關于解決工程檔案前期資料收集難的問題的對策研究

張宇

摘 要：隨著我國基礎工程建設發展越來越快，工程項目也逐日增加，對于建筑工程的建設質量要求也越來越高。在工程檔案中，檔案的前期準資料收集是極其重要的，它是進行工程項目建設和工程檔案工作的基礎。同時工程檔案前期資料的收集質量和工程進度也有了更高的要求，這就要求對工程檔案必須進行有效合理的管理，并且前期收集的資料對工程結束后的維護和管理也很重要，因此，必須對工程檔案前期資料收集難的問題進行深入研究并提出有效的解決措施。

關鍵詞：工程檔案;工程檔案前期資料收集難;原因;解決對策

工程檔案是指對整個工程項目的資料進行收集整理并進行合理管理，使整個工程的資料記錄完整，可供查詢。工程檔案前期準備資料屬于工程檔案的一部分，是工程項目進行前的各項工作的記錄資料，在工程項目進行立項，項目勘察及招投標等環節中形成的有一定保存價值的文件資料。做好前期資料收集工作，保證收集資料的準確真實是工程項目能順利開始的前提，也是工程檔案工作的基礎。

一、工程檔案前期資料收集工作的現狀

工程檔案前期資料主要集中在工程的準備階段，主要包含工程立項的資料、工程設計文件、招標投標文件等工程項目文件[1]，而在前期準備周期較長的工程項目中，進行項目資料的收集是極其困難的，周期長也就意味著項目資料涉及的層面較多且也復雜，使收集工作進行艱難，不易順利完成。

二、影響工程檔案前期資料收集難的主要因素

（一）人為檔案意識不足

工程項目中的管理人員以及技術崗位的相關工作人員對工程檔案的不夠重視，也沒有意識到工程檔案對工程項目的重要性，進而檔案意識淡薄，對于工程檔案前期資料收集工作也不夠重視。

（二）檔案管理制度不健全

現階段的檔案管理工作并沒有完善的管理體系，管理制度也不完善而且制度實施也未落實到位，制度執行不徹底，在工資績效中檔案工作也不包括在內，與工資沒有關聯，這樣也就使得管理人員工作積極主動性不高。

（三）檔案管理人員綜合素質較低

在檔案管理工作中，進行管理工作的相關人員并不完全是在職人員，有很多都是兼職人員，只是被動性的進行工作，有的甚至對工程項目的前期工作都不甚了解，收集方式也較單一，而且對工作標準和工作內容等也不明確，致使檔案前期資料的收集或有遺漏甚至出現可能丟失的情況。

三、解決工程項目前期資料收集難的對策

（一）提高檔案意識，積極配合收集工作

目前，人們對工程檔案的認識不足，甚至是參與工程建設的工作人員也對此意識不足。在工程檔案管理工作中，要加強檔案員的業務工作能力，提高對檔案管理的重視程度及職業素養，同時在在工程項目上的工作人員及管理人員也要加強對檔案管理的意識，清晰認識到資料收集工作的重要性，并積極配合檔案員進行前期資料收集的工作，而且相關領導也要對檔案工作足夠重視，使檔案管理工作人員保持工作崗位穩定性，并在工作分配上選擇綜合素質較高的人員進行檔案管理工作。

（二）前期資料收集與工程前期工作步調一致

在工程檔案管理工作中，之所以會出現資料收集難的問題，主要是有的工程前期準備周期較長，要經過多個環節進行前期工作準備，所涉及的相關部門繁多相關工作人員也就更多，在工作中稍微出現一點疏忽，就會導致材料的遺漏或者不準確，因此在進行前期資料準備工作時必須與工程項目的準備工作保持一致，從整體上進行合理布局，使二者的工作協同開展。

（三）檔案收集方式多樣

在進行工程檔案前期資料收集的工作中，因為收集資料范圍較廣，每個環節都要進行資料收集工作，收集資料的過程也很復雜多變，所以要與工程項目人員進行有效溝通進行相互配合，并且要對工程的前期準備工作進度進行實時掌握，在工程建設進行重要活動時要積極參加，掌握項目的實時進展。同時在工程前期準備工作的每個階段以及各階段進行的工作內容、工作程序、工程用料等情況進行及時了解和掌握，對于每一項內容都要準確掌握[2]。在進行前期資料收集歸檔的過程中，檔案管理人員需為專職指派，對檔案收集情況進行監督檢查，并與工程項目隨時聯系，在項目的每個階段性工作完成之時對資料進行及時收集和歸檔。資料收集也需要各個部門的協助配合，尤其在某階段性項目完成后要及時將工程資料整理上交，但實際情況是總有延遲上交的情況發生，因此在檔案管理制度規定時間內對資料沒有及時上交的，要進行書面通知及時催交，必要時上門催交，或者找相關領導協助催交資料[3]。

（四）創建檔案收集的責任保證體系

第一，檔案管理相關部門進一步完善檔案管理制度。現在的檔案管理制度還存在諸多缺陷，必須對其加以完善，才能使檔案管理更加有效的協助工程順利開展。因此在依據現有國家和地方政府對工程項目檔案管理制度的基礎上，對其再加以完善。要結合現在的工程項目發展的實際情況，進一步明確檔案資料的收集標準及收集范圍等。

第二，在收集工程檔案前期資料時，對每一項的資料都要進行認真核實，并明確其收集渠道，在管理檔案制度中明確規定檔案業務流程，并且在前期資料收集過程中明確相關部門的部門職責，確保每個收集資料的階段都順利進行。而且資料收集工作也要成為相關工作人員的工作績效考核的一部分，使其對資料收集更加積極認真。

第三，在工程完成立項之后，要與工程設計等相關收集前期資料的單位進行承諾合同的簽訂。這樣對于進行工程檔案前期資料收集工作的相關單位來說，起到監督制約的作用，對于前期資料的真實準確、系統完整以及及時遞交等都有保障。

第四，在資料收集過程中，因為受工程自身各種因素的影響，使資料收集工作較難，這就需要資料收集的相關單位與工程中的各個相關部門相互配合，密切協作，在檔案資料收集時進行有效溝通及時協調，避免在前期資料收集時造成資料的遺漏。

四、結束語

工程檔案前期資料的收集工作是工程檔案管理的重要組成部分也是最基礎的環節，它對檔案管理具有重大意義，因此在工程建設中要充分認識到它的重要性。針對收集資料難的問題，不管是進行資料收集工作的相關單位還是工程項目的相關部門，都要正確認識這項工作的重要性，并且二者要做好自己的相關工作，互助協作，進一步保證前期資料工作的順利進行，促使工程項目能夠順利開展工程建設。

參考文獻：

[1]劉鳳華.工程檔案資料管理的問題與對策研究[J].遼寧科技學院學報，2018，v.20;No.82（02）：107-108+110.

[2]合晏.加強工程檔案管理的對策研究[J].辦公室業務，2014（5）：86-87.

[3]吳忠元.施工企業收集工程檔案資料難點與對策[J].浙江檔案，1995（3）：32-32.