通過經(jīng)濟手段和法律規(guī)范的使用，將圖書資料采購過程當(dāng)中的浪費和腐敗現(xiàn)象遏制在一定范圍內(nèi)，直至徹底杜絕。

一、開展圖書資料采購監(jiān)管意義重大

1.最大化資金使用效率

精細化、科學(xué)化的資金管理需要更加完善的采購工作機制作保障。圖書館管理應(yīng)該以讀者需求為根本，堅持文獻資源建設(shè)的健康發(fā)展方向，科學(xué)規(guī)劃圖書資料采購資金的使用，同時滿足館藏建設(shè)的未來發(fā)展和讀者對于文獻資源的需要。圖書館管理單位應(yīng)該采取“成本-效益” 評價機制，發(fā)揮圖書資料使用效益的同時，持續(xù)提升圖書資料采購資金的使用效率。

2.提升圖書資料采購質(zhì)量

完善圖書資料采購工作流程應(yīng)該覆蓋到采購、驗收、管理、報廢等所有環(huán)節(jié)，為了有效規(guī)避采購風(fēng)險，控制圖書資料采購成本，應(yīng)當(dāng)堅持執(zhí)行采購工作決策、執(zhí)行和監(jiān)督三分離工作機制，對每一個采購流程都進行嚴(yán)格把關(guān)，以集思廣益的方式開展充分論證，避免圖書資源建設(shè)的重復(fù)和浪費，有效提升圖書資料采購質(zhì)量，確保圖書館藏文獻資料能夠真正最大限度的滿足讀者的需求。

二、圖書資料采購監(jiān)管工作措施優(yōu)化和完善

1.完善采購監(jiān)管制度

完善的采購監(jiān)督法律體系是圖書資料采購監(jiān)管制度有效運行的有力保障，也是采購監(jiān)督機制運行的重要基礎(chǔ)。在圖書資料采購制度運行的外部環(huán)境，對于采購全程序進行嚴(yán)格監(jiān)督，監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)須高于內(nèi)部監(jiān)督，才能有效促進圖書資料的依法采購，確保采購成本最低化、采購效益最大化。圖書館管理單位針對現(xiàn)行法規(guī)體系當(dāng)中存在的不同疏漏和缺陷應(yīng)該引起充分的重視，通過完善建構(gòu)監(jiān)管法律體系建設(shè)來加以解決，才能滿足圖書資料采購工作開展需要，同時滿足監(jiān)管工作開展的需要。

2.強化監(jiān)管機構(gòu)建設(shè)

圖書館應(yīng)當(dāng)建立專門的圖書資料采購監(jiān)督管理機構(gòu)，從圖書館、紀(jì)檢、審計、財務(wù)等部門抽調(diào)人員組成專門的監(jiān)督工作組，機構(gòu)隸屬于上級單位獨立開展工作，其主要職能是審查批準(zhǔn)采購預(yù)算、制定完善采購政策和法規(guī)、監(jiān)督修訂相關(guān)采購制度體系和具體的執(zhí)行情況，同時針對采購政策落實情況開展實施監(jiān)督和檢查。對于圖書資料采購招投標(biāo)活動，監(jiān)督小組應(yīng)該依法實施監(jiān)察。同時，應(yīng)該持續(xù)建設(shè)并不斷健全素質(zhì)高、內(nèi)容廣、規(guī)模大的專家評委數(shù)據(jù)庫，應(yīng)用并參與到圖書資料招標(biāo)采購過程當(dāng)中，保證圖書資料采購的客觀性和科學(xué)性。

3.采購流程的完善和規(guī)范

3.1完善采購計劃

3.1.1年度采購計劃制定

圖書資料年度采購計劃須符合年度經(jīng)費預(yù)算，充分結(jié)合上一年度各種文獻使用的績效評價、本館的館藏發(fā)展規(guī)劃和不同科學(xué)門類設(shè)置情況，明確規(guī)劃各種不同類型文獻的采購數(shù)量和采購經(jīng)費的支出比例，側(cè)重點突出同時需要兼顧到不同門類，確保圖書館館藏資源建設(shè)的穩(wěn)定性和計劃性。

3.1.2成立文獻資源建設(shè)小組

館藏信息是否能夠滿足讀者的需要，與圖書館文獻資源建設(shè)緊密相關(guān)。圖書館應(yīng)該成立專門的文獻資源建設(shè)小組，嚴(yán)格把控圖書資料采購計劃關(guān)，確保年度采購計劃能夠與館藏文獻建設(shè)規(guī)劃工作的實際情況向符合，而且能夠滿足讀者對于文獻資源的需要，最大程度發(fā)揮出文獻采購經(jīng)費的使用效益。

3.1.3采購預(yù)算必須嚴(yán)格執(zhí)行

采購計劃的形成必須以圖書采購預(yù)算為依據(jù)，預(yù)算的確定必須經(jīng)歷多方論證，再確定、批準(zhǔn)后下達執(zhí)行。實際采購工作必須嚴(yán)格按照流入采購預(yù)算的項目執(zhí)行，嚴(yán)謹(jǐn)無預(yù)算采購、嚴(yán)謹(jǐn)隨意追加采購預(yù)算等，確保能夠?qū)⒉少忣A(yù)算和采購計劃認真、嚴(yán)謹(jǐn)執(zhí)行到位。

3.2實施采購操作

圖書資料采購?fù)ǔＳ腥N采購方式。第一，訂單采購。先采集訂單，結(jié)合訂單對讀者進行意見征詢，館員然后進行圈選，在此基礎(chǔ)上進行節(jié)目查重，最終確定具體執(zhí)行訂單向供應(yīng)給上下單。第二，現(xiàn)場采購。依據(jù)采購計劃，由采購人員督促供應(yīng)商進行現(xiàn)場配貨。第三，電子資源采購。電子資源采購方式有其專用流程，數(shù)據(jù)庫開通試用后向讀者征求意見，在此基礎(chǔ)上提出采購方案，最終執(zhí)行采購。叢集鐘愛購房時可以看出，文獻資源采購的重要依據(jù)來自于讀者的意見，滿足讀者的需求可以說是文獻資料采購最重要的目標(biāo)。此外，采購人員專業(yè)性難免存在局限，對于不同門類或者科學(xué)的前沿信息未必能夠做到及時了解，因此應(yīng)當(dāng)充分征求不同專業(yè)人員和讀者意見，才能確保圖書文獻資料的采購質(zhì)量。

3.3嚴(yán)格執(zhí)行驗收程序

3.3.1執(zhí)行驗收程序

圖書資料采購驗收須認真對采購清單進行核對，入保價格、冊數(shù)、書名等一致性，確保不至于出現(xiàn)污損、缺頁和與館藏原則不符合的情況。電子資料需要確保供應(yīng)商能夠提供售后服務(wù)，保證數(shù)據(jù)庫能夠正常使用。

3.3.2撰寫驗收報告

圖書資料采購驗收工作須形成詳盡的驗收報告，針對供應(yīng)商供貨情況開展采購分析，作為年度采購計劃調(diào)整和圖書采購制度管理體系進一步優(yōu)化和完善的重要依據(jù)。

3.4采購績效評估

針對文獻資源購置的質(zhì)量，圖書館應(yīng)該定期開展評價，同時評價文獻資源采購經(jīng)費的使用效率。紙質(zhì)文獻采購的績效評價，可以作為年度圖書購買量占據(jù)初版市場該類圖書的百分比的重要依據(jù)，也就是說要衡量其覆蓋率。制定圖書館藏將設(shè)規(guī)劃經(jīng)費預(yù)算，應(yīng)該充分結(jié)合購入各類圖書市場覆蓋率情況，重點館藏的覆蓋率不能低于90%，同時及時補購那些缺失或者漏買的圖書文獻。

4.強化流程和合同監(jiān)管

針對圖書資料采購流程當(dāng)中的不同環(huán)節(jié)以及涉及其中的管理部門和個人都應(yīng)該進行嚴(yán)格的監(jiān)管，確保采購流程合規(guī)性。對于采購合同的旅行以及采購項目的驗收和售后監(jiān)督工作，須嚴(yán)格以《中華人民共和國政府采購法》為法律依據(jù)，完成整體過程的監(jiān)管。 對于紙本圖書資料，應(yīng)該針對合同中約定的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率、圖書加工程度、圖書質(zhì)量、送貨和驗收等具體的要求進行嚴(yán)格驗收，要求供應(yīng)商嚴(yán)格旅行電子資源的并發(fā)用戶數(shù)、軟件升級維護、使用時間和數(shù)范圍等相關(guān)內(nèi)容。只有確保采購流程的合法性和規(guī)范性，才能全面保障圖書資料采購工作質(zhì)量。

5.提升采購信息透明度

圖書館圖書資料采購信息應(yīng)該通過不同的網(wǎng)絡(luò)和媒體方式進行公示，隨時接受社會各界的監(jiān)督和審查。同時，圖書館應(yīng)該積極應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建設(shè)并完善科學(xué)、合理、有效的采購監(jiān)督管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，持續(xù)完善圖書資料采購監(jiān)管報告制度，確保采購流程的合規(guī)性和透明性，最終保障圖書資料采購監(jiān)管水平。

6.提升采購人員綜合素質(zhì)

相關(guān)部門和圖書館管理單位應(yīng)該不斷強化采購和監(jiān)管人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，確保他們能夠認真執(zhí)行采購政策，確保采購流程的規(guī)范性和透明度，提升自身的監(jiān)管意識、服務(wù)意識和廉潔自律精神，盡可能成長成為復(fù)合型的采購監(jiān)管專家型人才。對于圖書館采購和監(jiān)管人員，須經(jīng)歷崗前培訓(xùn)實行持證上崗，只有接受過系統(tǒng)培訓(xùn)的專業(yè)人員，才能充分結(jié)合理論知識和實際操作，實現(xiàn)圖書資料采購和監(jiān)管充分結(jié)合，持續(xù)提升采購業(yè)務(wù)水平。

結(jié)束語：總而言之，圖書館是公共資源，圖書資料采購也應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮市場主體作用，采取招標(biāo)方式開展采購工作，篩選社會優(yōu)質(zhì)資源。圖書館應(yīng)當(dāng)充分利用市場作用，發(fā)揮圖書資料招標(biāo)采購的特點，有效規(guī)避國家采購資源的浪費，實現(xiàn)陽光化采購和管理過程，保障公共資源效益和價值的最大化。

參考文獻

[1]林體排.關(guān)于圖書采購招標(biāo)的若干思考[J].圖書館理論與實踐，2011

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