大愛(ài)無(wú)疆共建家園 兢兢業(yè)業(yè)不負(fù)使命

徐欣

摘 要：汶川之痛，隨著時(shí)間的流逝，慢慢將很多人心頭的那道傷口愈合撫平。2008年地震過(guò)后，政府實(shí)施科學(xué)重建，一座座新建筑拔地而起，一個(gè)個(gè)新家園的竣工落成，讓災(zāi)區(qū)人民搬進(jìn)了新家園也開始新的生活。大愛(ài)無(wú)疆，共建家園，集團(tuán)成為災(zāi)后重建單位之一，在成都市市委、市政府的指示下，集團(tuán)保質(zhì)保量的在規(guī)定時(shí)間完成了全部災(zāi)后重建工作，但集團(tuán)災(zāi)后重建工程項(xiàng)目檔案工作直至災(zāi)后兩年多才真正告一段落。

關(guān)鍵詞：災(zāi)后重建;檔案管理;文件歸檔

一項(xiàng)重任，檔案管理創(chuàng)新思路

2008年5月12日14時(shí)28分04秒，四川汶川、北川，8級(jí)強(qiáng)震猝然襲來(lái)，大地顫抖，山河移位，大量房屋校舍被毀。

災(zāi)情發(fā)生后，集團(tuán)負(fù)責(zé)彭州、崇州、都江堰、邛崍、大邑等九個(gè)區(qū)（市）縣152所中小學(xué)、60所衛(wèi)生院、94所派出所的災(zāi)后重建工作。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)災(zāi)后重建工作高度重視并做了重要部署，同時(shí)強(qiáng)調(diào)檔案工作是重中之重。集團(tuán)檔案室針對(duì)災(zāi)后重建項(xiàng)目時(shí)間緊任務(wù)重的情況進(jìn)行了積極的創(chuàng)新探索，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)反復(fù)開會(huì)研究、討論，最終提出了“提前介入”的災(zāi)后重建項(xiàng)目檔案管理思路。在災(zāi)后重建檔案管理工作中，采用“分階段把關(guān)、全過(guò)程管理”的檔案工作形式，將檔案服務(wù)工作提前到工程開工前。同時(shí)檔案室多次與項(xiàng)目部召開專題會(huì)議，根據(jù)以往檔案工作管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合災(zāi)后重建項(xiàng)目繁多、時(shí)間緊迫的特殊情況，最終提出對(duì)項(xiàng)目檔案管理制度進(jìn)行細(xì)化，分階段（簽訂合同的階段、開工前的階段、建設(shè)過(guò)程階段、移交階段、尾款結(jié)算階段）參與檔案工作指導(dǎo)的總體思想，并在短時(shí)間內(nèi)組織檔案人員編制了《項(xiàng)目檔案工作實(shí)施細(xì)則》及《項(xiàng)目檔案管理手冊(cè)》，通過(guò)細(xì)化歸檔職責(zé)、明確項(xiàng)目文件歸檔范圍、歸檔數(shù)量、歸檔時(shí)間以及歸檔質(zhì)量等具體要求，規(guī)范災(zāi)后重建項(xiàng)目文件材料移交標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行工程檔案精細(xì)化管理，為檔案驗(yàn)收打好基礎(chǔ)。

一項(xiàng)工作能夠順利開展得益于與之相適應(yīng)、合理有序的管理制度。在科學(xué)周密的檔案管理制度下，公司檔案工作在簽訂合同的階段、開工前的階段、建設(shè)過(guò)程階段、移交階段、尾款結(jié)算階段把關(guān)，狠抓檔案的收集、整理、歸檔全過(guò)程和細(xì)節(jié)控制。

一是在簽訂合同階段，檔案室配合合同部，在設(shè)計(jì)、施工等參建單位的合同中明確工程檔案的質(zhì)量、數(shù)量、移交時(shí)間、移交內(nèi)容、組卷要求、聲像資料制作要求等事項(xiàng);工程開工前，配合項(xiàng)目部參加開工見(jiàn)面會(huì)議、開展工程項(xiàng)目檔案培訓(xùn)會(huì)，強(qiáng)調(diào)災(zāi)后重建項(xiàng)目檔案的重要性，確定災(zāi)后重建項(xiàng)目檔案工作的整編標(biāo)準(zhǔn)，明確各參建單位的歸檔職責(zé);二是在基礎(chǔ)驗(yàn)收階段、主體封頂階段、竣工驗(yàn)收階段，檔案人員到項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料（包括圖紙、聲像材料）進(jìn)行同步檢查和驗(yàn)收。集團(tuán)項(xiàng)目部工程技術(shù)人員對(duì)文件材料的真實(shí)性、完整性進(jìn)行審核，檔案人員對(duì)文件材料是否符合歸檔要求進(jìn)行檢查。工程文件檢查不合格，檔案人員會(huì)提出書面整改意見(jiàn)，項(xiàng)目部工程技術(shù)人員督促其整改。三是在工程文件材料移交階段，嚴(yán)格按照集團(tuán)移交、審核流程辦理：第一步，施工單位按照集團(tuán)災(zāi)后重建項(xiàng)目檔案管理要求將應(yīng)歸檔的文件材料（包括圖紙、聲像材料）進(jìn)行整理、組卷、裝盒，并審核其是否齊全完整、真實(shí)有效。審查合格后將所有文件材料移交給監(jiān)理單位。第二步，監(jiān)理單位按照集團(tuán)災(zāi)后重建項(xiàng)目檔案管理要求將監(jiān)理資料整理、組卷、裝盒，并審核其是否齊全完整、真實(shí)有效。同時(shí)審查施工單位移交的文件材料的齊全完整性。審查合格后將所有文件材料移交給監(jiān)管單位。第三步，建管單位按照集團(tuán)災(zāi)后重建項(xiàng)目檔案管理要求將建管資料整理、組卷、裝盒，并審核其是否齊全完整、真實(shí)有效。同時(shí)審查施工單位的文件材料、監(jiān)理單位的文件材料是否完整、準(zhǔn)確。審查合格后將所有文件材料移交給集團(tuán)項(xiàng)目部。第四步，項(xiàng)目部負(fù)責(zé)審核工程建設(shè)中產(chǎn)生的所有文件材料是否齊全完整、真實(shí)有效，是否能夠準(zhǔn)確反映本工程建設(shè)的實(shí)際情況。審查合格后將所有文件材料移交給集團(tuán)檔案室。第五步，集團(tuán)檔案人員根據(jù)各單位或部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽署的《檔案審查驗(yàn)收意見(jiàn)表》和《移交清單》接收并審查該項(xiàng)目所有文件材料。第六步，該項(xiàng)目所有文件材料移交齊全并審查合格后，集團(tuán)項(xiàng)目部憑檔案部門負(fù)責(zé)人簽署《移交清單》才能為參建單位申請(qǐng)支付工程結(jié)算尾款。集團(tuán)檔案工作“提前介入、分階段把關(guān)、全過(guò)程管理”的模式確保災(zāi)后重建工程檔案的順利移交。

一股毅力 ，檔案員工日夜奮戰(zhàn)

在整個(gè)災(zāi)后重建施工過(guò)程中，檔案室人員密切配合項(xiàng)目部參加開工見(jiàn)面會(huì)議，在都江堰、崇州、彭州、大邑、邛崍陸續(xù)舉辦了工程檔案培訓(xùn)，同時(shí)將《項(xiàng)目檔案管理手冊(cè)》及時(shí)發(fā)放給各參建單位。在工程基礎(chǔ)驗(yàn)收、主體封頂、竣工驗(yàn)收階段，檔案室工作人員分三組對(duì)九個(gè)片區(qū)應(yīng)歸檔的工程資料進(jìn)行同步檢查驗(yàn)收。冬去春來(lái)，檔案室工作人員到正在建設(shè)的學(xué)校、衛(wèi)生院、派出所進(jìn)行檔案工作指導(dǎo)四百多次，檢查檔案三萬(wàn)多卷，報(bào)送整改通知單六百多份，為該項(xiàng)目大量文件材料的歸檔工作打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2009年9月，集團(tuán)承建的重災(zāi)區(qū)128所學(xué)校全面建成并投入使用，緊接著次重災(zāi)區(qū)學(xué)校、衛(wèi)生院、派出所也陸續(xù)竣工。工程竣工后，大量竣工檔案、結(jié)算檔案移交到檔案室，堆積如山，漸漸埋沒(méi)了檔案人員的身影。每到年底是施工單位結(jié)算付款的時(shí)間，檔案室工作人員連續(xù)加班數(shù)十日審核移交的檔案。雖然工作量大，時(shí)間緊，檔案室工作人員仍然一絲不茍，認(rèn)真查看每一卷檔案每一頁(yè)內(nèi)容，檔案案卷最厚的有三百多頁(yè)，最薄的也有三十頁(yè)。工作人員的手套都被磨破了，手指常常被紙張劃傷，結(jié)疤后又劃傷，慢慢長(zhǎng)出厚厚的繭子，即便如此大家仍然全神貫注不放下手頭工作。對(duì)于不合格的檔案，檔案人員耐心講解，親身示范。參建單位在移交檔案過(guò)程中遇到困難或特殊情況，檔案人員積極研究討論對(duì)策，努力協(xié)助集團(tuán)項(xiàng)目部、參建單位做好災(zāi)后重建項(xiàng)目檔案的收集工作。在新模式的助力下，災(zāi)后重建項(xiàng)目檔案質(zhì)量和移交速度得到了很大的提高，檔案審核工作也順利完成。據(jù)悉，災(zāi)后重建項(xiàng)目共移交檔案14935卷，光盤1224張。檔案審核只是檔案后期工作的第一步，接下來(lái)是大量檔案的整編、錄入和入庫(kù)工作。

一本規(guī)范的、標(biāo)準(zhǔn)的、符合國(guó)家要求的案卷，需要填寫檔號(hào)、制作卷內(nèi)目錄和備考表、裝盒寫脊背、也要在檔案信息管理系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)、上傳光盤內(nèi)容，同時(shí)必須做到案卷實(shí)物與檔案信息管理系統(tǒng)內(nèi)容完全一一對(duì)應(yīng)。工作內(nèi)容雖然簡(jiǎn)單，但是需要檔案工作人員細(xì)心、耐心，是個(gè)慢工出細(xì)活的繁瑣工作。為了讓重災(zāi)區(qū)中小學(xué)災(zāi)后重建項(xiàng)目檔案盡快入庫(kù)方便查閱利用，同時(shí)迎接省檔案驗(yàn)收小組專項(xiàng)驗(yàn)收，檔案室老員工帶新員工，連續(xù)加班奮戰(zhàn)一個(gè)多月，寒冬天早晨七點(diǎn)半，天剛蒙蒙亮就到公司，晚上工作到天黑九點(diǎn)過(guò)才離開，甚至在午休的時(shí)間，也在討論接下來(lái)怎么樣把工作做得更快更好，商量?jī)蓚€(gè)人怎么樣配合才能提高效率。大家相互調(diào)侃說(shuō)是過(guò)著“暗無(wú)天日”的日子，卻也是充實(shí)、快樂(lè)的日子。

在這次繁重的工作任務(wù)中，檔案室不僅涌現(xiàn)出先進(jìn)的人物，全體檔案室員工之間的互幫互助、齊心協(xié)力的精神也令人感動(dòng)。檔案室負(fù)責(zé)其他項(xiàng)目的檔案人員在忙完自己的工作后，主動(dòng)幫助災(zāi)后重建項(xiàng)目完成檔案整編工作，大家分工合作，形成一條流水線，比如：有的掛接光盤，有的編制光盤檔案卡片，有的將所有整編好的檔案要按順序排列好，有的按照10卷一摞將整編好的檔案捆綁在一起，這樣提高了提高工作效率，也為檔案運(yùn)送到庫(kù)房做好準(zhǔn)備。

幾千盒整編完成的案卷需要入庫(kù)排架，這也不是一件容易事，既耗費(fèi)腦力也考驗(yàn)體力。一方面要科學(xué)合理排架，計(jì)算預(yù)留空間，達(dá)到密集架利用最大化，并且便于查找;另一方面沉重的案卷上架下架需要消耗大量體力。庫(kù)房管理員帶領(lǐng)檔案室所有男員工在短短三天時(shí)間里在檔案室辦公樓到檔案庫(kù)房短短千余米的路上他們來(lái)回了數(shù)百次保質(zhì)保量的完成了任務(wù)。有檔案人員還因此光榮負(fù)傷。看著檔案庫(kù)房里一排排整齊、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的案卷，檔案人員由衷的感到自豪和驕傲，每卷檔案上都有檔案人員的辛勤付出和無(wú)私奉獻(xiàn)。

在災(zāi)后重建項(xiàng)目檔案工作中檔案人員也發(fā)現(xiàn)了不足之處，如因?qū)ㄔO(shè)工程不夠了解，導(dǎo)致對(duì)一些工程文件是否歸檔模棱兩可;檔案信息管理系統(tǒng)的不夠完善，板塊設(shè)計(jì)不夠靈活，不夠智能;檔案脊背的打印、剪裁和粘貼要耗費(fèi)很多時(shí)間;工程照片檔案的整編;平時(shí)忙著工作，學(xué)習(xí)的時(shí)間較少，有時(shí)會(huì)覺(jué)得書到用時(shí)方恨少;檔案人員整天坐著辦公缺乏鍛煉，在做搬運(yùn)檔案的時(shí)候容易受傷等等。

一種態(tài)度? ?檔案成果收獲完美

檔案室如同一個(gè)大家庭，相互幫助、相互鼓勵(lì)、共同進(jìn)退，為做好災(zāi)后重建項(xiàng)目的檔案工作一直齊心協(xié)力，奮勇拼搏。“隨風(fēng)潛入夜，潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲”，這是檔案工作者的真實(shí)寫照。一個(gè)潛字，形象地表現(xiàn)著檔案工作的特殊性和檔案人員的工作態(tài)度。沒(méi)有熱烈的掌聲，沒(méi)有羨慕的眼光，不管是深入一線辛勤指導(dǎo)檔案工作，還是在工程完工后積極收集整理各類文件，還是在審計(jì)時(shí)密切配合相關(guān)查檔工作，檔案人員始終保持兢兢業(yè)業(yè)，以嚴(yán)格、認(rèn)真、低調(diào)的態(tài)度做好每一件事。

寶劍鋒從磨礪出，梅花香自苦寒來(lái)。2012年11月檔案室接受了由省檔案組織的省級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目“成都市重災(zāi)區(qū)中小學(xué)災(zāi)后重建項(xiàng)目”竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。由于公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理、案卷質(zhì)量?jī)?yōu)秀、檔案管理模式先進(jìn)、檔案工作受到公司領(lǐng)導(dǎo)重視等測(cè)評(píng)內(nèi)容，達(dá)到省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收要求，經(jīng)驗(yàn)收小組綜合測(cè)評(píng)，驗(yàn)收考核結(jié)果為優(yōu)秀，是四川省國(guó)有企業(yè)中為數(shù)不多的在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中獲得優(yōu)秀的企業(yè)。同時(shí)成都市檔案局為表彰集團(tuán)檔案室務(wù)實(shí)創(chuàng)新、依法加強(qiáng)檔案管理、在重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中取得了顯著成績(jī)，特通報(bào)集團(tuán)為“成都市經(jīng)濟(jì)科技檔案工作先進(jìn)集體”以及“年度重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作先進(jìn)單位”。這些榮譽(yù)來(lái)之不易，它們凝聚了工程技術(shù)人員、檔案工作人員的辛勞和汗水，離不開集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持、相關(guān)部門的配合和幫助。

路漫漫其修遠(yuǎn)兮，吾將上下而求索。集團(tuán)檔案工作者將一如既往、兢兢業(yè)業(yè)，不斷學(xué)習(xí)，總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)將集團(tuán)檔案工作推向新的高峰，為檔案事業(yè)做出貢獻(xiàn)。