加強高校教學檔案管理的策略探析

王爽

摘 要：高校教學檔案管理既關系到高校學生的教育水平，同時影響著高校的自身發展。在大數據時代下，高校教學檔案管理存在檔案管理落后、檔案管理重視度不高等問題，為此需要更新傳統教學檔案管理工作模式與理念，采取有效的方法加以解決。基于此，本文著重分析大數據時代下高校教學檔案管理的變化，分析高校教學檔案管理存在的問題，提出加強高校教學檔案管理的策略。

關鍵詞：高校;教學檔案;檔案管理

教學檔案是高校在教學活動中形成的具有價值的材料，更是高校教育教學過程的真實記錄，對高校未來發展、辦學規模的拓展、教育教學質量的提升具有促進意義。高校教學檔案作為重要的教育教學資源，不僅是開展教育教學的基礎，也是評估高校教育教學質量的依據。然而，隨著網絡信息量的不斷增多，數據信息的種類與數量也在不斷拓展。由此，大數據時代已經來臨。在大數據時代下，對高校教學檔案管理形成一定的沖擊。因此，高校教學檔案管理應與時俱進，迎合挑戰，找尋當前存在的問題，采取有效措施加強教學檔案管理質量，進而促進高校走可持續發展道路。

一、大數據時代下高校教學檔案管理的變化

1.高校教學檔案管理量的變化

高校教學檔案管理具有檔案的一般屬性，具有原始性、全面性、真實性特點。因而，高校教學檔案是其他文字材料無法替代的重要憑證。一方面，深入挖掘教學檔案中的信息，能夠從判斷中總結出符合國家政策的高校未來發展方向。另一方面，通過對大量教學檔案的分析，能夠找出符合學生發展需要的教學方向，進而使高校教育教學更好的滿足學生發展需要。而在大數據背景下，高校教學檔案管理管理人員不用將精力花費在尋找教學檔案中，而多更的關注于找尋數據相關的信息，以此信息與高校教學檔案相融合，通過思維活動進行判斷，進而明確高校教育教學未來發展形式。這一形式的變革是高校教學檔案管理從量變轉化到質變。

2.高校教學檔案管理模式的變化

大數據時代對傳統教學檔案管理形成一定的沖擊，也帶來一定的挑戰。在大數據背景下，生成較多的信息數據，傳統教學檔案數據形式不能夠滿足當前高校發展形式。而大數據能夠為高校提供多元化的數據，為高校數據分析提供保障。在學生檔案管理方面，借助大數據信息量大的特點，將所有學生信息都歸納到檔案庫中，便于檔案管理人員找尋數據，節省檔案管理人員工作時間，并且提升工作效率。大數據能夠為高校教學檔案管理提供強大的存儲空間，能將高校教育教學資料、學生管理資料、教師資料等都歸納到數據庫中。而高校有效的運用大數據技術管理教學檔案，也是高校現代化發展的需要。

二、高校教學檔案管理存在的問題

1.教學檔案管理落后

信息技術的發展，為高校教學檔案管理質量的提升提供了契機。在此背景下，許多高校都能夠與時俱進，配備了信息化管理軟硬件設備，滿足高校教學檔案信息化管理需要。與此同時，數字傳播方式生成與電子載體的大量運用，促進高校教學紙質檔案管理向數字化、信息化、智能化轉變。然而，遺憾的是高校檔案管理仍處于落后形式。一些高校教學檔案管理庫構建還處于初級階段，并沒有實現教學檔案系統化管理模式。究其原因，是高校專業化教學檔案管理人才缺乏。

2.教學檔案管理資源開放利用滯后

在高校以往教學檔案管理中，開展紙質教學檔案管理模式，這種管理模式較為落后，主要是通過手工操作完成檔案管理。因而，高校教學檔案管理工作只是為高校提供證明或者是查閱檔案，并且檔案管理人員將過多的精力都放在查閱檔案中，使教學檔案管理人員工作效率不高。而這種教學檔案管理模式不能夠滿足高校未來發展需要。新時代下，要求教學檔案管理人員不僅要為高校未來發展提供數據支撐，還應該具備分析、處理、整合教學檔案能力，借助大數據獲取有價值的信息。而高校教學檔案管理人員由于長期處于紙質檔案管理模式，在工作方式與觀念上會沒有全面轉變過來，導致高校教學檔案管理資源的開發與運用滯后，影響到高校未來發展形式。

三、加強高校教學檔案管理的策略

1.構建數字化教學檔案管理模式

教學檔案管理是一所高校的發展史，高校在發展過程中，會形成較多的教育教學資源。而這些教學資源在以往都是運用紙質形式保管，不僅管理模式落后，而且耗費人力與時間，使高校教學檔案管理底下。因此，高校應與時俱進，構建數學化檔案管理模式。組織高校教學檔案管理人員整合檔案，將一些重要的檔案率先進行數字化管理模式，之后在依次保存教學檔案。實現數學化教學檔案管理模式，一方面，能夠更好的保護好檔案，另一方面，增強高校教學檔案管理人員工作效率，使管理人員在短時間內找到想要的檔案，節省時間與人力，進而提升高校教學檔案管理服務質量。同時，加強高校教學檔案監督與指導管理模式，高校應對高校教學檔案管理進行全面監督，并且對檔案管理人員進行定期考核，增強指導，提升檔案管理科學性、針對性。

2.加強教學檔案管理標準化

新時代下，加強高校教學檔案管理的標準化、規范化，不僅為高校教學檔案信息化、數字化管理模式提供保障，還能為高校教學檔案網絡化管理模式提供便利性。據調查而知，我國高校教學檔案管理工作起步較晚，并不具備系統化的高校教學檔案管理工作制度與準則，同時一些院校在設備上并沒有配備齊全，導致高校教學檔案管理工作難度較大，且這種檔案管理模式也不能夠滿足學生信息化管理需要。因此，高校應加強教學檔案管理標準化與規范化，制度系統化的高校教學檔案管理體系與制度，進而為提升高校教學檔案管理水平奠定基礎。在檔案管理制度構建中，應根據我國相關的法律規范，立足于高校當前、未來發展形式，實現制度構建的權威性、可行性。大家知道，在高校教育教學發展歷程中，會形成大量的數據信息，以往管理模式都是紙質形式，單騎并不能夠更好地管理好這些數據。而實現高校教學檔案數字化，檔案管理人員不僅能良好的保護這些紙質資料，還可以將原始數據進行整合，并借助大數據獲取更多的數據信息，增強檔案管理人員工作效率與成效。此外，在高校電子教學檔案管理形成之前，工作人員應做好紙質檔案的保護工作，延遲紙質檔案生命周期，進而為實現高校教學檔案數學化、信息化管理模式打下良好基礎。

3.樹立“人才興檔”思想

教學檔案工作者、管理者是高校教學檔案管理工作順利開展的保障。對于高校而言，應不斷的提升檔案管理人員與工作者綜合素養與專業化檔案管理能力，為他們提供學習平臺，構建一支優秀的高校教學檔案管理隊伍，增強檔案管理人員專業化素養，使其更好的為高校教育教學發展服務。首先，高校應加強宣傳力度，增強教育工作者對教學檔案管理的重視度，為檔案管理人員樹立良好的服務意識與管理意識，不斷提升他們思想政治素養與檔案管理專業化水平;其次，加強培訓工作，根據當前高校教學檔案管理需要，設置教學檔案管理培訓方案，使檔案管理人員通過培訓增強他們計算機運用能力、檔案信息獲取以及分析能力，使其更好的運用大數據技術獲取檔案數據信息，為高校發展提供數據支撐;第三，要積極聘請高素養、專業化人才擔任高校教學檔案管理人員，努力構建一支優秀的高校教學檔案管理團隊，進而提升高校教學檔案管理水平。

4.提升高校教學檔案管理與運用水平

高校針對電子檔案管理模式，所占用的空間比重形式，應根據國家相關規定，制度電子檔案管理制度，對高校教學電子檔案進行統一管理，確保檔案真實性、完整性、安全性、有效性，構建電子檔案檢驗、接受、鑒定、運用、保管等制度，以此增強高校教學檔案管理資源的運用能力，進而實現高校教學檔案管理的規范性。同時，根據有標準、有計劃的思路，制度高校教學檔案管理發展規劃，使高校教學檔案信息化管理有計劃的實行，促進網絡數據信息的進一步運用，進而滿足高校教學檔案管理發展需要。

四、結語

教學檔案是高校在教學活動中形成的具有很高價值的材料，既關系到高校學生的教育水平，也影響著高校自身的發展。故而，高校理應加強教學檔案管理，具體而言，要通過構建數字化教學檔案管理模式、加強教學檔案管理標準化、樹立“人才興檔”思想等措施，進一步提升高校教學檔案管理與運用水平，促進高校教學檔案系統化管理、智能化管理、科學化管理，全面推進高校教育教學的長遠發展。

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