檔案數字化外包人員管理困境及對策研究

方彥 徐清平

摘要：檔案數字化工作大規模開展的同時，催生了一批服務質量參差不齊的外包公司，也吸納了眾多的從業人員。本文以檔案數字化外包人員管理為切入點，剖析檔案數字化外包人員管理方面存在的困難，有針對性地提出有效措施來改善現狀，以促進檔案數字化行業的良性發展。

關鍵詞：檔案數字化外包服務人員管理

近年來，為整合數字檔案資源，實現數字檔案共享，全國各級各類檔案館（室）都將檔案數字化作為重要工作來部署推進。眾所周知，檔案數字化屬勞動密集型產業，人員管理的水平在一定程度上決定了檔案數字化成果的質量。筆者通過調查問卷、訪談交流等形式調研了9家檔案數字化外包公司，重點對人員的組成、工作情況及公司的管理制度、模式等進行調查，共收回有效問卷376份。現結合調研情況探析檔案數字化外包人員管理方面存在的問題以及相關對策。

一、檔案數字化外包人員的管理困境

調查中發現，當前檔案數字化外包人員管理存在著諸多問題，折射出人員管理面臨較為突出的矛盾，主要表現如下：

（一）人員培訓不到位與數字化崗位要求規范的矛盾

檔案數字化工作專業性較強，各加工環節關聯緊密，對人員業務素質和公司管理水平都有較高的要求。為此，檔案部門需要對外包人員進行比較系統、全面的培訓，使其具備一定的檔案基礎知識和較強的數字化實操技能。但我們在調查中發現，外包人員基本上都是非檔案相關專業的，缺乏必備的專業知識，且絕大多數員工都未曾有過相關從業經驗。數據顯示，全日制檔案專業畢業生僅占4.8%，接受過檔案專業培訓并有證書的占30.8%，甚至還有11.8%的人員未經任何培訓就倉促上崗。外包公司組織的培訓時間短、教學簡單，基本以安全、保密教育為主，更多的是由老員工教授一些基本的操作手法和注意事項，就放手讓新員工邊做邊學。這類培訓雖然能夠使員工在較短時間內掌握操作技能，以最快的速度實現上崗上工，但嚴重地弱化了員工的檔案意識和崗位責任的培養，致使其對數字化工作認識不到位，對規范要求把握得不準確，工作存在明顯的機械性和被動性。這樣的做法，不論是對員工的個人成長，還是對公司的人才儲備都極為不利。

（二）人員收入預期較高與數字化行業利潤較低的矛盾

檔案數字化工作一般采用計件工資制，體現了多勞多得的激勵機制。然而，在實際工作中，外包人員的薪資滿意度普遍偏低。調查顯示，有70%的員工認為薪資與工作要求不匹配，與其他行業相比存在明顯偏低的情況；有49.1%的員工月薪處于2000～3000元區間；有65.2%的員工期望薪資能提高至3000～5000元的水平；有56.7%的員工認為福利待遇得不到保障，甚至還有一些規模較小的公司，為減少成本支出，未足額或未給員工繳納“五險一金”。人員收入普遍較低的情況，積蓄著員工對收入增長的高預期。從業時間較短的員工，抱著學習和成長的心態，暫時能適應薪資較低的情況，但隨著資歷的積累和能力的提高，其希望薪資能達到適當水平的訴求是合理的，也是員工實現自身價值的直接體現。就目前來看，檔案數字化行業狹小的利潤空間使人員收入增長的預期較難實現。由于市場準入門檻低，許多檔案數字化公司在開拓市場時，往往采取低價策略以爭奪項目，不斷壓低應標價格，讓本來不多的利潤更加微薄。低價項目給了市場錯誤的價格指導，導致新項目預算金額越來越低，造成惡性循環。長期掙扎在利薄甚至虧本邊緣的公司，在竭力壓縮成本的同時不可避免地會傷害到員工的權益。

（三）人員希望就業穩定與數字化項目周期間斷的矛盾

工作穩定才能獲得穩定的收入來源，才能滿足基本的衣食住行，這是人的生理需求。[1]絕大多數人往往希望能在相對長期且固定的地方工作，盡可能地減少搬遷所帶來的不必要麻煩和時間上的浪費，尤其是檔案數字化從業人員以女性為主，她們對所從事職業的長期穩定性有更大的期望值。調查中，有5年以上從事檔案工作經驗的僅占7.5%，卻有65.5%的人員從業不足1年。究其緣由，很大程度上是由于財政預算決定了項目周期，也在某種程度上決定了員工的在崗時間。目前，絕大多數檔案數字化項目都是分批次進行招標采購外包的，長的1～2年，短的幾個月。每當項目開始時，為了降低成本、便于管理，外包公司會在項目所在地招聘當地員工，減少安排食宿等保障工作的成本，同時避免員工安全風險。當項目結束時，員工要么奔赴其他項目，甚至外地項目，要么選擇離職。長期流動奔赴項目的工作模式，一定程度上違背了員工內心需要穩定環境的意愿，不愿承受的員工只好選擇離職，這客觀地導致了員工很難與公司保持長期的雇傭關系。他們的工作隨著項目的開始而開始，結束而結束，經常性地出現“組建時蜂擁而上，結束時作鳥獸散”的怪現象。

（四）人員職業認同感與檔案行業職業獲得感落差的矛盾

鑒于檔案數字化項目多在環境較好、條件較優的場館進行，求職者直觀印象普遍較好，很多人一開始甚至簡單地認為就是“坐坐辦公室、整理整理文件”。隨著工作的逐步深入，部分員工的獲得感明顯達不到預期，檔案行業的吸引力也隨之減弱，其對檔案職業的認知和評價會深刻影響員工的工作積極性、職業流動意愿和職業發展動力。[2]調查數據顯示，超過35.3%的員工認為工作比較壓抑；59.9%的員工對現狀不滿意。筆者在訪談中了解到，員工對檔案行業的職業認同感降低主要源于三個因素：一是檔案數字化工作管理嚴格。工作環境較為封閉，工作期間通信電子設備不允許帶入場地，與外界缺乏足夠溝通，會使人容易產生壓抑感。加之平時工作內容比較枯燥，受家庭、生活等因素的影響，會使人逐步產生焦慮和厭煩的心理狀態。二是許多數字化外包公司對員工心理健康關注不足，柔性的企業文化建設沒有及時跟進，團建活動組織極少，缺乏必要的員工心理疏導，因而員工對公司缺乏信任感。三是檔案數字化隊伍中年輕人所占的比重較大，性格較為激進，如果缺乏正確的引導，容易在現實差距中積累消極心態，并在其與同事的溝通中加速情緒的擴散，以至負面能量超過正向激勵，給繁重的工作帶來更大的怠倦感，致使職業認同感偏差。

二、加強檔案數字化外包人員管理的主要對策

針對以上問題，要真正重視數字化外包人員的利益，給予他們更多的理解和幫助；需集眾力，從多層次采取有效措施，逐步消除影響數字化外包隊伍穩定的不利因素，建議可施行以下對策。

（一）建立職業考核體系，提高外包人員專業水平

為有效提升外包人員的專業水平，不僅外包公司要強化人員崗位技能培訓，開展系統全面的入職人員崗前培訓，適時組織在職人員技能更新培訓，通過集中授課、實例操作、以老帶新等多種方式促進人員的業務學習和技能提升。在此基礎上，還要建立檔案人員職業資質考核評級機制，為外包人員提升綜合素質和開展繼續教育搭建通道。在2018年的全國兩會上，全國政協委員、國家檔案局局長李明華提交了關于設置檔案職業資格的提案，建議將其作為水平評價類職業資格納入《國家職業資格目錄》，并建立檔案職業資格全國統一考試制度。[3]為了踐行這一提案，2019年福建省檔案局與福建省人力和社會保障廳協商確定新增檔案管理員技能工種，設置初級工、中級工、高級工和技師4個等級崗位，并明確了與檔案部門業務往來的檔案外包服務機構人員也可以參加考核。筆者認為，實施等級崗位考核機制的作用主要表現在兩個方面：第一，通過考核機制讓員工進一步明晰自身評價，了解自身優勢和不足，明確成長目標，便于對未來發展做合理規劃。第二，考核機制可作為企業對員工客觀評價的重要依據。考核結果一定程度上反映了員工的履職能力，公司可根據等級調整員工職務，兌現相應的待遇水平，從而拓寬員工職務發展空間，留住優秀人才。

（二）加強職工權益保障，提高外包人員薪資待遇

留人先留心，要想留住檔案數字化外包人員的“心”，首先就要做好權益保障工作，切實提高他們的薪資待遇。從外包公司來看，一方面，要加強用工成本核算，根據實際工作要求和生產條件，測算每個工序的單位產出量，給出合理的計件標準、工資基數和獎懲方式，制定科學的薪資制度；另一方面，要幫助員工足額繳納“五險一金”，按時發放工資和津貼，執行職工帶薪年休假制度，落實安全生產權利和工作環境指標，合理組織與員工身心有益的團建活動等。同時，外包公司還要結合工會組織、員工辭職自由和員工雇傭歧視等方面來加強員工權益的保障。從檔案數字化實施單位來看，要適度保持外包公司在項目上的利潤空間，這樣才能從根本上保證外包公司不會因壓縮成本而傷害員工權益。要減少低價競爭帶來的不利影響，在編制項目預算時，檔案數字化外包公司需根據項目的實際工作內容和區域發展水平，采取差異化預算方式，使項目利潤保持在市場合理區間。在采購方式選擇上，檔案部門要盡量避免“最低價者得”的模式，建議采用“綜合評分”的招標方式，降低價格因素對采購結果的影響比重，使管理規范的公司能夠在競爭中發揮優勢，這樣既可以穩定員工隊伍、提升成果質量，又能夠保障財政績效的落實。

（三）實施評價定點機制，力求外包人員穩定從業

近年來，有關部門先后出臺了檔案外包服務機構備案、國家保密載體印制資質等約束檔案外包服務的規定。2016年中國檔案學會新修訂了《檔案數字化加工服務定點企業資格評審辦法》，外包公司通過獲得檔案數字化加工服務定點企業資質，就可擁有被中國檔案學會向有關檔案部門推薦的資格。申請材料中明確要求從企業規模、職工社保、人員隊伍、軟硬件設施、合同履約、服務質量、社會公益等方面來評價認定，為市場選擇服務時提供參考。檔案數字化外包公司的評價、定點機制的引入，一方面規范了檔案數字化外包服務行業，一定程度上使其重視員工的合法權益，為員工提供穩定的工作環境，消除員工對項目結束后工作去向的擔憂；另一方面降低或者排除了一些管理不規范、不能保障員工合法權益的公司進駐開展服務的可能，倒逼各家外包公司往規模大、資質好的方向發展，促使其盡可能地保證人員的素質和穩定性。

（四）弘揚檔案工匠精神，提升外包人員職業認同感

2016年3月，“工匠精神”被寫入政府工作報告。2018年丁薛祥同志在國家檔案局調研時指出：“檔案工作是需要弘揚‘工匠精神的工作，也是能夠培育專家、造就大師的工作。”為響應號召，2019年福建省檔案局組織開展了全省首屆檔案工匠評選活動，專門把檔案外包服務公司人員列入表彰對象，形成了學習工匠、崇尚工匠、爭當工匠的良好氛圍，大大增強了他們的職業認同感和榮譽感。檔案數字化項目作為目前各級各類檔案館（室）的重要業務，加強檔案工匠精神的宣傳和引導顯得尤為重要。特別是檔案數字化外包人員，其日常工作就是與檔案實體打交道，卻很少接受系統的檔案學教育，檔案意識比較薄弱，大力宣傳檔案工匠精神，有助于他們了解檔案工作，加強對檔案工作的情感認識，增強對檔案工作的責任感和使命感。同時，外包公司還可以利用檔案工匠評選活動的契機，結合日常績效，向工作細致、檔案意識強的人員授予相應的榮譽稱號，給予一定的物質獎勵，進而激發全體人員的工作熱情，提升職業認同感。

三、結語

檔案數字化外包人員的管理是檔案數字化成果質量的決定性因子。為此，我們要加強檔案數字化外包人員管理的研究。這樣不僅有利于提高我們對相關從業人員的認知和尊重，也有利于各部門采取更加科學有效的管理方式，進而促進檔案數字化工作更好、更快地發展。

參考文獻：

[1]邵康華，廖建僑，Mohsin Bashir.基于ERG理論的工作幸福感激勵模型[J].現代管理，2013（3）：108-112.

[2]徐擁軍，閆靜.中國新上崗專職檔案人員職業認同和職業滿意度調查研究[J].檔案學研究，2017（1）：84-92.

[3]繼衛.檔案職業論[J].檔案天地，2018（9）：1.

作者單位：福建省檔案館