略論檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢

李娟

【摘要】檔案管理工作發(fā)展至今，經(jīng)歷了一個漫長的演變過程。在這一過程當中，單位的重視程度、政府的政策支持以及相關(guān)工作的人員的素質(zhì)水平都會對其產(chǎn)生影響。檔案管理現(xiàn)代化是時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，本文就針對檔案管理現(xiàn)代化中檔案管理原理的運用進行了淺要的探討分析，希望可以為檔案管理工作的開展提供一份有利的基礎(chǔ)保障。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 現(xiàn)代化 檔案管理原理 運用

一、檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容

其一，管理措施的現(xiàn)代化。檔案管理工作的開展需要科學(xué)合理的管理措施作為支撐，充分結(jié)合實際管理情況，選取是一檔案管理工作開展的措施，有利于發(fā)揮檔案管理工作的社會服務(wù)性能，從而有效推進檔案管理工作的有序開展。

其二，管理理念的現(xiàn)代化。眾所周知，我國人口眾多，且大部分人群皆面臨著就業(yè)難的問題。在這樣的大背景下，檔案管理工作的難度也有所提升。想要充分實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就必須從本質(zhì)上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，給予檔案管理足夠的重視，切實從日常工作中進行轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)性，為檔案管理工作的開展提供一份有效的基礎(chǔ)支撐。

其三，管理方法的現(xiàn)代化。只有理念，沒有實踐，是難以發(fā)揮檔案管理現(xiàn)代化的實際作用的。為此，相關(guān)工作人員應(yīng)當尋求更具實用性的管理方法，充分結(jié)合檔案管理工作自身的特點，并結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)原理，充分利用檔案管理系統(tǒng)的人力資源，盡可能的付出最少的資金起到最大的社會服務(wù)作用。

二、檔案現(xiàn)代化視角下企業(yè)檔案管理過程當中存在的主要問題

1.存在嚴重的采集重歸檔現(xiàn)象

在我國大部分的企業(yè)檔案管理中，第一個存在的問題就是存在非常嚴重的采集重歸檔的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生原因，主要是在對檔案進行分類的過程中，通過參考相關(guān)規(guī)定和標準之后，通常將企業(yè)活動開展過程當中涉及的檔案分為財會檔案、聲像載體檔案、設(shè)備檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、黨政檔案等。受到分類方式的影響，使得大部分的檔案數(shù)據(jù)采集工作都存在著以前理論性結(jié)果為主要依據(jù)，而沒有對采集過程當中涉及的問題和檔案本身存在的問題進行管理。這就讓企業(yè)內(nèi)容的檔案出現(xiàn)了含混不清的情況，其中的很多內(nèi)容在不整理的情況下，都出現(xiàn)了材料壞死無法使用的情況。因此導(dǎo)致我國大部分企業(yè)檔案管理工作都處于一個名存實亡的狀態(tài)。這其主要的主要表現(xiàn)就是不同類型的檔案所涉及的領(lǐng)域是完全不同的，如果出現(xiàn)了人員調(diào)動，而補充進來的人員本身和原本的工作不相匹配的情況，那么檔案就無法使用，因此必須加以重視。

2.整體企業(yè)管理模式相對單一

企業(yè)檔案管理模式單一也是一個非常常見的情況，這主要是因為大部分工作人員在對企業(yè)檔案進行管理的過程當中，往往花費大量時間來進行歷史性的檔案考察和利用，然后根據(jù)組織相關(guān)活動和下發(fā)相關(guān)文件的方式開展管理工作，對于搜集的各種檔案信息，也是利用這種單線程發(fā)揮的方式來實現(xiàn)檔案信息的嚴格考察和優(yōu)化利用。這樣的辦法雖然能夠很好的查詢到檔案的相關(guān)情況，但是卻不能非常好的保證企業(yè)文件的聯(lián)系性，因為這種整理是單一的，針對單個文件的，而不是針對整體的，因此在實際的使用過程中，就會導(dǎo)致這種管理是效率較低的。但是因為歷史原因，這種管理的辦法最早被檔案管理人員所使用，因此就成為了人們最喜歡的一種方式，全然不顧實用性。

三、在檔案現(xiàn)代化視角下全面加強企業(yè)檔案管理的有效措施

1.建立較為完善的元數(shù)據(jù)檔案管理體系

在當前大數(shù)據(jù)時代中，元數(shù)據(jù)檔案管理體系是非常成功的一套管理體系，其中，管理人員充分地利用先進的數(shù)據(jù)庫和計算機來進行重要檔案信息的有效記錄，這樣不僅能夠真實客觀地反映企業(yè)工作開展過程當中的具體情況，還能夠?qū)⒄鎸嵉脑紨?shù)據(jù)呈現(xiàn)在管理人員眼前。尤其是在一些較為復(fù)雜的檔案處理過程中，如果采用人工分辨的方式，那么就會浪費大量的時間，不能滿足企業(yè)的具體需求，從而導(dǎo)致了問題的出現(xiàn)。而且元數(shù)據(jù)本身也能夠通過單一組別的數(shù)據(jù)對比，來進行內(nèi)容的拓展，從而更好的將內(nèi)容引申到各個領(lǐng)域的檔案之中，從而解決了分類不夠?qū)I(yè)的問題。這樣能夠讓檔案利用效率大大的提升，確保檔案應(yīng)用更好的發(fā)揮效果。

2.全面加強管理數(shù)據(jù)倉庫的有效建立

數(shù)據(jù)倉庫的建立是當前企業(yè)檔案管理中客觀公正的一個保障，因此必須要全面的進行建設(shè)。這是因為，企業(yè)檔案管理的數(shù)據(jù)中心數(shù)據(jù)庫不僅記錄了與檔案管理有關(guān)的各種信息，同時也能穩(wěn)定地向管理人員展現(xiàn)不同時間段檔案管理數(shù)據(jù)集合。而中心數(shù)據(jù)庫中能夠定時的排查其中的內(nèi)容，從而確保數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容不會出現(xiàn)丟失等情況，這樣就全面的保障了數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的安全性，而且作為根據(jù)，也更容易進行檢查。同時，中心數(shù)據(jù)庫本身能夠進行內(nèi)容的增加和刪減，但是卻不能進行內(nèi)容的修改，這就確保了中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)都能夠公平公正，不會出現(xiàn)被篡改的情況。

3.全面加強企業(yè)信息化設(shè)備的資金投入

我國當前企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略中，企業(yè)的檔案管理信息化并不是主要戰(zhàn)略目標，因此在此方面的發(fā)展中就會出現(xiàn)資金投入過少的情況。因此，想要更好的提升企業(yè)檔案管理融入大數(shù)據(jù)理念的效果，那么就需要不斷的加強資金的投入。其中主要是要控制自身的資金不被其他的項目挪用，從而建設(shè)處一個專項基金的內(nèi)容，每一次當企業(yè)進行升級的時候，都可以直接從專項基金中進行資金的使用，而不需要逐層申報，這樣可以極大程度的節(jié)省時間，并且獲得資金。

總結(jié)：綜上所述，檔案中包含了許多重要的信息，無論是在何種單位當中，檔案管理工作都是必不可少的一個部分，具有著極為重要的實際價值。當前形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理原理已經(jīng)難以滿足現(xiàn)階段的發(fā)展需求，為此，我們應(yīng)當立足于實際情況，對于檔案管理原理進行科學(xué)合理的分析，通過運用現(xiàn)代化的理論知識來推動檔案管理工作朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，確保檔案資源安全性的基礎(chǔ)之上加強對于檔案的防控管理，避免外界因素對于檔案管理工作造成不良影響，從而更大程度上發(fā)揮檔案管理工作的實際價值，提升檔案管理工作的效率，推動檔案管理工作朝著更好、更優(yōu)的方向發(fā)展。

參考文獻：

[1]普啟光，劉慧瑾.淺論計算機技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2010（20）.

[2]張娟.檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改造措施[J].工業(yè)，2017（1）：47-48.

[3]邱麗艷.新形勢下檔案管理現(xiàn)代化存在的問題及應(yīng)對措施[J].黑龍江檔案，2013（3）.

[4]于惠敏.檔案管理現(xiàn)代化[J].中國民族博覽，2017（12）：255-256.