淺談檔案管理工作內容與模式的轉變

張巖

【摘要】互聯網時代的到來以及信息技術的普遍應用使得檔案管理數字化，智能化，信息化的程度不斷提高，檔案管理工作的內容與模式也在不斷發生新的轉變。結合互聯網時代背景，本文從檔案管理工作內容與模式轉變的要求出發，淺析檔案管理工作內容與模式轉變的方向與策略。

【關鍵詞】檔案管理;內容轉變;模式轉變

一、引言

計算機技術和多媒體技術的運用對于檔案管理工作產生了十分巨大的影響。而信息化，智能化檔案管理發展進程的不斷加快使得傳統檔案管理模式已經不適應現代檔案管理的新要求。所以企業管理者要學會有效利用信息技術與互聯網科技創新檔案管理工作的內容與模式，融入新的思想，不斷提高效率，使得檔案管理工作內容與模式實現有效轉變。

二、檔案管理工作的現狀

傳統的紙質檔案管理模式正在隨著信息化時代的到來逐漸被電子檔案以及信息化檔案管理模式所取代，并且逐漸有全方位實現電子商務的趨勢。與傳統的紙質檔案管理模式相比，電子檔案管理不僅更加高效，安全性與穩定性也更高。傳統的紙質檔案管理模式已經無法滿足現階段社會發展的需求，也正在慢慢被淘汰，與此同時電子檔案管理模式的優勢慢慢顯現出來，高效性、安全性、快捷性以及準確性都是電子檔案管理的特點，它不僅實現了檔案資源的共享也提高了檔案管理工作的連貫性。

三、檔案管理工作內容的轉變

（一）檔案的采集

傳統檔案一般都是以紙質為主的，在進行檔案采集時，一般就是將這些紙質內容形成之后進行歸檔即可，但是這種采集過程特別容易因為紙張破損或者受潮使得檔案內容受到損失，尤其是其中一些關鍵的地方如果受損則會對整個檔案都產生嚴重影響。而在互聯網時代，一般都選擇采用電子設備進行檔案內容采集，可以保證將檔案形成的全過程進行全方位采集，采集結果也會存放于電子設備中。

比如在一個企業開展周年慶等比較有重要意義的活動時，就可以采取拍照、錄像等多種記錄方式，全方位多角度對企業的重大活動進行檔案采集，打破了紙質檔案采集內容的單一性也有效提高了檔案內容的安全性。

（二）檔案的存儲

對于傳統紙質檔案來說，不僅采集內容過于單一，查找方式過于繁瑣，儲存條件也更為嚴格，比如要防潮，防蟲蛀等;而且還要占用大量的存儲空間，需要有固定的庫房，人力監管等，整個過程耗費了大量的人力、物力和財力。相比之下，電子檔案則更能適應人類社會獲取檔案信息的高速增長的需求。電子檔案不僅收集了最完整的檔案內容，而且可以對檔案內容進行有效存儲，傳播與利用也更為方便。與傳統紙質檔案保護需要克服的蟲蛀，受潮等因素相比，電子檔案的存儲與保護更應該注重檔案的安全性。比如我們可以通過“云空間”進行檔案備份，實現電子檔案的二次存儲;再比如我們可以下載“360殺毒軟件”、“防火墻”等措施嚴防電子檔案受到病毒侵害。

四、檔案管理模式的轉變

（一）轉變管理觀念，破除傳統思想

長期以來，由于檔案管理工作過于冗雜繁瑣使得很多檔案管理人員都產生了倦怠情緒，其被動，抵觸的工作心態對于檔案管理工作是十分不利的。信息化時代背景下，不斷發展的社會形勢對檔案管理提出了新的要求，面對新時代，新技術新挑戰，檔案管理工作者必須調整好心態，轉變管理觀念，打破傳統思想，緊跟時代變化的步伐，促進檔案管理模式的創新與改革。其實，只要緊跟時代發展潮流，多觀察，勤學習，善思考，許多檔案管理工作者就不難發現在日常檔案管理工作中，有許多工作都可以借助現代化的信息技術與互聯網技術來幫助我們工作，提高檔案管理的效率，減輕人工壓力。

例如，在圖書館做書籍登記的檔案管理時，面對種類繁多，數量龐大的書目，尤其是一些年代比較久遠的書籍，就可以采取手動給這些書籍貼上條形碼，再借助電子設備掃碼對圖書進行信息錄入，自動歸類等檔案管理的措施。這樣既高效，又安全而且對于需要頻繁登記借進借出的圖書館檔案管理工作來說十分便利。

（二）適應轉變，實現電子文件與電子檔案一體化管理

隨著電子檔案管理模式的不斷推廣，各個單位在檔案管理工作中都采用了很多電子設備來進行檔案內容的采集以及存儲工作，這就產生了很多電子文件和電子檔案。要實行電子文件與電子檔案的一體化管理，就是要將在處理電子檔案時的要求和標準同時貫穿于處理電子文件的過程之中。打破之前認為電子文件與電子檔案是由兩個不同部門人員管理互不干涉的狹隘觀念，而應當統籌發展，實現電子文件與電子檔案從生成到處理再到存儲的一體化管理，充分發揮數據共享。

（三）完善檔案管理機制，加強檔案管理人才培養

對于檔案管理工作者來說，如何科學有效地進行檔案采集，整理以及存儲以實現檔案的安全管理并可以及時為所有利用者準確提供所需檔案資料是他們的主要任務。檔案管理者的工作完成情況既是他們個人業務水平的體現也是檔案安全性能的體現。因此，檔案管理工作人員的工作能力對于檔案管理模式的轉變起著重要作用。還是以圖書館藏檔案管理為例，做一名圖書館藏管理人員并不簡單，需要極度熟悉館藏才能做好。那么如何幫助管理人員熟悉館藏就成為保證圖書檔案管理工作有效完成的重要一環。比如可以舉辦“一分鐘快速定位”這樣的趣味活動，讓圖書管理人員在一分鐘之內找到指定書目的具體位置，完成時間最短的人可以得到相應的獎勵。這樣的活動既幫助員工熟悉了館藏，又調動了他們的工作積極性。此外，單一模式下的檔案管理工作人員已經不能滿足新階段互聯網時代背景下檔案管理工作的需求，檔案管理工作內容與模式的轉變需要我們不斷培養專業型的檔案管理人才，充實專業隊伍，以適應時代發展對檔案管理工作的新要求。

五、總結

要想實現檔案管理工作內容與模式的有效轉變，需要善于利用時代背景，運用信息技術，不斷對檔案管理內容與模式進行創新與調整;同時重視對專業人才的培養，豐富檔案管理工作的基本要求，從而適應是時代發展的要求。

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