“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下學(xué)校檔案管理的優(yōu)化路徑研究

陳玲

摘 要：在“互聯(lián)網(wǎng)+”工作背景下，學(xué)校的檔案管理出現(xiàn)了新的發(fā)展形勢，也得到了快速的發(fā)展，但是有的學(xué)校沒有將檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進行融合，從而出現(xiàn)了一些新的問題。鑒于此，要采取必要的措施對其管理進行不斷的優(yōu)化，本文對“互聯(lián)網(wǎng)+”條件下如何優(yōu)化學(xué)校檔案管理的具體措施以及相關(guān)的路徑進行了論述。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；學(xué)校；檔案管理

檔案管理是學(xué)校發(fā)展中應(yīng)高度重視的一項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。尤其在“互聯(lián)網(wǎng)+”這一新理念的引導(dǎo)下，學(xué)校的檔案管理呈現(xiàn)出新的面貌，“互聯(lián)網(wǎng)+”也對學(xué)校的檔案管理具有非常重要的影響。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”對學(xué)校檔案管理所具有的重要影響

一是使得檔案資料的采集得以精確。在檔案發(fā)展的新形勢下，學(xué)校中的檔案資料所包含的范圍更加廣泛，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案之外，一些新的檔案形式也在不斷地呈現(xiàn)出來。例如數(shù)字化的檔案、視頻類的檔案、音頻類的檔案等等，這些新的檔案形式和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)有著密切的聯(lián)系。因為這些檔案內(nèi)容需要將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)作為工作的有效載體，從而從信息中加以提煉，最后形成具有新形勢特點的不同檔案形式。而且有了互聯(lián)網(wǎng)這一重要的工作載體，工作中能夠較好地節(jié)約人員工作的力量，也不需要存放資料的更多實際空間，而是在網(wǎng)絡(luò)的空間中加以不斷開拓，最終提升了檔案管理的工作效率，并且能夠在最短的時間內(nèi)提煉出最多的檔案信息，使得其中的效用得以不斷延伸。

二是對檔案進行規(guī)范化的管理。規(guī)范化是檔案管理所追求的工作標(biāo)準(zhǔn)。傳統(tǒng)的檔案管理雖然具有很多優(yōu)點，也取得了很多的成效，但是在規(guī)范性上還沒有達到現(xiàn)代化檔案管理的要求。在“互聯(lián)網(wǎng)+”工作背景下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)滲透到檔案管理的方方面面，能夠在大數(shù)據(jù)等技術(shù)的有效引領(lǐng)下，對傳統(tǒng)的檔案管理進行有效的提檔升級，并將提檔升級的工作成果正確運用到學(xué)校檔案管理的各項工作之中，從而對檔案的日常以及專項管理上進行科學(xué)的控制，在實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理效果基礎(chǔ)上，將規(guī)范化的管理理念得以深入落實推進。

三是更加突出服務(wù)效果以及內(nèi)在的質(zhì)量。新形勢下，學(xué)校在檔案管理方面，如果仍然沿用傳統(tǒng)的管理形式，那么就會對檔案管理進行一定的制約。在“互聯(lián)網(wǎng)+”工作背景下，檔案管理不僅僅要體現(xiàn)出管理的要素，更要將在管理中將服務(wù)的理念凸顯出來，做到服務(wù)中的管理，在管理中體現(xiàn)服務(wù)，這樣將兩者進行緊密地結(jié)合。“互聯(lián)網(wǎng)+”滲透到檔案管理之后，可以使得服務(wù)更具有多元化的新特點，而且服務(wù)的質(zhì)量也將得到不斷地空前提高，能夠更好地滿足工作需求，和網(wǎng)絡(luò)化進行接軌。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下學(xué)校在進行檔案管理時所面臨的主要問題

一是管理人員還不夠?qū)I(yè)。“互聯(lián)網(wǎng)+”信息技術(shù)條件下，對各行各業(yè)的工作人員要求都比較高。就學(xué)校的檔案管理來說，管理人員要將技術(shù)和業(yè)務(wù)兩者合二為一，這樣才能促使新形勢下檔案管理更具有現(xiàn)代化的特點。但是目前，在很多學(xué)校中非常缺乏專業(yè)的管理人員，有的工作人員是從其他崗位上臨時抽調(diào)上來的，不具有有關(guān)工作的經(jīng)驗；有的工作人員還習(xí)慣于應(yīng)用傳統(tǒng)的工作方式進行管理，對于新形勢下的檔案管理尤其是“互聯(lián)網(wǎng)+”的管理還不熟悉，甚至于將工作和互聯(lián)網(wǎng)相脫節(jié)，其產(chǎn)生的不良工作后果對于檔案管理來說是比較明顯的。

二是檔案管理還不夠科學(xué)化和精細(xì)化。有的學(xué)校在對檔案進行管理時，沒有對其進行重視，誤認(rèn)為檔案管理就是將學(xué)校歷年來的相關(guān)資料進行收集起來，沒有將檔案按照某種標(biāo)準(zhǔn)進行科學(xué)的分類；有的學(xué)校雖然利用了互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)，但是沒有對其使用的功能進行深入的挖掘，無論是檢索查閱功能還是借閱功能等等，都在檔案的實際運用和管理過程中受到了一定的抑制，使得檔案資源被浪費得較為嚴(yán)重，有些檔案資料因為一些主客觀方面的原因，居然遭到了流失的現(xiàn)象。

三是學(xué)校在檔案管理方面的投入力度還不夠。“互聯(lián)網(wǎng)+”工作背景下，學(xué)校的檔案管理無論是在硬件設(shè)施的配備還是軟件設(shè)施的運用上，都需要學(xué)校在原來的基礎(chǔ)上進行一定的投入。但是有的學(xué)校由于經(jīng)費上的限制，沒有在資金已經(jīng)設(shè)備上做相應(yīng)的投入，以至于在管理中所使用的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備非常老化，不能發(fā)揮設(shè)備應(yīng)發(fā)揮的作用。盡管有的學(xué)校探索了關(guān)于“互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案管理結(jié)合的工作思路，但是在工作設(shè)備沒有達到工作要求的情況下，這些工作中的美好設(shè)想?yún)s很難得以實現(xiàn)。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下學(xué)校在提升檔案管理方面應(yīng)采取的對策

一是加強硬件設(shè)施的工作投入。檔案得以科學(xué)化管理的重要工作基礎(chǔ)就是要夯實硬件設(shè)施的建設(shè)。對此，學(xué)校要在經(jīng)費投入上給予檔案管理硬件設(shè)施上一定的傾斜。讓檔案部門能夠能夠有著充足的資金作為工作開展以及創(chuàng)新的重要保障。學(xué)校要從預(yù)算上就要在資金的投入使用上進行科學(xué)的規(guī)劃，要結(jié)合本學(xué)校的年度資金的總體使用情況來進行。在有著資金作為保障外，就要在設(shè)施上加以有效配置和補充。學(xué)校在檔案管理上要不斷按照“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的最新要求，配置與管理相匹配的各項工作設(shè)施，特別是要著力打造有關(guān)管理檔案的互聯(lián)網(wǎng)工作系統(tǒng)平臺，不斷豐富并拓展系統(tǒng)平臺的功能，讓平臺無論是從配置還是從功能上都能夠符合檔案管理的最新形勢。

二是建立并完善檔案管理的工作機制。學(xué)校要將檔案管理工作充分地重視起來，不僅僅局限在采取直接的工作措施，而是要將檔案管理中所采取的工作方法、所收獲的工作成效及時地上升到檔案管理的制度和機制層面。首先，學(xué)校要建立健全的檔案管理工作制度。對于學(xué)校來說，要針對“互聯(lián)網(wǎng)+”這一重大的工作背景，及時建立新形勢下的工作制度，建立管理制度時除了要按照制訂的環(huán)節(jié)進行外，還要在制度的內(nèi)容上特別向管理細(xì)節(jié)上進行著手，讓制度能夠覆蓋到檔案管理的全部內(nèi)容。其次，要建立具有創(chuàng)新性質(zhì)的工作機制。學(xué)校在“互聯(lián)網(wǎng)+”和檔案管理上要找到工作的有效結(jié)合點，將一些檔案管理中涌現(xiàn)出來的新的工作模式變成相應(yīng)的工作機制，例如學(xué)校要特別重視管理的質(zhì)量，對管理中涉及到的服務(wù)要加以提煉，讓前來從事檔案查閱以及辦理其他業(yè)務(wù)的工作人員能夠感受到“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)下的服務(wù)創(chuàng)新。

三是提升檔案管理的安全系數(shù)。在互聯(lián)網(wǎng)的有效運用情況下，有一個重要的問題是不能過忽視的，那就是檔案的安全性能問題。由于互聯(lián)網(wǎng)具有傳遞信息非常快的特點，所以如果沒有采取相應(yīng)的保密措施的話，就容易導(dǎo)致檔案資料內(nèi)容收到損壞。所以，學(xué)校要重視檔案管理的安全工作。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，需要重點采取兩方面的措施：首先，要安裝正版的防網(wǎng)絡(luò)病毒的工作軟件。學(xué)校的檔案部門要及時給網(wǎng)絡(luò)電腦安裝相類似的軟件，從而阻止網(wǎng)絡(luò)中一些病毒的侵蝕，給電腦中的各種檔案資料及時地“穿”上“安全衣”；其次，學(xué)校要及時地加強保密管理。由于學(xué)校中的很多檔案資料具有一定的保密性，所以對于工作人員來說一定要嚴(yán)格遵守相關(guān)的紀(jì)律以及規(guī)定要求，牢牢把住安全的關(guān)口，使得檔案管理的安全性得到保證。

四是要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)給檔案管理提供了創(chuàng)新的契機，也對工作人員提出了最新的工作要求。學(xué)校要著重培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理工作人員隊伍，讓這些從事具體管理的人員既了解檔案的管理具體工作，還能夠非常懂互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，并能夠按照工作的最新要求將兩者進行融合。學(xué)校要對工作人員進行定期或者不定期的崗位培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，讓他們?nèi)娴靥嵘约旱臉I(yè)務(wù)素質(zhì)。

參考文獻

[1]帕麗扎·艾買提江.新時期加強醫(yī)院檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù).2018（16）

[2]宋鴻立.河南省高等教育國際化發(fā)展中教學(xué)改革策略研究[J].成都大學(xué)學(xué)報（教育科學(xué)版）.2007（05）

[3]張冉妮，楊松平.大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策研究[J].蘭臺世界.2015（02）