供電企業檔案管理信息化建設分析

蘇妙君

摘 要：供電系統是我國的基礎系統，承擔著維持經濟平穩發展的重要職責，供電企業較之一般企業具有更大的檔案工作量，建設信息化的檔案管理模式，有助于提升檔案處理效率。本文分析了供電企業對檔案進行信息化管理的優勢，介紹了當前階段檔案管理信息化建設面臨的困境，并據此提出了相關建設建議。

關鍵詞：供電企業；檔案管理；信息化建設

近年來，社會的發展節奏逐漸加快，隨著而來的是各個企業中大幅增加的檔案處理工作量，建設信息化的檔案管理系統是促進各個企業良好運營的有效措施，供電企業尤是如此。

1 對供電企業檔案進行信息化管理優勢

供電企業建設信息化檔案管理模式的優勢是通過與傳統的檔案管理模式進行對比體現出來的，以下對信息化檔案管理模式的優勢進行介紹：第一，在供電企業的傳統管理模式中，企業員工讀取檔案大多需要到檔案室調取檔案，這種方式不僅耗時較長，還容易造成紙質檔案的損毀，而在信息化的檔案管理模式中，企業員工能在計算機終端讀取電子檔案，體現了檔案信息化管理的便捷性、耗時短和損毀率低的優勢；第二，供電企業的檔案量較大，檔案管理人員的工作難度高，直接導致了檔案管理部門人力耗費巨大的現象，而在信息化的檔案管理模式中，人力被大大解放，充分展現了信息化管理的人力節約優勢[1]。

2 當前階段供電企業檔案管理信息化建設面臨的困境

2.1 傳統檔案管理模式與信息化檔案管理模式的銜接

當前階段供電企業的管理人員將優化檔案管理系統作為了提升工作效率的有效路徑，紛紛開始了檔案管理的信息化建設。部分企業在建設信息化檔案管理模式的過程中遇到了傳統檔案管理模式與信息化檔案管理模式的銜接困境，不僅抑制了信息化檔案管理模式優勢的正常發揮，還對供電企業的管理形成了雪上加霜的效果。

2.2 供電企業信息化檔案管理人員技術不足

供電企業在人才技術不足上，主要表現在兩個方面，一是先進的檔案管理人才的引進力度較低，導致了供電企業檔案信息化管理的建設中缺乏技術領軍人物，建設過程的動力不足。二是供電企業檔案管理的原有員工的信息管理水平不足，呈現出了“三個臭皮匠難抵一個諸葛亮”的人員現狀。

2.3 供電企業信息化檔案管理執行力低

供電企業建設信息化的檔案管理模式是科技發展的必然結果，但是現今階段中供電企業在建設信息化檔案管理模式中存在急于求成的不良思想狀態，在這種思想狀態的錯誤引導下，供電企業在未詳細分析本企業的檔案狀況的情況下就盲目的引進了信息化檔案管理理念，將不符合實際情況的管理模塊投入到信息化建設中，最終造成了供電企業遭遇信息化檔案管理執行力低困境的結果[2]。

2.4 供電企業信息化檔案管理系統不完善

供電企業信息化檔案建設存在管理系統不完善的困境，這一困境是由供電企業在建設了較為完善的信息化檔案管理模式的基礎上，并未與企業其他職能部門的組建溝通渠道導致的。這一困境也是當前較多供電企業正在面臨的建設困境，降低了信息化檔案管理模式應用的有效性。

3 推動供電企業檔案管理信息化建設的策略

3.1 制定傳統與信息化檔案管理的銜接的方案

當前階段中，供電企業面臨著巨大的檔案處理壓力，為緩解這種工作壓力，提升工作效率，供電企業將檔案工作的重點轉移到了信息化檔案管理系統的建設上。以下對制定傳統與信息化檔案管理的銜接方案提出相關建議：首先，工作管理人員應統籌全局，明確信息化建設工作的著手點；接著，檔案建設人員應該安排相關檔案管理人員做好傳統檔案的掃描和錄入工作，在進行該項工作時，要求檔案處理人員按照檔案標號仔細核對檔案的完整性，將缺失和損毀程度較大的檔案進行記錄，并通過合理渠道對其進行補錄；第三，檔案建設人員應在信息化檔案化建設期間制定檔案管理預案，處理建設期間的供電企業檔案，避免造成檔案遺失。

3.2 進行人才管理

俗話說“事在人為”，說明了事件是以人的意識為主導發生的，在供電企業的信息化檔案管理中，人才的匱乏令檔案的信息化建設陷入了困境。針對這一困境供電企業應該對檔案人才進行有效管理，以下從兩個方面對人才管理進行介紹：第一，引進先進的信息化檔案管理人才為供電企業信息化檔案管理的建設提供動力。先進人才的引進可以從供電企業信息化檔案管理的建設需求入手，確定先進人才的引進數量，接著通過各個高校的招聘會或互聯網人才平臺等渠道引進合適的人才；第二，對供電企業內部檔案管理人員進行相關培訓，提升其技術水平，為供電企業信息化檔案管理模式的順利運營奠定基礎；第三，由信息化檔案管理建設的負責人和供電企業的人力資源部門聯合對引進的信息化檔案建設人才和企業原有的檔案管理人員進行管理，幫助引進人才快速融入信息化建設團隊中，以構建團結互助的工作局面，提升建設效率。

3.3 優化供電企業檔案管理模塊

在全國用電需求大幅提升的狀態下，供電企業亟待提升工作效率，傳統的檔案管理方式極大的抑制了供電企業的發展，優化供電企業信息化的檔案管理模塊已經迫在眉睫。以下提出相關優化供電企業檔案管理模塊的工作思路：第一，轉變信息化檔案管理建設負責人的思想觀念，信息化檔案管理在供電企業中的建設是以提升供電企業的檔案處理效率、解放勞動力為主要目的建設，“急于求成”的思想狀態只能讓建設工作脫離實際，相關建設人員應從供電企業的檔案情況出發，反思建設工作的缺陷，及時修正偏離實際情況的思想態度；第二，積極進行市場調研工作，從相關企業的信息化檔案建設中吸取成功經驗，結合供電企業的自身情況對信息化檔案管理模式進行合理調整，促進供電企業發展[3]。

3.4 完善供電企業檔案管理系統

傳統檔案管理系統繁雜，檔案處理效率低，信息化檔案管理模式簡化了處理程序，體現了信息化的效率優勢，然而現今階段中各個供電企業中建設的信息化檔案管理系統仍然存在一定的不完善。本小節中通過以下幾點提出完善供電企業檔案管理系統的相關建議：第一，信息化檔案建設管理人員應完善檔案管理規定，規范信息化檔案管理人員的行為，培養檔案管理人員耐心負責的職業精神，為供電企業日常工作提供基礎服務；第二，相關信息化檔案建設人員應該在信息化檔案管理平臺中突出“信息化”優勢，通過計算機科學與技術建立檔案管理部門與供電企業其他部門的聯系，織就檔案管理的信息化網絡，打破信息化檔案管理的“孤島”禁錮；第三，在建設供電企業信息化檔案管理模式期間，相關建設人員應該編制信息化檔案處理工作的相關流程，并將細化的工作流程下發至供電企業的其他部門，提升供電企業信息化檔案管理的整體性。

4 結論

綜上所述，隨著互聯網科學與技術的發展，電子信息技術的應用范圍逐漸擴大，為社會中各行各業的發展提供了便利，也為供電企業信息化檔案管理建設提供了可行性。信息化檔案管理模式的建設有助于提升供電企業的工作效率，促進了供電企業的長期發展，也在一定程度上為供電工作貢獻了力量。

參考文獻

[1]許敏玲.新時期供電企業檔案管理信息化建設方案探究[J].辦公室業務，2018（14）：69+47.

[2]蔣幼林.數字時代背景之下供電企業檔案管理工作進行的過程中應當注意到的問題[J].城市建設理論研究（電子版），2017（08）：285.

[3]張靜怡.信息化背景下供電企業檔案管理改革研究[D].云南大學，2013.