我國智慧檔案館研究綜述

容依媚 肖秋會

摘要：文章對我國智慧檔案館研究的相關文獻進行了梳理，從智慧檔案館的概念和特點、結構和功能、關鍵技術、建設方案、信息服務等五個方面進行了系統分析。

關鍵詞：智慧智慧檔案館研究綜述

Abstract： Based on the published literature of Smart Archives in China， this paper analyzes the con？ cept and feature， the structure and function， the key technology， the construction plan and the information service of Smart Archives.

Keywords： Smart； Smart archives； Research re？ view

21世紀以來，隨著互聯網、物聯網、人工智能等技術在人類生產、生活中的普遍應用，智慧城市、智慧交通、智慧醫療等不斷涌現，出現了“智慧”研究熱潮，智慧圖書館、智慧檔案館也開始受到圖情檔業界和學界的關注。本文對我國近5年來智慧檔案館的研究論文進行了梳理，旨在厘清概念，認識智慧檔案館的實質和功能，為我國智慧館建設提供參考。

一、論文年度分布及研究熱點

本文選擇CNKI的CAJD、CMFD、CDFD數據庫作為數據來源，以“主題=智慧檔案館”作為檢索詞進行檢索，共檢索出文獻226篇，剔除無關文獻后共計167篇，其中碩士論文8篇，期刊論文159篇，文獻來源期刊屬于北大核心的期刊論文65篇，占38.9%，文獻總體質量良好。

2013年2月，楊來青、徐明君等人發表了我國有關智慧檔案館研究的第一篇論文——《檔案館未來發展的新前景：智慧檔案館》，該文以青島市檔案館為例，闡述了智慧檔案館建設的總體構想[1]。此后，該領域的發文量迅速上升，2016年以后趨緩，但年發文量仍保持上升趨勢（見圖1）。

通過對智慧檔案館領域的高頻關鍵詞統計和聚類分析，發現數字檔案館、智慧城市、信息服務、大數據、物聯網、云計算、智慧化、頂層設計等為高頻詞匯。研究熱點主要集中于：智慧檔案館概念研究，包括智慧檔案館與數字檔案館、智慧城市等相關概念的辨析；智慧檔案館的智慧化特點分析；智慧檔案館相關技術的研究，如大數據技術、物聯網技術和云計算技術；智慧檔案館建設典型案例分析；智慧檔案館的信息資源建設及信息服務研究；智慧城市建設背景下的智慧檔案館建設研究等。

二、主要研究內容

筆者在對智慧檔案館研究論文進行計量分析的基礎上進一步梳理文獻的研究內容，對現階段我國智慧檔案館的研究內容總結為如下五個方面：智慧檔案館的概念和特點、智慧檔案館的結構和功能、智慧檔案館的關鍵技術、智慧檔案館的建設方案、智慧檔案館的信息服務。

（一）智慧檔案館的概念和特點

智慧檔案館目前尚未有公認的定義，人們多從技術基礎、業務流程、管理對象、信息服務等方面對智慧檔案館進行界定。楊來青、徐明君等認為“智慧檔案館是采用物聯網、云計算等新技術智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的檔案館模式”，“智慧檔案館的管理對象為多元化檔案資源”，“智慧檔案館和數字檔案館的根本區別在于前者具有檔案信息感知與協同處置的功能”[2]。傅榮校、施蕊認為“智慧檔案館是采用物聯網、云計算等新興技術對多元化的檔案資源進行整合、感知、挖掘，并提供多方位、多層次、多渠道的檔案共享利用服務的一種檔案館模式”[3]。楊智勇、周楓認為智慧檔案館是“綜合檔案數據、信息、情報、知識來解決檔案收集、管理、保存、利用等問題的智慧化系統和平臺”，智慧檔案館的“智慧”來源于包含感知、獲取和應用三大要素的智慧化系統[4]。巨珺認為“智慧檔案館是以傳統實體檔案館和數字檔案館為基礎，以物聯網和云計算技術為依托，以資源整合、業務協同、信息共享為主線，通過全面和深入感知建筑與設備、檔案實體與檔案信息，實現多元統一的檔案智慧化管理；通過搭建立體互聯、共享協同的檔案信息網絡，實現無線泛在、個性互動的檔案智慧化服務”[5]。楊桂明認為“智慧”既指管理對象，即“社會各領域在智慧管理中形成的檔案資源”，也指管理手段，即“通過高新技術能主動感知、處理多元化檔案信息資源并提供類似人腦的智慧服務”[6]。蔣建峰、金懌認為狹義的智慧檔案館“特指各級檔案館實體的智慧化”，廣義的智慧檔案館管理的范圍還包含“檔案的收、管、存、用、監督、培訓等”[7]。畢娟用公式“智慧檔案館=檔案館+物聯網+云計算+智慧化設備+智能館舍+信息資源+人力資源”定義智慧檔案館[8]。吳緒成認為“智慧檔案館是適應大數據時代要求的第四代檔案館”，其目標是“應用新一代信息技術及相關工具和方法，最大限度地提高檔案資源的整合建設能力和開發服務能力”[9]。

可見，智慧檔案館最鮮明的特點是具有智慧，且這種“智慧”貫穿于檔案收集、管理、保存、利用等全部業務流程中。智慧檔案館概念界定的關鍵在于對“智慧”的理解。實際上，早在2003年波蘭奧盧大學艾拓拉（Aittola）已提出“智慧圖書館（Smart Library）”概念，但沒有引起社會關注[10]。2008年，IBM提出以物聯網為技術支撐的“智慧地球”（Smart Planet）概念，掀起“智慧”研究熱潮，智慧城市、智慧交通、智慧醫療等不斷涌現，智慧檔案館“Smart Archives”也隨之出現。牛津詞典中Smart的解析多種多樣，較符合語境的有“人或物快速的反應能力”“聰明、能干、智能地應對情況”[11]。因此，智慧檔案館的“智慧（Smart）”可理解為快速、智能應對變化的能力。需要指出的是，部分研究存在將Smart與Wisdom混淆的問題。在DIKW（data -infor？ mation -knowledge-wisdom）金字塔模型中，Wisdom處于模型的頂端，擁有對知識的推理以及明辨是非對錯的能力，包括個體智慧、集體智慧和機器智慧[12]。Smart與Wisdom相比，智能程度相對低一些。某種程度上可以說Wisdom一定是Smart的，而Smart在某些領域未達到Wisdom，在智慧檔案館中Smart僅指機器智慧，本質上是人工智能。

綜上，筆者認為智慧檔案館是指應用物聯網、移動互聯網、云計算和大數據技術等新一代信息技術使檔案館具備感知、互聯、數據挖掘和知識發現等機器智慧，從而更智能地應對變化和提供泛在檔案信息服務的新型檔案館模式。

（二）智慧檔案館的結構和功能

智慧檔案館的結構在廣義上是指基礎架構。薛四新、衛化昱等將智慧檔案館的基礎架構劃分為“雙層四系統”，即：技術層、應用層和支撐保障系統、檔案倉儲系統、智慧服務系統、智慧管理系統。其中，技術層通過支撐保障系統、檔案倉儲系統實現智慧感知，并將感知信息“傳遞到海量數據中心，實現檔案資源的集約管理和全面整合”；應用層“通過智慧服務系統和智慧管理系統來滿足智慧城市的服務需求，提供檔案信息的集成服務和智慧啟迪”[13]。莫家莉、史仕新等人則劃分為“三層七子系統”，即核心層、應用層、服務層和七個子系統。其中，核心層由文化價值系統構成，是智慧檔案館的價值基礎；支撐層由資源系統、技術系統、管理系統、制度系統、安全系統構成，是系統運行的支撐條件和運行環境；應用服務層由應用服務系統構成，是整個架構的落腳點[14]。

智慧檔案館的結構在狹義上是指技術系統架構（也稱技術架構）。田雷認為智慧檔案館的物聯網技術結構包括七層，即“用戶層、終端展示層、應用層、平臺層、網絡層、設備層和感知層”，以及兩個保障體系：“標準規范體系和安全保障體系”[15]。楊艷、薛四新等認為智慧檔案館技術系統包括檔案感知與獲取系統、檔案館管理系統、檔案智慧服務系統、檔案文化社區系統和檔案數據庫管理系統[16]。蔣建峰、金懌將張家港市智慧檔案館的架構分為服務層、分析處置層、通訊層和感知層，實現“用、知、傳、感”四大功能[17]。

智慧檔案館的功能需求影響結構設計，結構設計決定功能實現，二者不可分割。楊來青、李大鵬對智慧檔案館的功能進行了系統論述，認為智慧檔案館的功能體系由“社會功能——基本功能——業務功能——基礎功能”構成，社會功能即檔案記憶和檔案信息服務，基本功能指檔案的收、管、存、用等，與數字檔案館相比沒有大的變化。業務功能則增加了8項：檔案歸檔（進館）業務控制、檔案實體管理控制、數據化檔案信息資源管理、檔案資源數據挖掘、檔案信息知識管理、檔案利用智慧服務、檔案信息移動服務、檔案館業務工作信息化管理。這8項業務功能使智慧檔案館“具有檔案實體管理信息化、檔案資源數據化、資源開發知識化、檔案服務泛在化、檔案業務管控全程化等新特點”?；A功能包括信息感知、智能處置、整體協同和泛在服務，為其他功能的實現提供技術支撐。楊來青、李大鵬進一步指出，“與數字檔案館相比，智慧檔案館的創新之處在于具有信息感知、智能處置、整體協同、泛在服務功能”[18]。

可見，信息感知、智能處理、業務協同和泛在服務四大基礎功能是智慧檔案館創新的突出表現。智慧檔案館上述結構和功能實現可以優化檔案館的工作環境，改革檔案館的運行模式，重塑檔案館的社會形象。它將檔案管理員從簡單重復的工作中解放出來，使其能夠集中精力深入檔案信息組織，提供更精準的檔案利用服務及智慧決策服務。

（三）智慧檔案館的關鍵技術

物聯網、移動互聯網技術、無線射頻識別（FRID）技術、云計算、大數據技術、虛擬現實技術等新一代信息技術使智慧檔案館具備感知、互聯、數據挖掘和知識發現等機器智慧，被認為是智慧檔案館的關鍵技術。楊智勇、周楓認為，物聯網技術在檔案信息智能化識別、定位、跟蹤監控和管理方面具有重要應用價值，云計算技術對處理智慧檔案館海量數據有重要意義，移動互聯網技術為實現隨時隨地檢索、個性化智能服務和高質量的檔案信息安全傳輸創造條件[19]。牛力、裴佳勇認為，物聯網技術極大地拓展了資源的收集范圍、覆蓋面和資源類型；云計算技術能夠減輕海量技術帶來的庫存壓力，避免重復建設；FRID技術將檔案工作人員從重復勞動中解放出來，提高了效率；大數據技術有助于充分了解檔案資源和用戶的需求，實現檔案信息服務的個性化、主動化和精準化；移動互聯網技術使檔案信息傳播更加方便快捷[20]。田雷分析指出，物聯網技術在檔案保管、訪客管理和物業管理方面的應用很有價值，但隨著紙質檔案調卷頻率降低，在實體上植入物聯網射頻識別技術投入大、收益小[21]。陶水龍指出智慧檔案館的四大核心技術是智能樓宇技術、物聯網技術、云計算和大數據技術[22]。劉俊恒、譚爽等對43家檔案館進行了調查，認為智慧檔案館的建設離不開物聯網技術、大數據技術、云計算技術和虛擬現實技術等信息技術[23]。

（四）智慧檔案館的建設方案

學者多從建設階段、建設重點、建設主體等方面對智慧檔案館建設方案進行研究。楊桂明認為，智慧檔案館建設可分為循序漸進的三個階段：初級階段是數字檔案館，這是智慧檔案館的基礎，也是最重要、最關鍵的一步；中級階段是智能檔案館，運用最新的科技手段及設備，創造舒適、便捷、高效的環境，提高檔案管理和利用的效率，使檔案的管理和利用實現人工管理向現代化、科學化、智能化、人性化、智慧化管理的跨越；高級階段是智慧檔案館，強調檔案信息感知和協同處置，主要任務是利用新技術實現資源開發、管理和利用的智慧化、人性化[24]。巨珺將智慧檔案館建設劃分為感知化、智能化和智慧化三個層次：感知化是信息感知的全覆蓋，對檔案館中物與人的變化實時感知，實現檔案館監控和管理一體化；智能化是在感知的基礎上，構建信息共享網絡，對信息資源進行聚合和挖掘，為智能化管理和服務提供決策支持；智慧化通過構筑集群化、協同化與泛在化的應用體系，實現檔案管理與檔案服務的智慧化[25]。李廣都、葉毅則將智慧檔案館建設劃分為館庫智能化管理、智慧檔案社區和智慧檔案館門戶（群）三個階段[26]。陶水龍提出智慧檔案館建設重點在于與智能樓宇技術、物聯網技術、云計算和大數據技術融合，即檔案館與智能樓宇技術融合“獲得自動化的總控能力”，與物聯網技術融合“獲得更為全面和智能的自主‘思考和‘決定的自我控制能力”，與云計算和大數據技術融合實現“區域內各家檔案館聯動，形成智慧檔案群”[27]。李璐從智慧檔案館建設主體的角度進行研究，指出管理主體是政府，執行主體是檔案部門、各類機構企業、高校研究者，對象主體是社會組織和公眾，各個主體間通過內、外部協同機制實現緊密結合[28]?？梢?，智慧檔案館建設的核心在于數字檔案資源的積累與深度加工、智能館庫建設、主體協同合作及共享互聯。

（五）智慧檔案館的信息服務

人們從服務需求、服務實現和服務模式三個方面對智慧檔案館的信息服務進行了探討。王平、李沐妍將智慧檔案館信息服務需求分為三類，即業務需求、用戶需求和社會需求。業務需求以檔案管理為核心，包括檔案收集、整理等業務過程的信息需求；用戶需求以檔案開放利用為核心，包括知識汲取、社交共享、記憶存儲和安全保障四個方面；社會需求以智慧城市建設為核心，包括城市持續發展、社會公共服務、文化遺產保護三個方面[29]。羅琳娜將智慧檔案館信息服務模式分為三種：泛在智能為主導模式、個性共享為重點模式、知識創新為目的模式，其中，泛在智能為主導的利用服務模式將檔案館服務嵌入用戶學習生活過程當中；個性共享為重點的利用服務模式通過分析用戶習慣，主動提供服務；知識創新為目的的利用服務模式將海量檔案信息資源進行整合、加工創造，實現檔案資源增值[30]。她進一步指出，技術支撐平臺、資源整合存儲平臺和智慧檔案管理平臺是實現上述服務的基本條件[31]。牛力、裴佳勇認為智慧檔案館包括以資源為中心、以技術為中心和以用戶為中心三種服務模式[32]。傅榮校、施蕊認為，智慧檔案館的信息服務要融入智慧城市建設，一方面，“檔案服務理念要融入智慧城市建設理念”，另一方面，“檔案應用系統融入智慧城市的公共信息服務平臺”[33]。

可見，智慧檔案館信息服務需要融入智慧城市的服務系統之中，既要滿足檔案部門的業務需求，又要滿足社會公眾的普遍需求，以公共服務平臺和檔案信息服務平臺為依托，提供泛在信息服務。

三、結語

綜上所述，智慧檔案館是采用物聯網技術、移動互聯網技術、云計算和大數據等新一代信息技術實現信息感知、智能處理、業務協同和泛在服務功能的新一代檔案館。智慧檔案館能夠提高檔案管理的效率，創造更加安全的傳輸和保管環境，促進檔案信息資源的整合和共享，實現知識服務和智慧決策。但是，智慧檔案館建設也存在一定的風險。比如，智慧檔案館要求信息互聯和共享，存在信息安全的風險；檔案人才隊伍中缺乏精通信息技術的綜合型人才，存在運營風險；智慧檔案館建設若先于現行制度改革則存在管理和制度上的風險。明確智慧檔案館建設的風險，有助于理性投入、準確定位、合理規劃，避免盲目建設而導致資源的浪費。

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作者單位：武漢大學信息管理學院