新時(shí)代新建企業(yè)公文流轉(zhuǎn)“三大建”

石磬

摘 要：公文流轉(zhuǎn)是企業(yè)各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)保障，每一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)自籌組之日開始，便源源不斷地接到上級單位、其他單位的各類公文。公文在企業(yè)中的上傳下達(dá)、流轉(zhuǎn)反饋對各項(xiàng)工作的積極推進(jìn)及企業(yè)的快速發(fā)展意義重大。本文以新時(shí)代新成立的中央大型國有企業(yè)的公文流轉(zhuǎn)如何從無走上規(guī)范高效為背景，從建流程、建系統(tǒng)、建隊(duì)伍“三大建”著手分析企業(yè)的公文流轉(zhuǎn)建設(shè)與管理，為新建企業(yè)的公文流轉(zhuǎn)工作提供些許借鑒。

關(guān)鍵詞：新建企業(yè);文流轉(zhuǎn);“三大建”;建流程;建系統(tǒng);建隊(duì)伍

一、流程建設(shè)關(guān)鍵要素

為了區(qū)分處理公文的不同主體，明確各自工作責(zé)任，提高企業(yè)各項(xiàng)工作的完成效率，企業(yè)首先需要結(jié)合實(shí)際工作情況，針對不同種類的公文建立其流轉(zhuǎn)流程。

公文流轉(zhuǎn)主要分為發(fā)文流轉(zhuǎn)和收文流轉(zhuǎn)兩大類。發(fā)文流轉(zhuǎn)一般分為兩種類型。一是公司發(fā)文流轉(zhuǎn)。涉及重大事項(xiàng)的發(fā)文必須是公司發(fā)文，部門不能代表公司進(jìn)行發(fā)文。二是部門發(fā)文流轉(zhuǎn)。部門發(fā)文一般為部門日常工作，由部門內(nèi)部自行管理。部門發(fā)文主送主要為企業(yè)總部各部門或所屬各單位，對外發(fā)文原則上須公司發(fā)文。收文流轉(zhuǎn)一般分為6種不同情況：一是上級重要的涉及全局事項(xiàng)的辦件處理工作流程;二是上級較為重要的涉及局部事項(xiàng)的辦件處理工作流程;三是上級一般日常事務(wù)性辦件及所屬單位請示件處理工作流程;四是上級重要的涉及全局事項(xiàng)的閱件處理工作流程;五是較為重要的涉及局部事項(xiàng)的閱件處理工作流程;六是一般日常事務(wù)性閱件處理工作流程。前三類屬于辦件，后三類屬于閱件。

（一）發(fā)文流轉(zhuǎn)流程

（1）擬稿。承辦人在OA系統(tǒng)起草發(fā)文。（2）核稿。承辦人所在部門指定人員在OA系統(tǒng)中對發(fā)文進(jìn)行核稿。（3）部門領(lǐng)導(dǎo)審核。發(fā)文提交部門領(lǐng)導(dǎo)審核。（4）會(huì)簽。根據(jù)需要相關(guān)部門對發(fā)文進(jìn)行會(huì)簽。（5）簽發(fā)。公司發(fā)文由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);部門發(fā)文由部門領(lǐng)導(dǎo)審核后即可發(fā)文，無需公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（6）登記編號。公司發(fā)文由辦公室統(tǒng)一登記編號;部門發(fā)文由發(fā)文部門膳印人員登記編號。（7）校對。公司發(fā)文：辦公室對發(fā)文的格式、常見錯(cuò)別字進(jìn)行校對;承辦人對發(fā)文的內(nèi)容、錯(cuò)別字等進(jìn)行校對。部門發(fā)文：發(fā)文部門膳印人員對發(fā)文的格式、常見錯(cuò)別字進(jìn)行校對;承辦人對發(fā)文的內(nèi)容、錯(cuò)別字等進(jìn)行校對。（8）膳印。公司發(fā)文由辦公室辦理膳印;部門發(fā)文由發(fā)文部門膳印人員辦理膳印。（9）分發(fā)。承辦人分發(fā)發(fā)文。（10）歸檔。辦公室統(tǒng)一歸檔。

（二）收文之辦件流轉(zhuǎn)流程

（1）簽收。辦公室對接收文件簽收登記。（2）初步審核。辦公室對公文的文種、格式、內(nèi)容是否符合行文規(guī)則和要求進(jìn)行初步審核。（3）登記編號。辦公室將公文的標(biāo)題、密級、緩急、來文字號、文種等進(jìn)行登記。（4）審核分辦。辦公室提出分辦意見，明確主辦部門，提交公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門。上級重要的涉及全局事項(xiàng)的辦件，提交主要領(lǐng)導(dǎo)批示;上級較為重要的涉及局部事項(xiàng)的辦件，先提交分管領(lǐng)導(dǎo)批示，分管領(lǐng)導(dǎo)批示需要主要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦件，再提交主要領(lǐng)導(dǎo)批示。上級一般日常事務(wù)性辦件及所屬單位請示件，提交承辦部門承辦。（5）承辦。不需要公司領(lǐng)導(dǎo)簽批的事項(xiàng)由承辦部門直接辦理。承辦部門根據(jù)需要報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。辦結(jié)后，具體承辦人在處理單上簡要簽注承辦結(jié)果。（6）歸檔。文件辦結(jié)后，由承辦人提交部門兼職檔案員預(yù)歸檔，由部門兼職檔案員提交辦公室歸檔。

（三）收文之閱件流轉(zhuǎn)流程

（1）簽收。辦公室對接收文件簽收登記。（2）初步審核。辦公室對公文的文種、格式、內(nèi)容是否符合行文規(guī)則和要求進(jìn)行初步審核。（3）登記編號。辦公室將公文的標(biāo)題、密級、緩急、來文字號、文種等進(jìn)行登記。（4）審核分辦。上級重要的涉及全局事項(xiàng)的重要閱件提交主要領(lǐng)導(dǎo)批示，按照主要領(lǐng)導(dǎo)批示，送閱至分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。較為重要的涉及局部事項(xiàng)的閱件，先提交分管領(lǐng)導(dǎo)批示;分管領(lǐng)導(dǎo)批示需要主要領(lǐng)導(dǎo)批示的閱件，再提交主要領(lǐng)導(dǎo)批示;最后提交相關(guān)部門閱知;一般日常事務(wù)性閱件，先提交相關(guān)部門閱知;相關(guān)部門簽注需要分管領(lǐng)導(dǎo)主管領(lǐng)導(dǎo)批示的閱件，再提交主管領(lǐng)導(dǎo)批示;主管領(lǐng)導(dǎo)批示需要主要領(lǐng)導(dǎo)批示的閱件，再提交主要領(lǐng)導(dǎo)批示。（5）承辦。承辦部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)意見具體辦理事項(xiàng)，不需要領(lǐng)導(dǎo)簽批的事項(xiàng)直接辦理。辦結(jié)后，具體承辦人在處理單上簡要簽注承辦結(jié)果。（6）歸檔。文件辦結(jié)后，由承辦人提交部門兼職檔案員預(yù)歸檔，由部門兼職檔案員提交辦公室歸檔。

（四）繪制公文流轉(zhuǎn)示意圖

明確了不同種類公文的流轉(zhuǎn)流程后，企業(yè)可針對不同種類的發(fā)文和收文分別繪制其對應(yīng)的流程圖，如圖1所示。下面以公司發(fā)文為例，舉例說明公文流轉(zhuǎn)示意圖的繪制方法。

二、系統(tǒng)建設(shè)提供保障

建立了公文流轉(zhuǎn)流程之后，如果希望公文流轉(zhuǎn)更加便捷、不同主體處理過程記錄更加清晰、公文保存更加完整全面以及進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，可以建設(shè)電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)。這不僅是一項(xiàng)工程浩大的信息化建設(shè)項(xiàng)目，而且需要有可靠的人力保障。企業(yè)需要配備技術(shù)人員與系統(tǒng)開發(fā)公司長期對接，不斷根據(jù)企業(yè)公文流轉(zhuǎn)工作的新變化、新需求，對電子公文系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)、升級與完善。

企業(yè)在籌備組建階段，電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)未建成之前，公文流轉(zhuǎn)依托于紙質(zhì)版本文件和承辦人跑簽。當(dāng)企業(yè)的電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)建設(shè)完成之后，之前紙質(zhì)版本的文件以及跑簽式流轉(zhuǎn)，將整體轉(zhuǎn)化到計(jì)算機(jī)和手機(jī)終端完成。只要有網(wǎng)絡(luò)，公文流轉(zhuǎn)鏈條上的不同主體將不受時(shí)間、空間限制，隨時(shí)隨地處理流轉(zhuǎn)到各自環(huán)節(jié)的公文。

三、隊(duì)伍建設(shè)錦上添花

（一）確立企業(yè)總部各部門文書

隨著企業(yè)各項(xiàng)工作有序推進(jìn)，公司及各部門發(fā)文量日益增多，為保證公司及各部門的公文處理更加規(guī)范高效，更好地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的中心工作，就需要各部門確立一名部門文書。部門文書作為公司各部門、各事業(yè)部公文管理工作聯(lián)絡(luò)人，負(fù)責(zé)對本部門的“部門發(fā)文”進(jìn)行校對、編號、膳印，指導(dǎo)本部門人員完成公文流轉(zhuǎn)工作。企業(yè)則階段性對部門文書進(jìn)行電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的使用操作、公文格式、行文規(guī)則、擬制與辦理等專項(xiàng)培訓(xùn)。

（二）加強(qiáng)企業(yè)所屬各單位文書管理

除了各部門的文書人員之外，企業(yè)各下屬單位也有固定的文書。企業(yè)各下屬單位報(bào)送給企業(yè)的請示、報(bào)告等各種公文，由其發(fā)文人員編號膳印;企業(yè)對所屬各單位下達(dá)工作任務(wù)的各類通知，通過下屬單位的收文人員傳送至各單位。企業(yè)所屬各單位的文書是企業(yè)公文流轉(zhuǎn)工作的重要組成部分，需要加強(qiáng)培訓(xùn)與管理。

企業(yè)所屬單位及其公文流轉(zhuǎn)工作，可以分為兩種類型。一是企業(yè)成立之初劃給企業(yè)的成立時(shí)間較久的下屬單位。這類單位具有穩(wěn)定的文書人員及豐富的公文流轉(zhuǎn)管理經(jīng)驗(yàn)，公文流轉(zhuǎn)工作較為順暢。二是企業(yè)成立之后，陸續(xù)新成立的所屬單位。這類所屬單位剛剛成立，甚至辦公地點(diǎn)還在裝修過程中，不具備公文流轉(zhuǎn)經(jīng)驗(yàn)，需要從各個(gè)方面加以引導(dǎo)、管理。當(dāng)完成了公文流轉(zhuǎn)“三大建”——建流程、建系統(tǒng)、建隊(duì)伍，新成立企業(yè)的公文流轉(zhuǎn)管理工作就從無走上了正軌，并將在短期內(nèi)逐漸規(guī)范與高效，達(dá)到新時(shí)代對企業(yè)公文流轉(zhuǎn)的新要求。

參考文獻(xiàn)：

[1]中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì).《黨政機(jī)關(guān)電子公文系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范》（GB/T33482-2016）[Z].中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2016.

[2]中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì).《黨政機(jī)關(guān)電子公文系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》（GB/T33483-2016）[Z].中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2016.