關于人力資源和社會保障部門檔案管理新方法的探討

賈延紅

摘 要：信息化時代背景下，人力資源的開發和流動，社會保障工作的多方位和全覆蓋，是人社部門檔案管理工作的責任所在，也是重點和難點所在。因此，人力資源和社會保障部門要肩負起社會的重任，提高人力資源和社會保障檔案管理水平，以便促進社會健康發展。本文分析在信息化時代下人力資源和社會保障檔案管理工作中存在的問題，并探索有針對性的解決方法和建議，以期為人力資源和社會保障的檔案管理工作提供發展新思路。

關鍵詞：檔案管理;人力資源;社會保障;新方法

引言

近年來，人社部門負擔著保障民生、服務社會的工作使命。人社工作衍生出人力資源檔案和社會保障檔案的管理工作。隨著社會發展，人力資源和社會保障管理檔案的數量和詳細程度都有所增加，要求人社部門需要結合先進的信息技術，創新人社檔案管理方法，完善人社檔案管理制度，提高人社檔案管理水平，進而更好地服務群眾，保障社會發展。

一、人力資源和社會保障部門檔案管理工作的重要性

人社檔案管理工作對社會與群眾都具有重要價值。宏觀上看：為人力資源的開發利用和跨地區跨行業流動服務，為社會發展提供五個險種多方位和全覆蓋的保障，是人社部門檔案管理工作的重點。微觀上看：人社檔案幾乎涵蓋了個體的一生，社會保障檔案記錄了一個人的生老病死的人生歷程，人力資源檔案記載了一個人的學習、求職和工作經歷。在社會快速發展的時代背景下，我國逐漸開展檔案管理信息化工作，以此提高檔案管理工作效率，“互聯網+檔案管理”戰略的實施應運而生。對于人社部門來說，如何適應時代要求做好檔案管理工作，是一項復雜而艱巨的任務。

二、人力資源和社會保障部門檔案管理工作中存在的問題

1.對人社檔案管理的重要性認識不足

人社部門檔案管理，不論是對于整個社會發展，還是對于個人來說，都具有非常重要的作用，這點是毋庸置疑的。近年，有些地區雖然對檔案管理工作的重要性有一些認識，但還是遠遠不夠，個別地區甚至還停留在保存紙質檔案的初步認知階段。有些地區領導不重視，資金和人員投入就少，工作卻日益繁重，這就使得檔案管理工作捉襟見肘。通常情況下，檔案管理人員主要負責管理紙質與電子檔案。為了確保每個人檔案記錄內容的真實性與有效性，檔案管理人員需要一遍一遍的檢查記錄的內容。假如這種對檔案工作不重視的風氣上行下效，基層一線的檔案管理人員也對檔案工作重要性的認識不足，再加上檔案管理工作內容相對繁瑣和枯燥，就難免會因為工作不認真負責而造成失誤，那就會大大降低服務水平，社會影響也很惡劣。

2.檔案管理制度體系的不健全

人力資源和社會保障檔案的管理，往往會涉及到多個領域和多個地區。目前不少地區的人社檔案管理，是檔案隨人走隨事走。人力資源檔案隨人走，人到哪，檔案轉到哪。社會保險檔案根據工作單位參保所在地不同而進行轉入或轉出，時間空間跨度都很大。雖然這種方式確保了人社檔案的流動性和靈活性，但是由于不同地區部門之間缺乏溝通與協作，也容易造成檔案管理工作缺乏統一性規定和整體性調度。此外，這種檔案管理方式，容易將個人的不同檔案進行分別管理，當個人要求進行檔案調用時，不僅增加了檔案管理人員的工作量，也造成了社會保障管理方面的一些問題。在實際的管理過程中，某些地區的檔案管理工作缺乏良好的硬件條件支持，還由于人力投入的不足或對檔案管理缺乏重視，造成檔案保存失誤或檔案丟失的狀況。在這種情況下，人社檔案管理部門的工作難度逐漸加大。

3.檔案管理的軟件和硬件設備的相對缺乏

工欲善其事必先利其器。隨著社會發展以及科學技術水平的提升，良好的軟硬件設施成為人社部門檔案工作順利開展的前提條件。人力資源和社會保障部門主要負責搜集、保存、調用人力資源和社會保障檔案。如果能夠采用信息技術手段提高檔案查閱調取的工作效率，就能大大節約時間。有些地區的人力資源和社會保障部門的信息系統和硬件設備更新的速度相對較慢，不利于提高檔案管理的工作效率以及檔案管理水平。一方面，人力資源和社會保障部門需要搜集本地以及外來人員的信息資料，保證自身能夠充分掌握本地的人才結構;另一方面，由于每個人的就業和社保信息資料并不是一成不變的，人社檔案管理部門就需要不斷地補充完善資料。比如，人員的就失業狀態的變動和社保類型、金額、參保年份的變動等等。如果檔案管理人員想要做好這些工作，就需要投入大量的時間與精力。同時人力資源和社會保障部門需要為其工作提供一定的資金支持。現在是信息化社會，信息更新速度加快，如果不能掌握科學有效的檔案管理方法，很難高效率地管理好人社檔案。

三、解決人力資源和社會保障部門檔案管理問題的辦法及措施

1.實施建立健全的人社檔案管理制度

由于尚未形成完善人社檔案管理制度，制約了檔案管理工作的進一步開展。因此，人力資源和社會保障部門有必要根據當前現狀以及專家、工作人員的建議，構建完善的人社檔案管理制度。具體如下，第一，確定管理流程。人社檔案管理部門需要搜集當下的管理問題，以此制定科學的管理流程，確保工作人員管理工作的有序進行;第二，建立獎懲機制。為了保證工作人員積極地開展工作，檔案管理需要建立獎懲機制。比如，機構通過工作人員完成工作的質量、公眾對其的服務評價、工作態度等等評定其工作整體水平，進而做出獎勵或者懲罰;第三，更新檔案管理制度。由于社會不斷地發生變化，人社部門的檔案管理工作方法也要完善。因此，人社檔案管理部門需要根據實際，掌握檔案管理技術、制定檔案管理方法等等，更新管理制度，更好地適應社會發展。所以，人力資源和社會保障部門要以發展的眼光看待人社檔案管理工作，不斷完善制度，提高檔案管理質量。

2.提高人社檔案管理人員的素質

人社檔案管理人員素質關系著檔案管理質量。因此，人力資源和社會保障部門需要培養工作人員專業素養，提高工作人員檔案處理水平。第一，加大培訓力度。在現代社會下，我國互聯網與信息技術水平逐漸提高。基于此，部分人社檔案管理部門更換了檔案管理信息設備。然而，有的檔案管理人員的計算機操作水平并不高，阻礙了信息化工作活動的推進。因此，人社檔案管理部門需要提高培訓力度，幫助工作人員學習信息化操作性知識，并提高他們實踐操作處理檔案信息系統的能力。為了督促工作人員學習知識，積極參與培訓，人社檔案管理部門需要定期考核員工學習水平，以此強化培訓效果。第二，創建良好地檔案管理工作氛圍。比如，人社檔案管理部門可以在辦公室張貼一些關于管理檔案的方法的標語，潛移默化地影響他們的思想意識。第三，組織學習活動。人力資源和社會保障部門應該加強交流和學習。如果其他的檔案機構的管理水平相對較高，就可以組織自身的檔案管理工作人員的學習經驗。第四，開展檔案管理知識競賽活動。人社檔案管理部門可以通過舉辦競賽活動，激發工作人員學習檔案管理知識的欲望。第五，利用微信等現在常用的媒介，提高檔案管理宣傳力度。隨著社會發展，大部分檔案管理人員的手機上都下載了微信。微信公眾號成為了時下流行推送信息的載體。基于此，人社檔案管理部門相關人員可以在微信公眾號上撰寫關于檔案管理的文章，以便工作人員隨時觀看，同時也方便交流。

3.人社檔案管理的信息化建設

傳統的檔案管理方法的封閉性較高。比如，檔案管理人員無法全面及時地獲取人力資源信息和社會保障各險種的參保繳費信息，造成檔案管理人員的工作效率相對較低。為了適應時代和群眾需要，人力資源和社會保障部門不應固守于傳統的檔案管理方法，而是著眼于當代的檔案管理模式。伴隨著社會發展，人社檔案管理部門需要做好檔案管理的信息化建設工作。這樣，不僅可以節約人力、物力、財力等成本，而且能夠提高檔案服務水平。人社檔案管理部門需要應用信息技術，更好地規范檔案管理流程，保證工作人員工作質量。具體如下，首先，人社部門需要根據當地檔案管理發展水平，制定信息化檔案管理標準。其次，人社部門根據需要，分配各業務科室進行檔案信息化管理的工作任務，以此提高工作效率。再次，爭取各地區之間充分進行人社檔案的資源共享，加強各地區、各險種之間的溝通與交流，以此確保檔案的完善和科學化管理。最后，需要加大力量研發一個統一的人社檔案系統平臺，人力資源檔案與社保檔案加強信息融合，避免冗余重復，確保檔案信息的詳實安全和查詢使用的方便高效。總而言之，人力資源和社會保障部門需要加快檔案的信息化進程，提升檔案管理的智慧化與科技化。

綜上所述，在信息化時代下，我國社會飛速發展。人社檔案伴隨每個人一生，記錄了個體的生老病死，見證了求學、工作經歷，任務艱巨，舉足輕重。為充分發揮人社檔案的社會服務職能，需要進一步提升人社檔案管理水平，完善檔案管理制度，更新檔案管理硬件和軟件設施，培養檔案管理人才。總而言之，人力資源和社會保障部門需要以發展的眼光看待檔案管理工作，不斷探索新方法，才能確保檔案管理工作的科學性和先進性。

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