高校辦公室人員如何有效提高公文寫作水平

駱瑞嵐

【摘要】公文寫作是黨政機(jī)關(guān)重點(diǎn)工作之一，是單位內(nèi)外溝通交流的重要工具。公文寫作水平的高低反映了職能部門業(yè)務(wù)工作能力。筆者從提高公文水平的必要性、現(xiàn)階段黨政機(jī)關(guān)公文寫作存在的問(wèn)題和提高公文寫作水平有效途徑的角度提出以下見解。

【關(guān)鍵詞】辦公室人員;公文寫作;有效提高

一、高校辦公室人員提高公文寫作水平的必要性

“文如其人，人如其文”。請(qǐng)示報(bào)告和往來(lái)函件等各種公文的質(zhì)量反映了工作人員乃至所在單位的綜合能力和辦事作風(fēng)，影響著各級(jí)單位對(duì)外宣傳形象。高校辦公室涉及的公文種類主要包括請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函、紀(jì)要等，各高校雖強(qiáng)調(diào)提高公文寫作質(zhì)量，也組織工作人員參加公文寫作培訓(xùn)，但仍出現(xiàn)格式不規(guī)范，錯(cuò)別字連篇的問(wèn)題。究其原因，是各級(jí)工作人員特別是二級(jí)單位工作人員對(duì)提高公文寫作水平的必要性認(rèn)識(shí)不足，不肯靜下心來(lái)下真功夫。高校辦公室人員提高公文寫作水平的必要性主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：

（一）是開展日常工作的迫切要求。公文是各單位內(nèi)外交流工作內(nèi)容的重要載體，是工作的“語(yǔ)言”。公文寫不好，直接影響工作的正常開展，甚至造成工作的南轅北轍。提高公文寫作水平是高校辦公室開展工作的基本要求。

（二）是提高工作效率的基本需要。公文質(zhì)量的好壞很大程度上影響著工作效率的高低。若公文質(zhì)量低，出稿時(shí)間慢，將會(huì)直接影響日常業(yè)務(wù)的效率和單位效益，嚴(yán)重的還會(huì)影響學(xué)校重要工作進(jìn)展，成為學(xué)校建設(shè)發(fā)展的阻礙。

（三）是整合組織資源的重要手段。一篇公文的完成需經(jīng)過(guò)起草、修改、定稿、簽發(fā)等多個(gè)環(huán)節(jié)，是每個(gè)環(huán)節(jié)參加者智慧的結(jié)晶，使組織資源得到了整合。

（四）是鍛煉思維和實(shí)現(xiàn)自我的必由之路。起草公文是各單位、各部門工作人員的基本功，即使是專業(yè)技術(shù)人員，也必須了解一定的公文寫作知識(shí)。通過(guò)反復(fù)寫作，使個(gè)人思維得到整理，全面掌握學(xué)校或各單位工作內(nèi)容，及時(shí)理清思路，同時(shí)發(fā)現(xiàn)自己的不足與缺陷。

二、現(xiàn)階段存在的主要問(wèn)題

（一）過(guò)度注重格式，忽略文章內(nèi)容。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中規(guī)定了公文寫作的文種與格式，很多機(jī)關(guān)單位在日常起草公文時(shí)過(guò)于注重文章的格式，甚至將其作為寫好文章之根本。公文格式固然重要，但其只是輔助開展日常工作和解決問(wèn)題途徑的重要載體。掌握和運(yùn)用好格式，是辦公室人員寫好公文的基本功，切不可本末倒置，將其作為制勝法寶。

（二）網(wǎng)絡(luò)資源豐富，選材良莠不齊。進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，信息技術(shù)尤其是互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)資源共享給辦公室人員日常辦公提供了很大便利。但網(wǎng)絡(luò)資源內(nèi)容參差不齊，規(guī)范性、真實(shí)性和嚴(yán)謹(jǐn)性均有待考證，不可全然照搬照抄。現(xiàn)如今很多人在接到公文寫作任務(wù)時(shí)，首先在網(wǎng)絡(luò)上搜集有關(guān)資料，模版內(nèi)容甚至文章結(jié)構(gòu)大部分照抄網(wǎng)絡(luò)上的材料，不免出現(xiàn)內(nèi)容不恰當(dāng)，格式不規(guī)范等問(wèn)題。

（三）單純依賴模板，懶于深思熟慮。模板往往是過(guò)去工作集體智慧的結(jié)晶。套用模板確實(shí)能提高工作效率和公文寫作水平，尤其是剛?cè)肼毜娜藛T能快速上手。但過(guò)度依賴模版，不經(jīng)過(guò)思考和研究，公文寫作的質(zhì)量也許會(huì)止步于前，甚至出現(xiàn)“越努力越落后”的現(xiàn)象，并且如果單純套用模版，輕慮淺謀，遇到形式變化和突發(fā)情況，便會(huì)顯得力不從心，出現(xiàn)條理不清晰、邏輯不嚴(yán)密、格式不規(guī)范等問(wèn)題。

（四）培訓(xùn)效果有限，缺乏反復(fù)實(shí)踐。俗話說(shuō)：“光學(xué)不練假把式”，縱觀現(xiàn)今公文寫作培訓(xùn)，授課內(nèi)容不乏內(nèi)容陳舊，不注重培訓(xùn)的實(shí)際效果，且部分參加培訓(xùn)的人員只是被動(dòng)接受培訓(xùn)，缺乏培訓(xùn)成果轉(zhuǎn)化的積極性、主動(dòng)性，因此理論與實(shí)踐還有很多差異，培訓(xùn)效果微乎其微。公文寫作水平必須經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的反復(fù)實(shí)踐、多寫多練才能提高，從量變到質(zhì)變，而不是依靠短暫的理論學(xué)習(xí)。

三、提高公文寫作水平的有效途徑

（一）提高興趣，克服懶散思想。“興趣是最好的老師”，是最好的動(dòng)力，沒(méi)有興趣就沒(méi)有學(xué)習(xí)。公文寫作確實(shí)枯燥無(wú)趣，但興趣是可以培養(yǎng)的，辦公室工作人員要從各個(gè)方面培養(yǎng)自己對(duì)公文寫作的興趣，只有工作人員培養(yǎng)期公文寫作的興趣，明確自己的職責(zé)要求，才能激發(fā)工作人員提高公文寫作水平的主動(dòng)性和積極性，專心致志地鉆研，從而真正提高公文寫作水平。懶惰是成功的絆腳石。無(wú)論從時(shí)間、工作量還是工作標(biāo)準(zhǔn)來(lái)講，公文寫作對(duì)于工作人員確實(shí)是苦差事。要想起草公文行云流水、一氣呵成，就得徹底改變懶散思想，吃常人不能吃的苦，要有敢吃苦、能吃苦、勤吃苦的思想意識(shí)，孜孜以求，將勤補(bǔ)拙。

（二）強(qiáng)化學(xué)習(xí)，打牢理論根底。沒(méi)有較高的政治素養(yǎng)和扎實(shí)的理論功底，是不可能寫出高水平公文的。強(qiáng)化學(xué)習(xí)是提高公文寫作水平的重要途徑。要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線方針政策和上級(jí)機(jī)關(guān)的政策文件精神，學(xué)習(xí)公文寫作等業(yè)務(wù)理論知識(shí)，提高自身的政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，打牢理論基礎(chǔ)。讀書破萬(wàn)卷方能下筆如有神。要養(yǎng)成閱讀的習(xí)慣，制定學(xué)習(xí)計(jì)劃，系統(tǒng)開展有針對(duì)性和實(shí)效性的學(xué)習(xí)。定期與身邊同事溝通交流，結(jié)合寫作中的心得和困難，增強(qiáng)理論轉(zhuǎn)化能力，提升學(xué)習(xí)的實(shí)效性。只有始終堅(jiān)持不懈學(xué)習(xí)，才能提高自身政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。

（三）廣積素材，建立科學(xué)數(shù)據(jù)庫(kù)。辦公室人員日常工作會(huì)涉及大量的文件材料，比如學(xué)校年度總結(jié)、重點(diǎn)工作任務(wù)、二級(jí)單位年度總結(jié)和計(jì)劃、各大會(huì)議材料和紀(jì)要等。平時(shí)沒(méi)有太多時(shí)間和機(jī)會(huì)專門到基層調(diào)研、了解情況，（下轉(zhuǎn)第21頁(yè)）

（上接第5頁(yè)）通過(guò)收集和閱讀這些材料，可以迅速、全面地掌握學(xué)校大體情況和了解各單位工作。同時(shí)，要對(duì)收集來(lái)的材料按模塊進(jìn)行分類，建立自己的數(shù)據(jù)庫(kù)，定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的材料進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，不斷完善。公文寫作通常時(shí)間緊、任務(wù)重，有了科學(xué)的數(shù)據(jù)庫(kù)，撰寫公文時(shí)才能有針對(duì)性地找到所需材料，避免“巧婦難為無(wú)米之炊”的現(xiàn)象，緩解時(shí)間壓力。

（四）領(lǐng)會(huì)意圖，揣摩精神要義。正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖是寫出高質(zhì)量公文的關(guān)鍵。首先，不同領(lǐng)導(dǎo)公文寫作風(fēng)格不一樣，工作人員必須從領(lǐng)導(dǎo)的言談舉止中把握不同領(lǐng)導(dǎo)的寫作風(fēng)格，把握領(lǐng)導(dǎo)日常公務(wù)活動(dòng)中的觀點(diǎn)和主張，接到寫作任務(wù)時(shí)，根據(jù)不同領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格撰寫公文。其次，公文不同于小說(shuō)等其他文體，主要目的是解決問(wèn)題，要抓住機(jī)會(huì)多與領(lǐng)導(dǎo)溝通，反復(fù)領(lǐng)會(huì)把握領(lǐng)導(dǎo)所思所想，要解決什么問(wèn)題？工作的意義和要求是什么？此外，還要學(xué)會(huì)“當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)”，也就是要站在領(lǐng)導(dǎo)的高度、廣度和深度上思考問(wèn)題，以領(lǐng)導(dǎo)的口吻撰寫公文，力求在寫作上和領(lǐng)導(dǎo)高度保持一致。

（五）謀篇布局，構(gòu)建文章思路。為文如造屋，好的謀篇布局決定了公文寫作的成敗。由于公文寫作的特性，如何謀篇布局，搭好文章架構(gòu)，是提高公文寫作水平的有效途徑。由于公文的特殊性，其結(jié)構(gòu)往往由文種來(lái)決定，寫作格式和內(nèi)容也不相同。首先，要確定寫作的文種，提綱才會(huì)有所遵循。其次，要理出公文主題思想，由主題確定文章標(biāo)題。再次，收集梳理材料進(jìn)行分類剖析，加以篩選，確定主次內(nèi)容。最后，反復(fù)揣摩其他幾個(gè)環(huán)節(jié)成果，精心設(shè)計(jì)全文提綱，只有這樣，才能寫出主題鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，層次清楚的高質(zhì)量公文。

（六）千錘百煉，提高文字功底。紙上得來(lái)終覺(jué)淺，絕知此事要躬行。要想提高公文寫作水平，只有多寫多改多練才行。前期可從通知、會(huì)議記錄、科室總結(jié)等小材料著手，等基本功練扎實(shí)以后開始嘗試寫一些大材料，如黨代會(huì)報(bào)告、全委會(huì)報(bào)告等。對(duì)于寫好的公文一定要反復(fù)修改，沉下心檢查判定是否政策符合、內(nèi)容合適、邏輯清晰、格式規(guī)范、無(wú)錯(cuò)別字等，在千錘百煉中掌握規(guī)律，提升自己。同時(shí)，收集日常工作中領(lǐng)導(dǎo)或同事修改后的公文，反復(fù)對(duì)比修改的地方，琢磨為什么這樣改，學(xué)習(xí)借鑒他們的經(jīng)驗(yàn)，提高自己公文寫作水平。

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