新形勢下電子檔案管理存在的問題及解決對策

關震

【摘要】隨著社會的不斷發展，我國經濟實力的不斷增強，特別是互聯網技術的推廣，電子檔案技術便應運而生，電子檔案技術的優點就在于節能環保，相比傳統紙質檔案，電子檔案更便于整理和保存，而且節省空間，但是凡事要用辯證的眼光看待，電子檔案管理有沒有問題呢？

【關鍵詞】電子檔案;檔案管理;問題與對策

社會的不斷發展進步，帶來了網絡時代的繁榮，在這個背景下，電子檔案管理展現出比傳統檔案管理更環保、更簡便的特點，但是，我們在面對新形勢下電子檔案管理技術時，不能只看到電子檔案管理技術的優點，更要辯證的對待該技術的缺點，本文將從以下方面展開論述。

一、我國檔案管理技術的變革

過去我們在整理檔案時，習慣寫到紙上，再把檔案放進檔案盒里，最后再把檔案盒放進檔案柜里，記得我在看《今日說法》時，看到過這樣一個場景，有一個陳年舊案，需要查閱當年卷宗，我看到辦案民警走到了一間檔案室，室內全是檔案柜，就像是一間圖書室一般，辦案民警為了找出當年的卷宗，找了好幾個檔案柜，真是費時、費力！

隨著電腦技術和網絡技術的不斷發展，電子檔案管理技術傳入中國，基于電子檔案技術節省空間便于管理的特點，該技術在各行各業迅速推廣開來。

二、電子檔案管理技術的概念

電子檔案，顧名思義，是檔案的電子化。具有便于管理、節約空間、方便保存的特點，是針對傳統紙質檔案管理的缺點而發明的一種新技術，實現了檔案管理工作的網絡化和先進化，但是，電子檔案管理技術對管理人員的要求比較高，最起碼要具備熟練的電腦操作技術。

三、電子檔案管理技術存在的問題

（一）真實性不足

電子檔案管理技術便于管理，就在于它只要一臺電腦就可以進行編輯，在編輯時很容易發生數據錯誤，由于電腦上的顯示與紙面顯示有很大的區別，不容易被編輯人員發現，所以導致了電子檔案管理的真實性不足的問題。

（二）保密性差

電子檔案管理技術需要網絡傳輸，在網絡傳輸的過程中，很容易被不法分子劫持，造成信息泄露。

（三）保存期限不穩定

前文提到了，電子檔案管理是基于電腦技術和網絡技術的，其實，電子檔案保存是存在電腦上的硬盤里，別看硬盤有一個堅硬的外殼，但是硬盤是個非常脆弱的物品，因為硬盤非常容易被病毒攻擊，甚至被損毀，如果出現這樣的問題，就會致使電子檔案的丟失，造成一定損失;如果管理方法得當，還是可以保存相當長時間的。

（四）管理人員缺失

因為電子檔案查找相對于傳統紙質檔案較簡便，不需要專人查找，所以許多單位的電子檔案可以供人隨意查閱，這樣很容易出現檔案丟失或失真，當然，這種現象不會出現在保密單位。

四、做好電子檔案管理工作的對策

（一）管理人員專業化

電子檔案管理技術作為一種新興技術，就需要適應新技術的管理人員，建議各高等院校開設關于電子檔案管理的專業，培養專業化的電子檔案管理人員。

（二）嚴格電子檔案審查

基于電子檔案真實性低的問題，我們要設立專門的審查部門，對編輯整理的電子檔案進行嚴格的審查，從源頭防止檔案失真，更要激勵基層工作人員，提高對工作的認真態度，謹防出錯;也可以對電子檔案整理人員進行績效考核，對工作認真的同志，給予獎勵，對經常出錯的同志，要提出批評或處罰。

（三）建立專屬網絡，防止信息外漏

針對保密性差的問題，我們不妨向公安部門學習，電子檔案能夠共享的單位，可以建立專屬的網絡，減少被竊密的危險，或者可以采用U盤傳輸的方式，但是如果兩地距離較遠，建議建立專屬網絡，因為郵寄U盤，會增加風險性，一旦丟失，損失較大。

（四）定時檢查、保養存儲設備

前文說到的保存期限的問題，并不是絕對的，只要我們在使用、管理的過程中，操作合理，是不會發生這種現象的，但是，我們管理人員要定時檢查，一旦發現異常，要及時將數據進行備份，防止因為機器癱瘓而造成數據損毀。

（五）嚴格查閱程序，專人專管，專人專責

針對管理人員缺失的問題，我們要設立專門的管理機構，任何人沒有擅自查閱電子檔案的權利，如果確實要查閱電子檔案，要征得相關領導的同意，出示查閱證明后，征得查閱許可單，然后持檔案查閱許可單到機器查詢，沒有許可單一律不準查閱，否則，要追究管理人員的相應責任。

五、結論

總而言之，社會進步帶來的是科技進步，科技進步使技術不斷進步，我們在享受社會發展帶來的好處的同時，要辯證看待事物的兩面性，對積極的一面要正確使用并積極發揚，對不好的缺點，要辯證對待，設法克服。但是，電子檔案管理技術的推廣，總歸是利大于弊的，本文我主要介紹了存在的這幾種問題，但是我相信還有許多問題我沒有看到，希望大家在今后的使用中，一旦發現問題不要回避，一定要提出意見或建議，只有這樣，電子檔案管理技術才會不斷進步，才會為人類社會的發展做出貢獻。

參考文獻：

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