大數據時代的企業檔案信息化建設

【摘要】互聯網技術在社會的不斷發展下逐漸完善，在多媒體設備、數據信息處理平臺等普及的作用下，企業檔案管理已經逐漸從原來的紙質資料轉變成電子資料。企業傳統檔案管理中存在的弊端也逐漸凸顯出來，不能滿足大數據時代的需求。本文將探究在大數據時代下，企業檔案信息管理工作中存在的問題，并提出針對性的解決措施，旨在為相關工作人員提供一定的參考。

【關鍵詞】大數據時代 ?企業檔案管理 ?信息化建設

我國社會主義市場正在快速發展，這種環境下，企業信息開發及利用效率就具有十分重要的意義。企業檔案中包括企業發展過程中重要的信息資源，對企業的進一步發展具有指導參考的作用。所以，對于企業的現代化檔案管理，相關人員需要重視起來，提升管理水平，完善現有的檔案管理模式，利用大數據指導理念，促進企業檔案信息化管理建設，提升檔案資料利用率。

一、大數據時代企業檔案管理信息化建設存在的問題

（一）信息化檔案管理成本較高

若是想要在企業檔案管理中實現信息化管理，就需要在建設之前購買數量眾多的電子設備，招聘符合信息化檔案管理的專業人才。重點是，企業需要根據自身發展實際情況為檔案信息化建設基礎，開發出符合企業長遠發展的檔案信息化管理系統，并在系統開發之后，以最快的速度將企業現有的紙質版檔案資料存儲到系統中，轉變成數字檔案，形成風格多樣化的電子檔案。在整體的檔案信息化建設中，需要企業投入眾多的人力、財力、物力等，對于實力不強的企業而言是十分沉重的負擔。

（二）缺少信息化建設標準

盡管目前已經有很多企業參與到檔案信息化建設之中，但是此項工作起步較晚，發展速度快，并沒有形成與之相匹配的信息化建設標準，導致目前的信息化建設中經常出現電子文件編號、收集、查找等格式不一的情況，對于企業使用信息化電子檔案管理效率造成了影響。如，有些企業為了避免程序愛你文件接受部門擅自修改電子文件，就會將文件轉變成CAJ格式或者PDF格式，這兩種格式文件需要有與之相配的軟件才能打開，進行內容的瀏覽，也就是在接收到CAJ格式文件或者PDF格式文件時，需要下載相應的軟件進行信息的獲取。

（三）發展不平衡，檔案數據異構

企業檔案信息化建設出現發展不平衡現象，主要是由于經濟、環境等因素的影響，對于檔案部門統籌指導、檔案管理部門規模、檔案信息化管理意識、人員配置等與企業信息化檔案建設規模具有直接的聯系，讓企業信息化檔案建設產生了極大的影響。并且，檔案部門接受檔案信息并不僅來源于同一部門，不同部門之間文件材料存在數據異構特點，主要是內部結構復雜、來源不同、屬性多樣、處理方式存在差異，這對檔案管理人員的工作帶來了新的挑戰，并且，虛擬電子檔案信息對于信息技術依賴性嬌俏，檔案元數據需要依附文件信息，如若不然就不能將電子元件回復原貌。

二、大數據時代企業檔案管理信息化建設應用措施

（一）轉變落后的思想觀念

目前，企業檔案管理主要還在于信息的收集保留，對于企業檔案信息管理并不重視，沒有正確認識到企業檔案信息管理的重要性。在大數據背景下，不論是企業管理人員還是企業員工，都需要轉變現有的檔案管理理念，企業權能部門需要就現有的檔案信息化發展整理出檔案管理制度，提高檔案信息的利用率。并使用大數據信息處理技術，讓企業能夠從各個角度進行數據分析，引導企業走向正確的發展道路，提高企業檔案的信息化管理水平。

（二）完善檔案信息化標準

統一檔案信息化管理標準對于信息化檔案建設既有重要的意義，能夠提高電子檔案的實用性與客觀性，主要從以下幾方面開展：

其一，統一電子文件格式、存儲平臺、傳輸途徑。上文中已經描述了檔案管理具有異構特點，因此，需要企業進行統一規定檔案的格式、存儲平臺及傳輸途徑，減少檔案管理人員的工作量。

其二，統一電子文件編號。電子文件經常會在各個部門之間王老，為了讓檔案管理人員能夠在查找檔案是更加快捷，就需要記錄電子文件的收發，及各部門電子文件往來記錄，能夠在查找使用電子文件時及時準確的進行定位。

其三，統一文件收發制度流程。在發送文件時常常不能確定接收文件部門是否將文件準確接收，不得以打電話或其他方式進行確認，若是統一文件流程，就能有效避免出現這一問題。

其四，利用云計算技術，處理檔案管理信息。云計算是新型的虛擬技術，能夠將數據更深層次的進行處理，實施動態管理，保證檔案信息管理的有效性，并在收集信息時將無效信息剔除，只留下有用的信息，保證數據的真實性。

（三）加大資金投入，培養專業人才

企業檔案信息化建設不可避免的需要投入一定的資金，企業可以積極參與到當地信息化建設的專項規劃中，得到多方面的財政支持，以推動檔案信息化建設。并且，需要加強檔案管理人才的培養，對于大數據時代檔案管理人才需要具有檔案管理知識、超前的信息意識、基礎計算機應用能力、英語閱讀能力、現代管理能力等，對于人才培養這一方面，企業可以與高校聯合，吸收具有外語、計算機、管理能力的人才，并定期進行現代化應用培訓，若是經驗不足的管理人員可以選擇定期輪崗的管理模式，了解檔案管理的各個信息，“因崗制宜”發揮創新優勢。

（四）增強電子檔案信息安全性

檔案信息化管理安全性也十分重要：首先，需要宣傳教育，讓管理人員了解檔案信息安全的重要性，主動參與檔案保密工作;其次，設置動態檔案收發密碼，如將檔案輸送到管理平臺中，若是有其他部門需要查看檔案，需要向管理人員申請動態密碼;最后，則是機密文件進行備份，除動態密碼外再設置專門的打開面，防止檔案丟失泄露。

三、總結

總之，在大數據時代中，企業推動檔案信息化管理是未來發展的趨勢，檔案信息化管理屬于動態的系統性工程，需要企業整體工作人員共同努力，與企業實際發展需求相結合，通過領導的支持，建設具有高素質、專業強的檔案管理隊伍，加大資金投入，提供技術支撐，推動整體企業檔案信息化管理建設，從而促進企業的可持續發展。

參考文獻：

[1]方愛明.大數據時代企業檔案信息化建設初探[J].中國管理信息化， 2017，（18）.

作者簡介：蘭蘭（1975-），重慶涪陵人，女，漢族，本科，檔案館員，重慶市涪陵城市建設投資集團有限公司。