“互聯網+”時代背景下高校財務報銷存在的問題及優化路徑

陳園

摘 要：高校經費來源日益多元化，資金流量不斷增大，給高校財務報銷帶來了極大的挑戰。對“互聯網+”時代背景下，對高校財務報銷的現狀尤其是網約投遞式報銷方式進行總結，結合報銷流程分析存在的問題和原因，并提出優化高校財務報銷路徑的四點措施，分別是以“兩專”（即專職人員和專題培訓）為抓手，把好票據整理關;深度推進信息化，實現AI預審;重建審簽流程，強化主體責任;構建業務分類報銷機制，縮短審批、審核時間，提升網絡報銷效率等。

關鍵詞：“互聯網+”;高校財務報銷;優化路徑

中圖分類號：G647.5 ? ? ? ?文獻標志碼：A ? ? ?文章編號：1673-291X（2019）19-0130-03

隨著我國高等教育事業的不斷發展，國家對高等教育的投入持續增加。根據青塔統計的各高校官網公布的信息，2017年教育部直屬高校年度決算總經費達到了3 677.6億元，相比2016年增長12.14%。高校經費總量的不斷增長，使得高校財務報銷的工作量隨之大幅增加。同時，為了適應社會形勢的變化，財政部門也在不斷出臺新的管理制度，以規范核算日益龐大的經費規模。不斷增加的資金流量和持續調整的財政政策都使得高校財務人員的工作壓力越來越大，而財務人員的數量受編制、規模等限制不能同步增長，人員素質也參差不齊。為了解決傳統的財務報銷難的問題，近年來許多高校都在積極探索新的報銷模式，包括排隊取號報銷、物流式報銷、收單式報銷和網上約單然后投遞式報銷等。其中，基于“互聯網+”背景的網約投遞式報銷逐漸得到了很多高校的重視和應用，而且越來越多的高校已經選擇這種報銷方式作為改進和優化的方向。

一、“互聯網+”背景下高校財務報銷現狀

2015年3月，李克強總理在政府工作報告中首次提出“互聯網+”行動計劃，標志著“互聯網+”時代的到來。而“互聯網+教育”的提出則為高校財務報銷信息化的推進添加了新的推進劑，高校財務報銷工作信息化得到了管理層的高度重視。同時，隨著國家人才強國戰略的深入推進，高校對服務教職工的質量、效率和精準要求也越來越高，財務報銷作為支持學校事業發展的關鍵環節之一，首當其沖，提高服務質量、提升服務效率迫在眉睫。基于網絡信息化平臺建設的投遞式報銷則應運而生，逐漸得到了很多高校的青睞。

簡單來說，網約投遞式報銷又被稱為無等候報銷，主要流程（如下圖所示）。下圖中的第一行是由教職工或報銷經辦人來完成，第二行由財務處和銀行（結算中心）負責完成。整個流程清晰、簡潔，相較于傳統的報銷模式，改革的關鍵環節有兩個，一是網上預約，二是集中投遞單據。

其優勢主要體現在以下幾個方面：

1.節約時間成本。教職工不用再到財務處現場進行抽號排隊和等候，可以提前在網上預約、填報單據、擇時投遞，自主合理安排時間，極大地節約了教職工的報賬時間，讓教職工有更多的時間投入到教學科研等高校本體工作中去。

2.降低資金風險。實行網上系統預約報賬后，與之相應的就是支付方式的調整。從以往的以現金支付為主調整成為以網銀系統支付為主，極大地規避了現金風險，各環節全程可查，系統反饋及時，確保了資金的安全和可追蹤。

3.提高服務質量。網報系統建立了短信告知平臺，報銷轉賬一旦完成，銀行會自動通知教職工。如果報銷單據有問題，財務人員也可以通過短信平臺及時告知當事人。同時，教職工也可以通過網上平臺查詢單據的處理進展情況，了解報銷近況。

4.優化資源分配。目前，大多數高校都是多校區辦公，實行網約投遞式報銷以后，學校可以按需對財務人員進行集中整合、統一調配，改變以前分散辦公，浪費人力資源的情況。

5.實現精準管理。“互聯網+”時代已經來臨，可以通過網絡大數據提升財務信息整理、匯總的便捷性和可利用性，便于財務管理部門監管，及時發現問題、解決問題，防患于未然。

雖然“互聯網+”背景下的網約投遞式報銷在高校中得到了迅速的推廣，相較于傳統財務報銷，具有明顯的優勢和廣闊的發展前景，但是由于教職工觀念更新不夠、信息化推進不足、投遞式網報流程本身存在瓶頸等原因，大多數高校并未徹底實施這種財務報銷方法，而是采取網約投遞式報銷和現場排隊取號報銷相結合的形式，以取長補短，適應當前高校財務報銷工作的實際情況。

二、“互聯網+”背景下高校財務報銷存在的問題及原因分析

隨著“互聯網+”背景下國家、省市和高校對財務信息化的高度重視和持續推進，報銷困難的局面已經有所緩解，也得到了教職工和財務工作人員的一致肯定。但是，目前大多數高校的報銷流程并未做根本性調整，瓶頸依然存在，同時出現了一些新的問題。從上頁圖中所展示的八步流程來看，問題大多出在第一步、第二步和第五步。主要問題與原因分析如下：

1.教職工對財務報銷制度、報銷要求的不了解使得單據填報不規范。目前高校設計的報銷流程仍然堅持紙質單據審核，而報銷經辦人員大多是學校在職的教職工，甚至是在讀的研究生，他們對學校的財務報銷制度、報銷要求和具體流程不了解不熟悉，不能規范地填報各類表單或提供完整的報銷材料。同時，對于財務報銷的一些原則，如“一事一報”“一類一報”等，也沒有有效遵守，使得報銷材料整理常常不符合規范要求，資料不全、貼票混亂等問題層出不窮。這給財務審核人員增加了很大的工作量和審核難度，同時使得財務報銷的退單率居高不下，溝通反饋耗時，讓教職工覺得報銷一波三折，報銷款項遲遲無法到賬。

2.簽字審批環節的低效和復雜使得報銷耗時很長。目前高校財務制度規定，經費審批實行“財務一支筆”制度，也就是由職能部門或院系專門的負責人負責本單位的財務報銷單審批，超過權限則需要分管校領導審批;對于教學科研等專項經費，除了項目負責人審批外，還需要到經費主管部門領導審批;金額超過一定范圍的還需要財務處科長、處長，甚至分管財務的校領導審批。對于召開大型會議、出國（境）參會等，審批手續更加復雜。同時，由于負責審批的各級領導會議不斷，業務繁忙，經辦人常常不能及時獲得單據的審批，這也是審批環節效率低下的最主要原因之一。

3.非面對面溝通的不便和誤解使得報銷效率和服務質量下降。實行網約投遞式財務報銷方式后，報銷人員不用再到財務處排隊等候，財務工作人員在審核過程中如果遇到不合規的報銷材料時，主要是通過系統發送短信或者打電話與報銷經辦人進行聯系溝通，解釋其報銷材料的不合規之處，比如報銷材料不齊全、票據不合法、列支項目不合理，沒有做到專款專用，經費額度超支、審批手續不全等問題。由于財務工作人員和報銷人員之間的信息不對等，電話或短信溝通往往沒有當面溝通效果好，容易誤解，而且還需要報銷人員到柜臺取回退單，補全手續后重新預約，使得報銷效率降低。同時，這使得財務工作人員耗費大量時間和精力對報銷問題進行短信編輯發送、電話溝通反饋，報銷經辦人又來來回回取退單，重新走報銷流程，雙方都不滿意，一定程度上也影響了服務質量。

除了以上關鍵環節的問題及原因外，還存在財務人員配備不夠、會計職業技能不高、經費管理要求日益復雜化、信息系統維護升級不夠等其他諸多原因，這里就不再一一贅述。

三、優化高校財務報銷工作的幾點思考

1.以“兩專”為抓手，把好票據整理關。解決高校財務報銷困難，要從源頭抓起，把好票據整理關是關鍵。如果票據整理規范、單據填寫準確、報銷經費列支項目合規合理，那后面的報銷流程也就會順利推進。目前高校日常財務報銷經辦人員很廣泛，包括教職工、在讀學生以及與學校有資金往來的校外單位或個人，他們對學校財務制度的理解和掌握不盡相同，報銷工作的第一步即整理票據過程中通常都會出現各種問題。如何解決這個問題呢？筆者建議以“兩專”為抓手，即專職人員加專題培訓。

一是在編制有限的情況下，通過多種形式聘請一批專職人員負責票據整理和初審工作。比如，有充足經費支撐的教學科研團隊或資金流較大的二級單位，可以自行聘請專門負責財務工作的財務助理，學校可以在各二級單位設置專門的財務助理崗，由部分行政管理干部兼任或者外聘專業技術人員擔任，經學校財務部門給予專題培訓以后，由他們對本單位報銷經辦教工或者學生予以直接指導;有條件的高校，還可以依托本校的商學院或經濟學院，成立以會計系或相關經管專業的學生為主體的財務報銷工作小組或者協會，既能支持學校財務報銷工作，同時也鍛煉了學生自身，給予學生實習、實踐的機會，達到管理育人的目的。

二是按人員、按業務、按形式進行分類培訓，全面提升培訓效果。針對財務信息溝通不夠的問題，目前大多數學校已經建立了網絡、微信平臺等多渠道宣傳機制，但在培訓方面大多效果不盡人意。筆者認為，培訓的效果不夠良好主要是培訓精準性、針對性還需要加強，可以按報銷主體分類，針對不同的知識和理解層次進行培訓;也可以按報銷業務分類，講解不同報銷業務制度和流程，更加精準;還可以采取線上線下專題視頻培訓的形式，讓報銷人員遇到問題學習問題，需要什么學什么，提高培訓效果。比如，筆者所在的陜西師范大學就在每一個二級單位聘請了至少1位行政管理干部兼任財務助理，財務處則定期匯總近一段時間經常性、反復出現的報銷問題，對財務助理擇時進行集中專題培訓，并在年底對網報效率高、成果顯著的財務助理予以獎勵，效果明顯。此外，學校在財務微信平臺持續推出報賬票據整理規范學習小視頻、近期報銷問題匯總整理提示信息等等，全方位盡最大努力服務于全校師生，避免手續不全、票據不合規，新政策不了解被反復退單等影響報賬效率的問題。

2.深度推進信息化，實現AI預審。2015年，國家稅務總局制定了《“互聯網+稅務”行動計劃》，希望通過推動電子發票在電子商務及相關領域的應用，探索推進發票無紙化試點，降低發票使用和管理成本，逐步實現紙質發票到電子發票的變革。這說明改變傳統紙質審核報銷已經成為可能和未來發展的必然趨勢。人工智能（Artificial Intelligence，簡稱AI）的快速發展，又為更深入推進“互聯網+報銷”模式提供了技術手段。因此，在目前的形勢下，高校應該加強與高新技術企業的合作，依托高校自身的理論優勢，深度推進信息化，實現AI預審。

簡單來講，AI預審就是在報銷人員提供票據時計算機自動識別發票并比對信息、限額。只要高校財務部門將報銷的關鍵條件、要求、額度等標準化信息在后臺予以設置嵌入，AI就能通過最簡單的圖像識別和處理技術來完成單據的預審工作。隨著算法的優化和算力的提升，再加上電子發票等數字化手段的普及，應用推廣的時機已經成熟。這樣不僅能夠將財務人員從繁重無聊的發票審核比對中解放出來，大大節省人力成本，而且能夠大幅提升整個報銷流程效率，提升報銷人員的滿意度。

3.重建審簽流程，強化主體責任。從2005年我國電子簽名法頒布實施以來，很多領域都開始廣泛使用電子簽名，包括網上銀行、實體銀行、電子政務、電子合同的簽署以及電信、銀行營業廳等場所。隨著“互聯網+”時代的到來，高校財務管理信息化的不斷深入推進，重建審批流程，實現網上經費審批簽字成為可能。這樣，經費審批人無論在什么地方，只要有網絡，登錄系統就可以完成簽字審批手續，報銷人員也不用來回找負責人簽字，極大地提高了審批效率。

在這個過程中，要注意到高校財務工作與其他行政業務不一樣，較為敏感。學校必須出臺與之相應的、較為完備的財務報銷制度和流程，給予經費審批負責人員更多的指導，建立系統跟蹤監督機制，及時發現問題，并及時處理。

4.構建業務分類報銷機制，提升效率。隨著國家“放管服”精神進一步實施，高校辦學自主權不斷擴大，資金來源日趨多元化，逐漸形成了以國家財政撥款為主，其他學費收入、科研經費、對外辦學收入、校辦產業收入、社會捐贈等為一體的多渠道資金籌措形式。為規范各類經費管理，高校又出臺了相應的管理辦法、使用范圍和要求等，使得經費使用標準多樣化，給報銷人員和財務工作人員都提出了更高的要求。為提升效率，可構建業務分類報銷機制，分類設立報銷窗口。

關于業務分類的標準，可以由各高校根據自身實際情況確定。比如，可以按財政部、教育部頒發的《高等學校財務制度》對高等學校支出類別進行分類，包括事業支出、經營支出、對附屬單位補助支出、上繳上級支出、其他支出等;也可按照使用的經費來源分類，包括國撥經費、事業單位經費、科研項目經費、橫向項目經費、社會捐贈等;也可以按照報銷的具體業務類別進行整合分類。細分后的報銷最大的有利之處在于減少財務工作人員對多種經費制度的記憶混亂，快速準確地完成審核報銷工作，從而提升效率。

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[責任編輯 吳明宇]