電子政務與電子檔案管理的關系

摘 要：從文件連續體理論來看電子政務與電子檔案管理的關系，其實無論是狹義的還是廣義的，電子政務都離不開電子檔案的管理。傳統的檔案管理理念轉變，不能再完全依賴于曾經的管理體制，檔案管理的工作人員應該更新現有的管理知識，制定新的電子檔案來適應電子政務的建設和發展。文章通過研究文件連續理論等方面，對電子政務和電子檔案管理進行探析。

關鍵詞：電子政務;電子檔案管理;文件連續體理論

一、從文件連續體理論看電子政務與電子檔案管理的關系

其實電子商務與電子檔案的管理，一直都是相輔相成的關系。而當代的文件管理所依據的一個重要理論就是文件連續理論。這種理論起源于20世紀，是繼傳統的文件生命周期理論以后，升級和進步的、被國際檔案界所廣泛接受的文件管理理論。這個理論最核心的思想是文件逐漸隨著時代的發展演變為檔案的一個過程，這個過程是連續的、一致的。

根據文件連續體理論，文件管理者與檔案工作者可以在任何時候、任何階段，即使文件在不斷變動和運動中，也能進行管理，以達到他們各自的、又很協調一致的目的。這樣，檔案的管理者也能夠在文件管理系統中隨時介入，對文件進行鑒定、檢查、審核。在這個過程中，能確保文件不丟失，甚至在長期的保管過程中，也可以對文件進行完整無誤的保存。電子檔案就需要這樣性質的管理。

電子檔案是需要前段控制管理的，如果還是沿用后端控制管理，將電子文件移交到檔案部門后再進行管理，走這樣的程序，那么與管理紙質檔案毫無差別。

所以從文件連續體理論看電子政務與電子檔案管理的關系，就一定要從傳統的電子檔案管理入手。傳統檔案的特點是載體與信息可以分離，因此信息容易在載體上被更改，一旦被篡改，其價值和信息的完整就很難去界定，很難保存原有信息數據。因此，如果電子政務依然運用后端的管理模式，就無法保證電子文件是否符合檔案的管理要求，電子檔案的憑證價值也無法確定，這樣的政務方式也不再適應當下的信息數據時代了。

二、電子檔案管理的優勢

1.高密度存儲，經濟環保

傳統的紙質檔案其實存在很多弊端，比如，紙質檔案的管理需要投入大量的人力和物力，研究報告、統計數據總是面臨很大的難度。并且紙張在當下的環保理念中，也是消耗品，不太適合當前的社會。

2.網絡共享，方便傳輸

一般來說，紙質檔案總是獨一份，如果需要再整理一份一模一樣的，就需要投入許多管理檔案的人員和時間，耗費了人力和財力。這種有形的信息資源，會限制信息的傳播和檔案的使用。不同時間、不同地點，總是無法被多人同時查看和使用，無法實現共享。由于現代網絡技術的發展，紙質檔案已經不適用于現代的社會。檔案的管理人員通過電子檔案可以隨時隨地查看檔案以及管理人員信息。

三、電子政務與電子檔案管理關系的總結

電子政務是電子檔案管理的源頭，電子檔案管理為電子政務提高了效率。所以電子檔案管理是電子政務必不可少的內容，這兩者無法分離來看。電子政務的建設也涵蓋了電子檔案管理，所以在參與電子政務的建設中，一定要有電子檔案的管理職工參加，電子政務實施之前，也需要電子檔案管理者的指導。

四、結語

目前電子政務的系統工程正在蓬勃的發展，政務部門應該積極參與電子政務建設，讓檔案工作的人員努力學習電子檔案管理。這既是一個機遇，也是一個挑戰，筆者作為威海海事局的工作人員，無論是從理念上還是職能上，都應該積極地創造電子政務和電子檔案管理的良好環境。讓電子政務真正的服務社會和人民。

參考文獻：

[1]張正強.電子政務與電子檔案管理的關系[J].中國檔案，2004（8）：20-22.

[2]劉竹子.電子政務與電子檔案管理的關系[J].科學時代，2014（18）.

作者簡介：姜立新（1970—），女，威海海事局新港海事處海事監管。