新形勢下國有企業檔案管理的創新與實踐

崔玉珊

摘要：隨著大數據時代的來臨，云存儲、云計算以及網絡信息化、電子政務等迅速崛起，這對檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者在將檔案基礎性工作做好的同時，進行檔案工作創新，變得越來越重要。本文將對國有企業檔案管理模式進行初步探討，以期助力國有企業檔案管理工作的發展。

關鍵詞：國有企業檔案工作檔案管理創新

檔案事業“十三五”規劃發展綱要已制定并頒布執行，該綱要要求新時期企業檔案工作要深入貫徹習近平總書記系列重要講話精神，創新思維，精準把握新時代檔案工作規律，努力開創檔案工作新作為。就檔案創新工作而言，本文將依據筆者在實踐中遇到的問題，提出自己的見解和解決策略，拋磚引玉，以期與大家共同探討。

一、檔案工作創新的背景

當前，數字政府等已從北京、深圳等一線城市開始迅速崛起，并將日趨成熟；相當一部分文件是通過掃描件上傳網絡進行流轉的，紙質公文流轉逐漸被電子公文流轉所代替，而電子商務的發展范圍及蔓延態勢更已是遍及全國各地；云存儲、云計算以及網絡信息化等迅猛發展，大數據時代已宣告來臨，處在這一轉型期的檔案工作者在將檔案基礎性工作做好的同時，創新檔案工作變得越來越重要。在這種社會發展的大背景下，檔案事業“十三五”規劃指出：“‘十三五是全面建成小康社會的決勝階段，是全面深化改革、全面依法治國、全面從嚴治黨和實現中華民族偉大復興的攻堅和關鍵時期。檔案工作要樹立創新、協調、綠色、開放、共享發展理念，主動適應經濟發展新常態，抓住機遇、改革創新，為全面建成小康社會作出應有貢獻。”

二、檔案工作創新與檔案基礎性工作的辯證關系

檔案基礎性工作猶如一座大廈的地基，只有地基打牢了，檔案工作創新才不至于成為“空中樓閣”。檔案工作創新要建立在細致完成檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案利用等八個環節的工作基礎之上。檔案基礎性工作要做實，創新工作要做精，二者是相輔相成的關系。

因此，本文所談的創新管理模式探究建立在將檔案整理歸檔等基礎性工作做扎實的基礎上，離開了扎實的基本工作，檔案創新就變成了無源之水、無本之木。對于基礎性工作尚不扎實的企業或組織，筆者認為首先應該加強本企業或組織的檔案基礎性工作，只有在這個前提下才能進一步進行梳理研究，創新思維；當然檔案創新工作做好了，則又會反過來助推檔案基礎性工作做得更細更實。

三、檔案創新的管理實踐及模式探究

（一）檔案收集管理機制的創新

作為檔案管理工作的起點環節，檔案收集所發揮的重要作用是顯而易見的。在新形勢下，檔案收集的模式需要擯棄傳統的被動接收或者僅僅是發通知等進行檔案征集的方式，應該開創以傳統模式為基礎，以各種創新手段為輔的新模式。結合筆者在一線工作實踐中得出的經驗，本文將檔案收集管理工作的創新點提煉如下。

1.針對本單位的基建檔案，創新采取填空式收集方式。由筆者所在集團檔案室根據本公司建設項目的19個節點及38個詳細性控制節點進行前期介入，要求本公司項目部對項目發展的相應階段、相應節點的檔案必須及時歸檔；對于應歸而未歸的檔案進行及時追蹤，并要求本公司項目部進行填空，補充完整；對于由于缺少必要手續，容缺辦理而暫時未辦理完畢的檔案，需由項目部向集團檔案室報備具體情況，做出情況說明，集團檔案室會定期發布該項目的目錄。集團共有房屋建筑類項目42個、基礎設施道路類項目62個，對于各個項目，集團檔案室會實時發布項目最新檔案目錄，與項目部門形成互動，這樣做一方面提供了最新的信息，實時共享，方便項目部了解項目進展及手續辦理情況，有針對性地開展下一步的工作；另一方面，可以存查漏補缺，對于應歸而未歸檔的檔案，項目部需進行填空補齊。

2.針對本單位基建檔案，獨創“1+1”檔案收集工作機制。第一個“1”是集團檔案室進行內部分工，指定一名基建項目檔案管理員負責專門收集集團所有的基建項目檔案，并將基建項目檔案收集列入各子公司督查范圍及年度考核評估打分中；第二個“1”是集團旗下各子公司分別設置一名兼職檔案管理員對接集團基建項目檔案管理員，針對項目檔案收集中遇到的問題及時反饋、溝通，以便集團檔案室及時介入督查、督促，實現集團與子公司在檔案收集工作上的無縫銜接。除此之外，筆者所在公司還建立了檔案人員參與基建項目例會的制度，在子公司的每周項目例會上，都能發現檔案管理員的身影，這樣做的目的是便于檔案室了解項目的具體進度，以便實現前期介入，精準把控，極大地促進檔案的收集力度和精細度。

3.針對本單位下屬子公司眾多，且分散廣、檔案收集難度大的特點，積極探索新模式，建立專門的檔案管理VI？ SIO組織框架體系圖及檔案管理樹形圖。該VISIO框架圖Ⅰ級為集團各子公司，Ⅱ級為各子公司的檔案工作分管領導，Ⅲ級為各子公司的檔案工作負責人，Ⅳ為各子公司的兼職檔案管理員。檔案管理樹形圖則是在此基礎上增加了聯系方式，實現了“一圖知檔案”的管理局面，全方位無死角準確監管，實現了無漏網之公司、無漏收之檔案。

（二）檔案管理手段的創新

面對新形勢、新變化和新要求，檔案工作要創新思路、拿出新舉措、采取新的管理手段。以筆者所在公司為例，我們積極探索檔案管理的新模式，并采取了以下措施：

1.固本培元，真抓實干，從檔案管理機制上進行完善。筆者單位成立了集團檔案工作領導小組，形成了由分管領導掛帥、各部門及子公司的中層領導為組長、各部門及子公司的兼職檔案管理員為組員的檔案管理體系，首先從組織體系上形成層層管控的良好局面。

2.樹標桿，立典型，設立獎勵制度，對兼職檔案管理員進行獎勵。設立獎勵制度，獎勵制度的評分由檔案室管理人員及民主評議打出，分值占70%和30%。由檔案部門每年年度檢查結束后對各子公司及部門檔案管理情況進行評估，對管理高效、到位的子公司或部門進行物質獎勵，并通報表揚。

（三）檔案利用方面及信息共享的創新

1.創新檔案信息資源共享機制。信息資源共建共享是指兩個或兩個以上的信息機構，通過溝通協作將各自的信息整合起來，將自身的優勢、劣勢進行互補，以便開展互惠互利的信息建設服務活動，從而讓信息最大化被使用開發，滿足用戶對資源的需求。作為國企，部分檔案信息資源共享可以促進各子公司互通有無、經驗互鑒，因此，創新檔案信息資源共享機制顯得尤為重要。

檔案信息資源共享有兩種方式，筆者所在公司的具體探索實踐如下。

（1）建立集團內部共享文件夾。首先聯系IT部門，在整個集團電腦上，建立共享文件夾，檔案部門所獲取的或加工好的信息資源，均放在這個共享文件夾中；其次由檔案部門對共享文件夾設置不同的權限，大家可以看到與本公司或部門直接相關的內容，如有特殊需求，則可聯系檔案部門修改權限或者與文件形成源部門取得聯系，獲取相關信息。通過這種方式，極大地加強了各子公司、各部門及部門和子公司內部各同事間的工作聯系，互通有無，使工作開展得更順暢。

（2）公司檔案內網，包含BS+CS網絡客戶端版及網頁版，均可實現在線查詢。用戶可按照檔案類別進行分門別類的查看，也可用模糊檢索或者高級檢索進行查詢。查詢權限的設置則是依照不同的密級及保管期限設置，目錄類的信息是公開的，全體部門及人員均可查到；若要查看公司內部級別的檔案，則需要經過一定的審批，至于秘密及絕密級的檔案，審批流程更為嚴格。

2.創新檔案服務理念及利用方式。一是國企檔案部門傳統服務活動的開展是建立在本部門對檔案管理的便利操作上，依照本部門對檔案服務的認識、理解制定服務準則，確定服務內容和服務方式，并未顧及檔案用戶的實際需求。要提升用戶滿意程度，國企檔案部門就必須創新服務意識，堅持“以用戶需求為導向+以用戶滿意為目標”的新服務理念，重新探討檔案服務方式，如建設“一站式”的檔案集中服務模式。二是公司產生的項目檔案中蘊含著豐富的經濟、科技價值，通過對其二次開發，可以滿足檔案利用人員的工作需求。以筆者單位為例，根據公司屬于科研和新技術探索行業的領先者的特點，在具體開發檔案信息資源時，對利用率高、有一定使用價值的信息，集團檔案室進行了二次開發，使之系統化、精煉化。集團檔案室及各子公司項目部經過將近一年多的共同努力，并在收集整理各項信息及整合檔案利用部門的反饋意見的基礎上，成功編研出來項目合同格式文本20余項；獲得DGNB綠色建筑金獎認證證書1項；二星級綠色建筑設計標識證書3項。此外，編研成果之一——被動房技術中心案例入選國家發改委“最佳節能技術和最佳節能實踐”評選和推廣項目。

（四）檔案庫房管理的創新

在檔案庫房管理創新方面，以筆者單位為例，將無線條碼掃描器技術應用于檔案庫房日常管理中。筆者所在公司通過無線條碼掃描器的二次開發接口，將無線條碼掃描器中的數據直接導入到檔案系統中，提供增加、刪除、修改、查詢等功能。每盒檔案由唯一的條碼用于管理，條碼在模塊中自動生成，方便錄入。盤點時，只要是記錄在系統中的數據，就可實現條碼數據接入。通過無線條碼掃描器實時盤庫，實現移動巡檢、移動盤點、移動查詢等；盤點結束后，該掃碼器中的數據會與數據庫中的數據自動進行核對，并對異常數據做出處理，生成盤盈盤虧明細表、盤點匯總表。這極大地促進了庫房管理的科學化、有序化。

檔案工作已進入新時代，開啟新篇章。在這種形勢下，國有企業檔案管理工作也必然要以新的姿態再發力。國企檔案人員要貫徹落實新發展理念，堅持全面創新、精學深思，真正成為“為黨管檔、為國守史、為民服務”宗旨的踐行者！

參考文獻：

[1]羊書圣，韓春紅.基礎工作要做實，創新工作要做精[N].中國檔案報，2016-10-10（2）.

[2]張小艷.對檔案管理工作創新的思考[J].管理科學，2016（10）：22.

作者單位：中德聯合集團有限公司