探究工程檔案的整理保存與應用

彭會

摘 要：隨著中國建筑施工行業的不斷發展，其正在朝著越來越規范化和標準化的方向進步，各類管理工作也都逐漸走上正軌，無論是施工管理還是人員管理亦或是材料管理，其質量都較過去有了巨大的改變，但是在這個過程中，仍然有一種管理工作被人們所忽略，那就是工程檔案的整理與保存工作。本文首先簡單分析了提升工程檔案資料管理質量的方法，而后從建立健全保管體系、應用整理原則兩個角度加以詳細探討。

關鍵詞：工程檔案；整理；應用

工程檔案的重要性無需多言，其對于建筑工程順利建設有著十分可觀的積極作用，因此我們必須要盡快認識到這種重要性，并且對其價值和作用進行分析。在此基礎上，還需要對工程檔案的重要性、保管必要性等進行分析，并且據此做好工程檔案的整理保存與應用，才能促進工程建設的現代化發展。

1 優化現代工程檔案資料管理的方法

第一，要堅持全面管理方法。為了盡可能的提升現代工程檔案資料的管理質量，把工程檔案資料更好的應用到建設施工管理中去，我們必須要提升工程檔案整理應用的范圍和普適性，使之貫穿到工程建設的整個過程中去，從工程立項審批開始，到施工方案設計、施工管理、竣工驗收等，都需要做好全程式檔案整理，只有做到了這一點，工程檔案的整理應用才能真正發揮作用。第二，務必要確保工程檔案的系統性。為了盡可能保障工程檔案的整理應用質量，我們就需要從其系統性和完整性入手，避免出現資料的損毀以及遺漏。更重要的是，務必要對工程檔案文件的分類和排布進行仔細的考量，使之貼合材料分類的邏輯理論，這樣一來就能有效的提升工程檔案資料的反饋效果，更好的體現不同材料檔案之間存在的內在聯系，為后續工作提供便利，使工程檔案資料管理的作用充分發揮出來。最后，我們必須要采取各種措施確保工程檔案的真實性和規范性。工程檔案資料的整理和應用中，想要確保應用效率及整理效果，就必須要提升工程資料檔案的規范性，對檔案內所存檔的數據信息加以準確的概括和標注，同時要注意檔案資料的嚴肅性，避免一而再再而三的修改。除此之外，想要提升工程檔案的真實性，就必須要第一時間記錄和整理工程建設中發生的變化，并且做好統計工作保證各項信息和數據的準確性，讓檔案資料成為反映工程建設質量的重要憑證，如實的記錄工程建設中技術指標、質量審核、工期長短等信息的變更情況，讓工程檔案資料的記錄進度和工程實際建設保持一致，將工程檔案資料發生誤差的可能性降到最低。

2 完善和健全工程檔案收集整理保存體系

工程檔案的整理和應用工作絕非易事，僅僅憑借過去的工作經驗進行管理很難取得實際成效，只有建立健全相關的管理體系和制度，才能以標準化、規范化的條款保障檔案資料整理及應用的效果。在制訂相關工作體系的時候，務必要始終堅持分工明確、責任落實、條款細化制訂原則，詳細的規定建筑工程設計準備階段、正式施工階段以及竣工收尾階段各個環節的檔案資料整理及應用策略。在開始正式施工以前，不同部門負責制作本部門工作涉及到的準備資料，并且及時的上交給上級管理人員盡心歸檔；工程監理方面的工程檔案資料則由監理單位出具并且進行歸檔；施工及最后結算階段也是如此，所需要的材料一律由職能部門進行制作，最后統一進行保存和整理。另外，還應該關注工程檔案資料的長期保存和儲存工作，建立健全長效保存機制，加大資金投入力度，建立檔案資料保存室，并且引進工程檔案資料電子化檢索系統，這樣一來才能確保工程檔案資料的保存效果，并且提升其總體的應用價值，使之成為后續工程項目的可參考信息。

3 應用按批次整理的原則和方法

首先，要準確界定工程檔案的批次，工程檔案資料的批次劃分往往是整理及應用的第一步，只有在前期準備工作中確定好不同資料的劃分，在之后的工作中才能更好的進行統計，在沒有特殊情況的時候單份文件可作為一批次進行整理，而一些相關性比較強的文件則可以多個組成一批次進行保存。第二，要確定歸檔范圍和檔號編制具體方法。工程檔案資料的整理工作十分重要，工作人員需要牢牢把握住工程檔案歸檔的原則和規定，一般情況下比較常見的工程檔案號編制次序為全宗號-項目編號-歸檔單位編號-保管期限-件號。第三，要做好工程檔案資料編號的監督。工程項目的檔案整理工作人員應該嚴格遵守相關的工程編號方式，結合建筑工程施工的實際情況和進度，做好檔案信息的歸檔和整理，另外還需對一個施工步驟中的不同分類工程進行處理，使之存在明顯的連貫性，不能出現順序雜亂等問題。第四，要確保檔案順序的標準化。具體來說可以按照以下方式進行：對檔案進行分類處理，并且做好目錄設置，檔案管理人員需要根據不同許可證號分辨工程單位，而后以此為基礎確定檔案材料的歸類標準，并且將檔案材料的名稱和序號記錄在冊形成目錄；而后需要對檔案材料進行整體性的處理，根據檔案上交的時間和內容，進行仔細的整理，對分散資料進行排列和裝訂，使之成為標準化的檔案；最后就是要將整理結束的檔案做好信息錄入，盡最大可能保持檔案資料的狀態。第五，要盡快完善配套的檔案信息化系統。在信息技術不斷進步的今天，各種社會事業的發展都與信息技術相掛鉤，信息技術本身也確實發揮出了極其可觀的積極作用，尤其是在檔案管理中，工作人員借助信息技術的強大功能即可達到縮短時間、提高效率的工作目標，毫無疑問利用信息技術進行工程檔案整理有著積極作用。因此，在今后的發展中，施工單位需要加大資金投入，積極引進先進的軟件系統及硬件設備，保證檔案整理和應用的便捷性。

4 結語

總而言之，工程檔案管理對于企業管理的重要性不言而喻，我們要充分利用現代化信息技術，保證工程檔案的整理與保存的規范化，并不斷完善檔案信息的收集和管理體系，保證檔案信息的真實性，從而提高工程檔案的管理水平。

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