高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題探討

楊磊

◆摘 要：學校在發(fā)展過程中，教學思想、不同時期的教學政策都是通過高校檔案進行記錄，可以說通過高校檔案能夠充分了解教師以及學生的成長情況，對于學校而言是非常重要的教學資源。在現(xiàn)階段，采用傳統(tǒng)的工作思路對檔案進行管理，已經(jīng)不能在要求上對師生進行滿足。而且在信息化發(fā)展的社會進程中，建立數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為目前必然的發(fā)展趨勢。本文主要從高校檔案管理數(shù)字化存在的問題進行討論，提出了一些相應的實現(xiàn)措施。

◆關鍵詞：高校檔案管理；創(chuàng)新；數(shù)字化

一、高校檔案管理數(shù)字化存在的問題

1.管理理念落后

在信息化發(fā)展進程中，實現(xiàn)高校檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)成為了一種必然地發(fā)展趨勢。隨著各種軟硬設備的更新，高校檔案也已經(jīng)完成了信息管理系統(tǒng)的初步開發(fā)，甚至很多學校已經(jīng)開始投入使用。但在高校檔案管理理念和管理方法上仍然比較落后，對計算機的輔助作用沒有進行充分發(fā)揮，依然采用傳統(tǒng)的手工工作流程進行管理。在傳統(tǒng)的工作方法上，檔案管理工作呈現(xiàn)出的狀態(tài)是重視檔案管理但輕視檔案利用。就目前的工作模式而言，在形式上檔案管理工作和檔案資料已經(jīng)發(fā)生了轉變，但是在管理方法上并沒有發(fā)生根本性變革。現(xiàn)在所謂的檔案管理數(shù)字化，只是將傳統(tǒng)的工作環(huán)境轉移到了計算機設備中，這種轉變在工作效率上并不能對相關工作人員進行提高，相反還在工作強度上對其進行了加大。在國外對高校檔案進行管理時，會先將檔案資料進行分類，但這些在我國并沒有得到很好的實現(xiàn)。通過對我國的高校檔案管理模式進行調查可以發(fā)現(xiàn)，目前在硬件設備上已經(jīng)基本完成，但在管理理念和系統(tǒng)功能開發(fā)上還存在較大的問題。

2.缺乏統(tǒng)一化和標準化

統(tǒng)一化和標準化的缺失主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，學校在進行內(nèi)部檔案管理時，各個部門之間并沒有溝通協(xié)作，而是各自為政。而且因為各部門的工作性質不同，導致資料在形式上有所區(qū)別，各個部門對其都有自己的要求，從而使得在統(tǒng)一化和標準化上沒有辦法實現(xiàn)。其次，目前多數(shù)高校仍然隸屬于不同的主管單位，有些高校歸國家教育廳主管，有些高校則歸省教育廳或者市級教育單位主管，不同的教育單位對檔案資料進行管理時往往具有不同的標準，使其帶有明顯的“地域色彩”，缺乏統(tǒng)一化和標準化。最后，在高校檔案管理系統(tǒng)的組成方面，各個高校之間也存在明顯的不同。一般情況下，管理系統(tǒng)主要包括硬件和軟件，對于硬件設備的采購主要是由高校自己負責，不同高校在系統(tǒng)功能上的要求可能會存在差異。同時，在系統(tǒng)的軟件部分也會存在一些區(qū)別。這些差異導致檔案館在對檔案資料進行聯(lián)系時無法得到保證。檔案管理數(shù)字化如果不能實現(xiàn)統(tǒng)一化和標準化，將注定只是一種工作形式，發(fā)揮不了任何作用。

3.系統(tǒng)安全缺乏經(jīng)費

在對高校檔案進行管理時，管理系統(tǒng)一般需要對校園網(wǎng)絡進行接入，有時還會涉及到其他網(wǎng)絡，這就導致眾多的網(wǎng)絡病毒侵入到檔案管理系統(tǒng)中，在安全性上對其造成威脅。再加之一些檔案管理人員沒有較強的信息安全意識，在操作過程中可能會因為一些誤操作引入病毒。在系統(tǒng)安全方面，另外一個主要內(nèi)容就是對數(shù)據(jù)庫進行建設時缺乏整體性考慮，導致最終的數(shù)據(jù)庫規(guī)模較小。這樣的數(shù)據(jù)庫在維護很不方便，對病毒的抵御能力也比較差，而且很容易在不同部門之間出現(xiàn)重復建設現(xiàn)象，造成資金浪費。高校檔案中的信息不僅包括學校開展的日常工作內(nèi)容，還包括一些學校的機密信息，一旦發(fā)生信息泄露，將會對學校造成很大的損失。此外，經(jīng)費問題也是檔案管理系統(tǒng)建設過程中的一個主要問題，這種問題在很多學校都很普遍。主要是因為學校領導對檔案管理系統(tǒng)建設不重視，還有一些是因為涉及經(jīng)費投入的方面比較多，而申請的資金又有限造成的。

二、實現(xiàn)數(shù)字化管理的措施

1.對管理理念進行更新

實現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化需要在管理過程中對信息技術進行運用，也需要對管理理論和方法進行革新，這就要求工作人員具有先進的管理理念，才能在新的工作指導方針下建立一套完善的工作制度。在對高校檔案進行管理時，管理層的知識結構對其有著非常重要的影響，如果管理層的知識結構較完善，那么高校檔案管理工作就可以順利開展。因此，對高校檔案管理隊伍進行建設時，一定要讓其具備現(xiàn)代的科學技術和先進的理論知識。

2.對管理軟件進行推廣

對檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)字化建設，首先需要解決的一個問題就是，檔案的電子化管理，需要在管理過程中建立檔案數(shù)據(jù)庫，建立文件目錄將以往的資料進行存儲。這也就意味著需要從第一批文件資料開始，錄入所有的資料，并對這些資料進行分類保存。這樣的管理方式能夠有效避免因為保管不當出現(xiàn)的損毀，在工作人員檢索和瀏覽時也會更加方便。其次，應該對檔案管理軟件進行推廣，即便是在一所高校內(nèi)部，不同的學院也會建立自己的檔案室。因此，對檔案管理軟件進行推廣，能夠在統(tǒng)一性上對學校檔案管理進行保證。

3.對安全化措施進行加強

高校檔案不僅是重要的社會資源，也涉及到高校管理過程中的一些機密信息，因此一定要加強安全管理，防止被他人所利用。進行高校檔案管理信息化工作時，很容易受到網(wǎng)絡病毒的影響，發(fā)生信息泄露，為了解決這一問題需要對工作人員的信息安全素養(yǎng)進行提升。此外，檔案在以數(shù)據(jù)形式進行保存的過程中，很容易因為各種操作而失去原始記錄，工作人員在保存數(shù)據(jù)的過程中就要認真對待，避免信息丟失。同時，也應該對高校檔案管理的安全措施進行加強，高校檔案管理人員必須意識到檔案管理的重要性，增強責任感和使命感。

三、結束語

綜上所述，在新的發(fā)展形勢下，仍然根據(jù)傳統(tǒng)管理理念對高校檔案進行管理已經(jīng)不能在在需求上對師生進行滿足，對檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)字化建設已經(jīng)成為目前必然的發(fā)展趨勢。為了實現(xiàn)這個目標，需要管理人員在管理理念上進行更新，在安全措施上進行加強，并對檔案管理系統(tǒng)進行推廣，促進檔案管理數(shù)字化建設。

參考文獻

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