如何有效的進行文書檔案歸檔

摘 要：文書檔案歸檔工作主要是通過書面形式記錄事情，同時記錄時間和訂單的內容標準。在國家歷史記錄方面，文檔歸檔的工作具有重要的意義。但傳統的文書檔案歸檔管理工作存在許多問題，盡管我國政府的相關部門加強了文檔收集和歸檔工作的重視程度，但也有很多方面的因素限制了其開發工作。文章主要分析了目前我國文書檔案收集歸檔工作中存在的問題，并提出了相應的整改對策。

關鍵詞：檔案歸檔;文書檔案;改進措施

文書檔案歸檔工作是檔案事業發展的重要組成部分，在各級單位檔案工作中具有重要的現實意義。當前，我國發展進入了一個新的階段，文書檔案工作也應與時俱進，適應當前社會環境，進行有效創新，從而提高工作質量。文書檔案的整理和歸檔對各單位文件的管理有著重要的影響。然而，在諸多因素的影響下，文書檔案的整理和歸檔也會出現許多問題。有關單位和工作人員要分析工作中存在的問題，從不同角度選擇科學的策略，不斷提高工作質量。目前，文件和檔案的收集和歸檔工作屬于文件和檔案管理的重要核心。隨著文件資源的不斷增加，文書檔案管理的收集和歸檔工作在一定程度上出現了困難，嚴重制約了文件工作的順利開展。因此，應采取切實有效的措施來解決這一問題，全面提高文書檔案管理人員的綜合素質，從而提高文書檔案收集歸檔的水平和質量。

一、文件收集歸檔的重要性

（一）能夠有效地夯實單位檔案形成的基礎

在教學和科研活動的過程中會有原始文書檔案，原始數據通常是由部門檔案員保管，文書檔案的收集和歸檔工作屬于檔案單位的核心和基礎工作，應該加大管理的力度，充分的更好的管理文書檔案的歸檔工作，充分利用這些主要的資源。

（二）文書檔案的收集和歸檔是文件管理的重要手段

按照文書檔案管理工作的規定，單位文書檔案的管理必須實行綜合管理模式，這樣才能夠有效的保證文書檔案工作的完整性以及安全性。此外，在進行文書檔案管理的實踐工作中，將會有很多有重要價值的檔案數據形成，從而將文書檔案進一步的收集和歸檔，以確保數據的完整性，以便未來能夠更好地利用和發展，在恢復歷史的外表下，進一步的反映了歷史的真相。

二、當前文書檔案收集歸檔工作中存在的問題

（一）文檔管理意識淡薄

在傳統的文書管理工作中，沒有給予足夠的重視，導致文書的收集和歸檔工作管理相對薄弱。同時，管理人員的意識差，對于一般的文件沒有完善管理，使文書檔案管理工作質量和效率非常低。這其中主要體現為文檔文件變形嚴重，以及文件破損等問題。文書管理人員在實際工作中缺乏責任感，導致文書的失真和損壞，這樣不僅使文書不能有效的使用，而且給文書的存取帶來很大的困難。

（二）文書檔案的收集和歸檔比較薄弱

許多文件檔案管理單位的收集歸檔工作存在以下問題：一是文件檔案的收集相對傳統、單一。大部分的員工只會根據前面的方法收集和整理，但文檔單位和業務的不斷發展擴大，文檔信息變得越來越多，越來越復雜，收集和歸檔將逐漸變得困難，如果仍使用傳統的單一模式，那么將很難科學的歸檔。其次，在收集過程中，文件和檔案沒有被完全收集。在收集文件和檔案的過程中，許多印章破損、缺頁，收集和歸檔不完整的文件和檔案原始材料對工作都具有嚴重的影響。此外，文書的真實性和可靠性得不到保證。因為大多數的文書都有一定的價值，同時涉及更廣泛的內容，那些不完備的文檔和文件會文書歸檔工作帶來一定程度的困難，導致文件和檔案歸檔工作不能順利有效地進行。

（三）收集困難

在每年的文書歸檔工作中，許多部門和工作人員沒有注意到文書的收集和整理的重要價值，這就導致"輕文件、重管理"的錯誤觀念。這樣一來，相關人員的主動性和積極性出現嚴重不足，文件和檔案的收集不夠認真。因此，嚴重影響了文件和檔案收集的完整性，無法保證后續年度整理與歸檔、收集之間的合理銜接。

（四）員工素質不高

檔案工作中，員工是一個重要的影響因素，只有確保員工的整體素質和能力水平得到提高，才能有效地保證文件歸檔和檔案自身的質量。很多單位在實際工作中不采取文檔文件管理，所以沒有對文件管理人員進行全面、有效的培訓和評估等，導致員工缺乏專業理論知識和實際操作，員工在文檔管理相關知識和技能的停滯不前，無法適應信息技術的進步。

（五）信息化、現代化程度低

目前，我國已全面進入信息社會發展的階段，因此，文書檔案歸檔工作也需要朝著現代化、信息化的方向發展。然而，由于資金不足等原因，許多單位的設備在倉庫很難滿足最低要求的文檔文件，標準化和信息化安全保護的文件也相對較少。隨著計算機網絡技術的發展和普及，檔案管理現代化已成為提高檔案管理效率的重要原因。

三、積極做好文件收集和歸檔工作策略

（一）加強對文書檔案管理人員的培訓

在文書檔案的收集和歸檔中，管理人員的工作是十分重要的，他們是文書檔案收集和歸檔的核心人員。所以，各檔案單位需要加強檔案管理人員的培訓，從而提高檔案管理人員的工作能力和工作質量。如：可以雇傭專業人員定期培訓員工，然后檢查員工培訓的結果，最后根據審計結果給員工一些獎勵和懲罰，以提高管理人員的積極性和主動性。同時，文書歸檔單位的工作人員需要積極進行自主學習，單位可以根據他們的工作表現來決定其工資待遇，從而不斷提高他們的工作水平和工作能力。

（二）建立健全文書收集歸檔管理制度

健全的規章制度在文件和檔案的收集以及歸檔中發揮著十分重要的作用。在建設過程中，可以到相關部門和單位進行調研，了解他們的管理制度，然后根據自己的實際情況，科學地整合。同時，管理人員還需要明確各種文書的收集和歸檔范圍，使文書能夠及時歸檔。文書檔案單位還可以成立監督管理小組，定期對文件的收集和歸檔情況進行監督檢查，提高工作人員的積極性和主動性。

（三）加強臨時文件和檔案的收集

因為許多文檔管理人員是兼職人員，文件單位往往會出現人員離職和轉移等現象，人員離職和動員的文件在他們的手中，單位需要收集和整理年前在今年年初的文件，特別是在臨時文件集合的情況下，這樣就需要花更多的時間和精力。如：重要會議召開時，應通知相關部門及時收集整理會議資料。對于已經辭職或調動的人員，單位應及時與他們溝通并移交給他們的文件和檔案。

（四）利用系統及時收集相關資料，優化檔案服務

隨著數字信息辦公系統的不斷推廣，辦公自動化系統已被許多單位和企業使用。該系統不僅有利于辦公信息的收集和處理，而且能夠有效地實現數字化辦公。在文件收集歸檔工作中，辦公系統可以有效地提供文書檔案收集以及歸檔的工作效率。文書檔案管理人員通過及時向所在部門收集資料，進一步的完成工作。此外，文書檔案工作人員應定期從文書人員處收集資料，定期進行編寫工作，從而加強編譯的廣泛應用，完成主題任務，為高層領導的工作提供便利條件，提高文書檔案收集和歸檔的重要性，加強領導和部門人員的注意。

（五）提高歸檔的重視程度

對于每年歸檔的文件，相關單位的管理者需要認識到文書檔案歸檔管理的重要價值，我們應該應用現代管理理念進行指導，一步一步的計劃執行文書檔案歸檔的工作。從人為因素、基礎設施投資以及融資等方面，確保信息化的文書檔案歸檔的各個環節進行開展工作。我們只有依靠相應的指導思想，才能保證這項工作能夠得到及時有效的保障。相關領導要認識到這項工作的價值以及實行的必要性，同時，要積極的在單位內進行宣傳，確保各級工作人員從意識形態的角度重視文書檔案歸檔這項工作，只有這樣才能形成"上"和"下"的局面，確保工作的順利進行。

四、結語

在實際工作中，年度文書歸檔是一項不可缺少的重要環節。當前，我國社會進入了一個新的階段，信息技術的應用非常廣泛，這也對文件檔案的年度歸檔提出了更高的要求和挑戰。相關單位的管理人員需要認識到文書檔案歸檔的重要價值，從事這項工作的人員需要掌握其基本原則，分析和總結工作中暴露的問題，從而能夠更加科學的管理文書檔案。

參考文獻

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作者簡介：任玉清（1981.08- ），女，漢族，山東，科員，本科，研究方向：檔案管理的開發及利用。