淺析學(xué)校檔案工作的常見問題與策略

劉婷

摘 要：檔案管理作為學(xué)校日常管理的組成部分，對(duì)于學(xué)科建設(shè)具有非常重要的作用。近年來學(xué)校對(duì)檔案工作越來越造福一方，檔案也在學(xué)校發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用，特別是在當(dāng)前學(xué)校信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用過程中，檔案更為學(xué)校文提供了有力的信息支持。因此需要做好學(xué)校的檔案管理工作，加快推動(dòng)學(xué)校檔案的開發(fā)利用。檔案管理工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，對(duì)推動(dòng)學(xué)校全面發(fā)展起著非常重要的作用。近年來，學(xué)校檔案管理工作取得了長足的發(fā)展，但與現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步和教育事業(yè)的迅猛發(fā)展仍不相適應(yīng)，存在著明顯的滯后性。本文分析了學(xué)校檔案管理工作存在的問題，探討了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的對(duì)策，以期提高檔案管理水平，更好地促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案工作；常見問題；策略

學(xué)校檔案主要是對(duì)學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記載，以其真實(shí)性和權(quán)威性在學(xué)校發(fā)展過程中發(fā)揮著非常重要的作用，作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策、學(xué)科建設(shè)、教學(xué)改革及提高教學(xué)質(zhì)量的第一手資料，學(xué)校需要加強(qiáng)檔案管理，充分的發(fā)揮學(xué)校檔案的重要價(jià)值，更好的將學(xué)校檔案專業(yè)化和個(gè)性化的服務(wù)體現(xiàn)出來。在當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中，需要以學(xué)科專業(yè)檔案作為突破口，針對(duì)學(xué)校的長遠(yuǎn)規(guī)劃來加強(qiáng)對(duì)檔案的宣傳工作，充分的利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢來挖掘?qū)W科檔案資源的潛在價(jià)值，及時(shí)對(duì)學(xué)校檔案的服務(wù)方向進(jìn)行調(diào)整，使其與學(xué)校發(fā)展需求相適應(yīng)，為更好的推動(dòng)學(xué)校檔案的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 學(xué)校檔案管理工作存在問題探析

1.1 檔案管理觀念淡薄

歸檔、建檔是檔案管理中的兩大主要工作，但是現(xiàn)在很多學(xué)校對(duì)歸檔和建檔重視不夠，給這些工作的進(jìn)行造成了很大的難度。檔案的建立與學(xué)校教學(xué)年級(jí)、院系及管理職能部門有著密切的相關(guān)性，但許多單位并沒有制定和執(zhí)行檔案的歸檔細(xì)則，缺乏規(guī)范化操作程序，導(dǎo)致很多檔案沒有及時(shí)歸檔，后期再來補(bǔ)辦，對(duì)信息的及時(shí)性與真實(shí)性都造成了一定的影響。同時(shí)部分檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)淡薄，日常工作中只做一些接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性工作，對(duì)于建立的檔案缺乏系統(tǒng)性和完整性，而由于工作者對(duì)檔案的建設(shè)和管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致了歸檔材料的不齊全或不完整。

1.2 管理體制不完善

檔案管理工作是一項(xiàng)瑣碎、繁雜的工程，既需要有領(lǐng)導(dǎo)的重視，也需要各個(gè)年級(jí)、院系等部門的配合，還要有一個(gè)強(qiáng)有力的團(tuán)隊(duì)來維護(hù)和管理。近年來，隨著教育體制的不斷改革和對(duì)檔案整理完善工作要求的不斷提高，檔案管理工作業(yè)務(wù)越來越繁重、越來越復(fù)雜，而由于學(xué)校在檔案管理方面的體制機(jī)制不夠完善，對(duì)檔案管理重要意義的認(rèn)識(shí)不夠，甚至放棄檔案的更新與傳送，導(dǎo)致學(xué)校檔案事業(yè)降低到了成為教學(xué)的一個(gè)附屬的地位，對(duì)于檔案管理完全是一種“應(yīng)付工作”，甚至為了完成任務(wù)，對(duì)部分檔案完全是虛構(gòu)，而這恰恰違背了檔案的價(jià)值屬性。

1.3 歸檔內(nèi)容程式化

現(xiàn)實(shí)中我們可以看到，在很多學(xué)校，檔案管理工作仍沿用傳統(tǒng)的工作方法和工作模式，檔案在整理的過程中歸檔內(nèi)容過于程式化，只停留在以往的水平上，生成的歸檔材料缺乏系統(tǒng)性和完整性，不能符合時(shí)代發(fā)展的需求和師生工作、學(xué)習(xí)不斷提高的要求。但許多學(xué)校的檔案規(guī)范性管理目標(biāo)不明確，檔案資料的整理缺乏統(tǒng)一的分類和可執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)很多檔案的處理不夠科學(xué)，由此導(dǎo)致了檔案的生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號(hào)編目等規(guī)范化程度不高，歸檔材料不齊，難以真實(shí)全面地反映學(xué)校教育教學(xué)及管理的水平和質(zhì)量。

1.4 經(jīng)費(fèi)投入不足、設(shè)備不夠完善

檔案一向是具有巨大價(jià)值的物質(zhì)記錄載體，需要我們保護(hù)好、維護(hù)好，但管理和維護(hù)檔案需要一定的經(jīng)費(fèi)投入和物質(zhì)設(shè)備作后盾。但由學(xué)校在相關(guān)方面安排的經(jīng)費(fèi)仍很少，用于檔案的庫房及設(shè)備不夠完善，保障檔案保管的基礎(chǔ)條件仍較差，從事檔案科研方面的工作開展很少，將重要檔案進(jìn)行電子化、信息化保存的現(xiàn)代化水平有待進(jìn)一步提高。

2 提高學(xué)校檔案管理工作的策略

2.1 提高檔案服務(wù)質(zhì)量

學(xué)校檔案管理主要是為學(xué)校的教學(xué)、科研和行政管理工作服務(wù)的。檔案管理人員需要充分理解和認(rèn)識(shí)其工作的服務(wù)性質(zhì)，結(jié)合本校檔案管理的特點(diǎn)和要求，改進(jìn)工作方式和方法，開展多層次、多方位的服務(wù)，把現(xiàn)代化管理手段引入檔案的管理和服務(wù)中，實(shí)現(xiàn)了檔案的統(tǒng)一規(guī)范，查找方便快捷，提高了檔案管理工作的效率。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

加強(qiáng)檔案館信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，在因特網(wǎng)上建立檔案信息主頁，搞好網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，讓“死檔案”變成“活資源”。 運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理，是時(shí)代變革、學(xué)校發(fā)展的需要，是學(xué)校檔案建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的必然趨勢。通過計(jì)算機(jī)把非保密檔案數(shù)據(jù)與校園網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)接，同時(shí)與其它院校檔案館建立聯(lián)合互通，形成區(qū)域性的聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)，用戶可以通過密碼審核，上網(wǎng)進(jìn)行信息查詢，避免了地域的限制，及時(shí)有效的向社會(huì)提供了豐富的檔案信息，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共建共享，使學(xué)校檔案的利用實(shí)現(xiàn)最大化，為全社會(huì)的進(jìn)步做出了一定的貢獻(xiàn)。

2.3 進(jìn)行檔案現(xiàn)代化建設(shè)

學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是通過檔案管理員對(duì)信息技術(shù)的掌握而實(shí)現(xiàn)的。這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，既要對(duì)傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)精通，又要學(xué)習(xí)關(guān)于信息化管理的新知識(shí)、新技術(shù)，并學(xué)會(huì)用計(jì)算機(jī)錄入檔案信息，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，處理與檔案相關(guān)業(yè)務(wù)，形成信息化管理體系，為檔案事業(yè)的發(fā)展又邁出了關(guān)鍵的一步。

2.4 堅(jiān)定信心 形成管理意識(shí)

檔案工作技術(shù)性較強(qiáng)，是一項(xiàng)看著復(fù)雜，做著又需要非常細(xì)致的工作。作為學(xué)校檔案管理人員，必須具有極大的耐心和強(qiáng)大的信心，深入了解國家有關(guān)方針政策和學(xué)校的規(guī)章制度，掌握學(xué)校的檔案的基本情況，詳細(xì)地研究檔案的發(fā)展目標(biāo)，分析檔案管理工作的特點(diǎn)，形成檔案管理工作的意識(shí)，在具體工作中能夠堅(jiān)守原則，克服困難，解決問題。

2.5 加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳力度

通過以上的分析我們可以看到，領(lǐng)導(dǎo)和群眾對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不夠，檔案利用率不高。因此學(xué)校檔案館應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳教育力度。首先應(yīng)該向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作的重要性和意義，只有不斷地向領(lǐng)導(dǎo)宣傳，領(lǐng)導(dǎo)才能認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，從而投入足夠的人力、物力和財(cái)力，使檔案工作順利開展。其次，應(yīng)該向師生員工宣傳檔案的價(jià)值和作用、館藏檔案的種類、檔案館的開放時(shí)間、檔案的借閱程序以及規(guī)章制度等基本知識(shí)，使普通公眾對(duì)檔案有了初步的認(rèn)識(shí)，從而提高檔案的利用率。

3 結(jié)束語

綜上所述，檔案工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作，對(duì)學(xué)校的健康發(fā)展起著重要的作用。加強(qiáng)檔案管理，必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳力度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，以提高檔案的管理成效，使得檔案管理工作更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。隨著高等教育普及工作的開展，高中學(xué)校檔案管理工作變得越發(fā)重要。作為學(xué)校發(fā)展過程中的重要部分，要充分進(jìn)行自檢工作，在建立完善有效的檔案管理機(jī)制的同時(shí)，積極找尋管理工作中存在的問題，并予以有效的解決方案加以改正。在確保管理工作質(zhì)量的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化科學(xué)管理，提升相關(guān)工作人員綜合素質(zhì)，促進(jìn)學(xué)校更好發(fā)展。

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