淺談互聯網時代下檔案管理工作的創新發展

李洋

摘 要：隨著互聯網技術的不斷發展進步，眾多行業領域中已經廣泛應用了高新技術來協助處理工作。檔案管理工作比較復雜，同樣需要互聯網新興管理技術，進行檔案管理的創新，能夠增加檔案管理工作的效率，促進檔案管理工作更加規范有序。本文簡要分析了互聯網時代背景下檔案管理工作創新與發展的重要性和意義，論述了當前檔案管理工作的基本情況，提出了互聯網時代背景下檔案管理創新發展的幾點措施。

關鍵詞：互聯網時代;高新技術;檔案;管理;創新

隨著科學技術不斷發展，我們的社會已經進入了一個高新技術發展階段，互聯網已經成為社會發展的關鍵推動力。在社會不斷發展的階段中，信息越來越多的推動著社會進入"信息大爆炸"的階段。隨著時代的發展與改革的深化，檔案管理也顯得十分重要，因為檔案是人的社會活動中信息的重要載體，它記載著在過去期間運行留下的痕跡，它可以為今天的人力、物力、財力的管理上助上一臂之力，在激烈的競爭中求得發展與生存。檔案作為信息資料的主要載體，對大量信息記載，成為十分重要的信息資源。深入開發整合檔案信息資源，推動著科學技術不斷發展，加快社會經濟發展起著十分重要的作用。檔案管理工作如何主動響應時代發展的要求，更新檔案管理的內容和范圍，檔案收集的方式和方法，檔案服務的對象和主體。這是我們檔案管理者需要面對和認真思考的問題。

一、檔案管理存在的問題

1.檔案的重要性宣傳不夠到位

首先，檔案管理工作者對檔案的重要性尚未進行廣泛的宣傳。其次，大多數人事檔案管理是并發的，屬于非專業管理。由于受專業和時間的限制，檔案管理工作者無法及時了解檔案管理的新知識和新技術。

2.不夠重視檔案交接手續

大學專業學習檔案管理的人才絕大部分會留在高校任職，而社會企事業單位中大部分檔案管理工作者都不是全職的，這導致了高校內檔案館的檔案管理工作比社會其他企事業單位做得要好，所以在離崗或調動工作時，檔案手續容易出現沒有按程序辦理的問題，導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。因此出現了工作前后交接脫節、檔案管理硬件設施不完善、文件管理工作者培訓不到位等問題。

3.管理能力落后

高校內受過專業教育的檔案學人才實際流向社會工作的為少數。大多數實際工人沒有專業的檔案知識培訓，文件收集的意識薄弱。此外，大多數文件管理工作者兼備了多個職位，并且沒有充分投入到檔案工作中。部分檔案資料不真實準確，檔案資料未及時準確補充，檔案資料無法真實反映人的實際情況，造成檔案不完整。

4.對檔案工作理解錯誤

長期以來，包括一些領導干部在內的不少人對檔案工作存在一些誤解。認為檔案工作不是單位的主要工作，也不能為單位帶來經濟利益，因此只要不泄漏，能應付查檔就行。這表明一些人對檔案工作了解不夠，忽視檔案工作的重要程度，這種輕視檔案工作的思想使檔案工作者無法適應現在的檔案管理需求，從而無法達到嚴謹完成檔案工作的要求。

5.檔案管理手段落后

在許多單位部門中往往存在檔案庫房陳舊，相關設備嚴重匱乏，現有設備老化，更談不上現代化的紅外線監控、濕溫度管控等現代化設備。并且在一些部門中只愿意對其他工作加大投入，而不愿為檔案管理工作添加新設備新員工，以致檔案庫房的設備老化、工作陳腐甚至出現了報廢的情況。而在一些單位部門中甚至未設立專門的檔案管理職務或將檔案庫房直接設置在倉庫中。這樣的檔案管理工作是極為落后的，極易導致檔案信息出現遺失、變質、蟲蛀等情況，檔案信息的丟失是單位中無法彌補的巨大損失。檔案管理工作一直采用手工查找的方式處理檔案工作?，F今已進入互聯網+時代，社會各階層各單位都要順應時代潮流更新自己的設備和手段，以便更好地完成工作。大部分單位已經開始將幾十年前老舊的紙質檔案人工錄入成電子檔案進行存檔，但這只是龐大的檔案管理工作中的一小部分。要將檔案管理工作真正的電子化數據化高效化，還有很多問題需要解決和完善。

二、檔案工作創新需要解決的主要問題

1.要在思想觀念上創新

工作的任何飛躍和創新都必須先于新的創造性思維方式。要充分認識創新是檔案工作發展的動力，在今天的社會中，檔案管理案件發展中的許多問題都沒有現成的答案，沒有經驗可借鑒。只有更新想法，大膽嘗試和勇敢，才可以在探索和發展創新方面取得進步。然而，多年來，許多部門的歸檔工作一直處于被動的狀態。檔案作為一種重要的信息資源，只是在過去的檔案工作中改變了“重新隱藏和輕度使用”的概念，充分認識管理是必要的手段，利用才是真正的目的。要做到這一點，我們必須創新思想，注重強化三種意識。一是要有信息轉化意識。檔案管理就像是一個巨大的信息庫，但各種信息分散在大量單個文件中，只有在需要時，通過組織和標準化信息系統，我們才能更好地發揮檔案信息的作用，反映檔案的信息價值。因此，將檔案的內容轉化為更直接，更適合經濟建設和改革開放的信息，這是檔案部門不可推卸的責任，也是檔案工作關注市場經濟體制而應做到的新目標。二是要有信息推銷意識。檔案是擁有大量的信息和需求市場的，檔案部門應將文件轉換為“可銷售”的信息。要做好調查研究，了解市場，明確市場需求，掌握市場動態，確定檔案現代化轉型的目標和內容。三是增強檔案效率意識。如果要使檔案適應市場經濟的發展要求，就必須使檔案工作更有效地促進經濟建設和改革開放。要改變過去檔案工作中不作為的思路，增強檔案工作的效率。

2.要在檔案管理模式上創新

因為檔案管理其實是比較固定性的工作，所以檔案管理模式多年來沒有太大的改變和創新，有必要簡化檔案部門長期實施的一些繁瑣而嚴格的步驟。檔案工作者應善于思考，動腦筋，并針對工作中發現的問題進行小型開發和小型創新。目前，許多檔案部門已經將管理檔案的計算機應用程序普及，但大多數都限于簡單的各種文件目錄的輸入，輸出或檢索，它們在文件管理的其他方面較少使用。事實上，很多其他的檔案工作都可以通過計算機文件管理軟件來提高工作效率。

3.要在在服務機制和手段上創新

服務機制和手段的創新主要是更新服務理念，創新服務范圍和內容，創新服務方式。要積極進行深入處理，擴大服務內容，改變服務方式，更好地服務于社會和群眾。日常檔案服務僅限于協助單位使用檔案文件，而對如何用本單位的檔案幫助、協助外單位和社會服務方面考慮得較少。這種現象不符合日益增長的工作要求。檔案部門必須由被動、等待服務變為主動的服務，努力將檔案技術現代化、高效率化實現。解決手工操作速度慢、效率低的問題。充分并積極利用網絡技術，數字技術，成像技術等先進技術和手段，提高檔案工作的技術含量和水平。并且有必要充分利用網絡平臺共享檔案信息資源，使服務范圍從“窄”變為“寬”，服務水平由“淺”變為“深”。檔案部門還應擴大服務方式和服務領域，充分發揮檔案的價值，通過將其加工和加工成社會需要的高質量“產品”來更好地完成檔案工作。

4.要充分發揮全職檔案人員創新主體的作用

全職檔案工作者應當重視觀念的更新，培養出色的的業務技能。全職檔案工作者的創新意識、創新精神和創新能力是改變檔案工作情況的關鍵。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這要求從事檔案工作的全職檔案工作者必須具備扎實的業務基礎能力、較強的管理能力以及服務意識。

三、檔案工作創新的意義

1.檔案工作的創新是需要隨著人們檔案意識的增強而建立的，隨著檔案意識的增強人們可以與時俱進的增強檔案資源建設。

首先，隨著社會的進步，人們對案件使用的認識越來越強烈，對檔案內容的要求越來越高。我們不僅需要原始的文書檔案，更需要從原始文書檔案中提取和加工檔案，以及更符合現代互聯網時代而產生的科技檔案、聲像檔案和實物檔案。檔案工作創新要求能夠快速方便地查找與政策、法規、公共福利、服務等相關的檔案文件，這些文件是人們密切關注的并且是已經公開的現行文件。其次，隨著現代管理技術的廣泛使用和電子文件的大規模產生，檔案館不僅要接收和管理紙質檔案，還需要管理新型載體的檔案例如電子檔案。這使檔案部門和檔案管理員的要求變得更高。

2.檔案工作創新是加強檔案業務建設和提升檔案服務機制的需要。

一方面， 在社會各領域中，為了更好地維護自己的權益，檔案部門通過加強業務指導和培訓，以及訪問、觀察和學習活動，以掌握檔案管理的科學方式和具體的業務操作技能。另一方面，檔案業務指導、管理和服務的范圍已從過去的狹窄的范圍擴到了現在較大的范圍，涉及的領域、行業也越來越廣。檔案部門會遇到許多原來沒有碰到過的新問題，并且隨著計算機網絡的發展，原來的規章制度也會有很多不適應，因此檔案工作必須不斷完善、不斷創新。這樣檔案利用者們才能通過網絡查閱等方式利用檔案資料，從而可以減少時間，提高檔案利用效率，過去那些落后的服務方式就會逐漸的被淘汰掉。

3. 檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。

檔案是直接形成的歷史紀錄，在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性。試想，在市場經濟飛速發展，社會物欲膨脹，各種矛盾利益錯綜復雜的今天，擁有保存完整、珍貴無缺的檔案，我們可能就會免受傷害，少走彎路，獲得真諦。檔案是人類傳承優秀文化、借鑒歷史、尋求發展的重要依據，檔案是對過去工作和歷史情況的記錄，是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料，它是我們工作的查考依據，是生產建設的參考資料，是加強管理的必要手段，是科學研究的可靠資源，是宣傳教育的生動素材。小小檔案，大大貢獻，幾頁薄薄的紙片，能為我們實現自己的希望，能為我們證明苦苦追尋的答案，也能為我們省去成千上萬的損失。

四、檔案管理創新的對策

1.提高檔案工作者的整體素質和創新意識

現代社會檔案工作隊伍迫切需大量的高素質人才，為互聯網技術的普及奠定人才基礎。為了擴大檔案工作隊伍，首先，為了提高檔案工作者的整體素質，人員素質的提高，管理能力才會加強，這是眾所周知的。檔案部門要在提高崗位工作要求的同時，兼顧工作人員的個人能力狀況，把提高檔案工作的個人素質與業務水平做為首要事務來進行。要給所有的檔案工作人員創造受教育的機會，要廣泛開辟包括業務進修、知識更新、擴展視野等的平臺，為檔案人員自身價值的體現創造均衡、全面發展的機會，充分發揮每一個檔案人員的智慧和創造力。特別是在科學技術飛速發展的今天，要緩解高新技術給檔案人員帶來的壓力，只有讓他們不斷學習新技術、新知識。只有重視加強檔案人員的職業技術教育和業務培訓，提高個人的業務水平和綜合素質，才能消除檔案人員在工作中的力不從心感覺?；ヂ摼W時代檔案工作的創新需要高素質的創新人才作為推動力，只有不斷提高檔案工作者的綜合素質，才能為檔案工作的創新奠定基礎;其次，為了提高檔案工作者的創新意識，檔案工作者必須要改變他們的工作理念，傳統的檔案工作既復雜又繁瑣，利用互聯網信息時代的創新思維思考檔案工作中的各種問題，即利用創新思路處理當前的檔案工作。這是當前檔案工作者應具備的基本素質和觀念;最后，提高檔案工作者的準入門檻，招募一些對檔案工作有飽滿熱情，熟悉互聯網時代經營規則的優秀人才作為當下檔案工作的主力工作者，并且對傳統的檔案工作者進行定期的互聯網知識培訓，培養基本的互聯網知識意識，為互聯網時代檔案工作的未來發展做出貢獻。

2.通過互聯網完善并改進單位檔案信息資源共享平臺

互聯網時代中檔案工作創新最重要的一點，是技術必須與創新思想同步發展，而為了使檔案工作的創新發展的更快，我們需要不斷完善現有的檔案工作互聯網資源共享平臺，通過積極更新和維護，達到當天的信息更新的最大化。此外，我們需要定期的在互聯網平臺上對我們的檔案信息資源進行不斷的殺毒以及修復，避免惡性的互聯網病毒入侵我們的檔案工作系統造成大量的檔案信息流失從而對我們的檔案工作造成巨大損失。最后，我們需要不斷提高檔案資源共享平臺的水平，有必要通過提高互聯網技術在檔案信息工作中的應用來及時的發現問題，并有效的解決問題，如此才能為檔案工作創新發展的順利開展提供充足的條件。

3.吸收并借鑒國內外檔案工作的先進經驗

互聯網時代下，我國的檔案工作的創新還處于起步階段，各項技術條件尚不成熟，這就需要不斷從國外數字化檔案工作改革過程中吸收國內外先進的檔案管理經驗，研究國外檔案改革發現的問題，從他們的解決方案中學習，從而為我國互聯網時代下的檔案工作的順利開展提供充分條件。

五、總結

檔案是現代人類的社會生活中非常重要的一環，是從古至今中國社會就一直以各種形式存在的，是我們進行社會生活的必要物件，上學、工作，在我們的日常生活中它處處存在。互聯網時代的到來，使我們的生活有了極大的改變，同樣，檔案在這個時代變遷潮流中也應當隨之改變，因此檔案管理工作應隨著互聯網時代的發展而創新，不斷完善原有的檔案管理，并且升級。

互聯網時代下檔案工作的創新是符合現代社會發展趨勢的的重要舉措，是檔案工作上升到一個新階段的關鍵時期，而在整個現代社會的發展過程中，企業已經開始從單一的競爭發展階段到雙贏的全方位競爭合作階段，因此可以看出，互聯網時代下檔案工作創新，檔案管理手段現代化創新化是十分重要的?；ヂ摼W時代的檔案管理模式要求各單位與其他單位在互聯網上共享自己的檔案信息，找到能夠達到雙贏的立足點，才能夠不斷推動整體的創新和發展。

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