淺析流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

劉洋

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們的生活質(zhì)量得到了顯著的改善，相應(yīng)的需求也有所增加，檔案需求就是其中之一，為了更好的滿足人們的這一需求，近幾年，我國(guó)檔案事業(yè)就有了很大的發(fā)展，電子檔案管理系統(tǒng)也在不斷的完善，這有助于進(jìn)一步提高我國(guó)檔案管理的水平，這具有重要的意義。而流程管理則是電子檔案管理中的重要內(nèi)容，因此，針對(duì)流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用就有必要進(jìn)行深入的分析。

關(guān)鍵詞：流程管理；電子檔案；管理系統(tǒng)

流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用是值得人們進(jìn)行深入探究的，因?yàn)檫@關(guān)系著電子檔案管理的水平，同時(shí)對(duì)于檔案事業(yè)的發(fā)展也具有一定的影響。只有加強(qiáng)對(duì)于流程管理的分析，才能幫助工作人員更為深入的了解電子檔案管理系統(tǒng)的有關(guān)知識(shí)以及流程管理的內(nèi)容，合理的加以利用和完善，進(jìn)一步提高檔案管理水平。這就要求有關(guān)人員能夠提高對(duì)于流程管理的認(rèn)識(shí)以及重視程度，結(jié)合實(shí)際的情況合理的進(jìn)行應(yīng)用，以有效的加強(qiáng)電子檔案的管理。

1 電子檔案管理系統(tǒng)概述

1.1 問題

隨著我國(guó)科技不斷的進(jìn)步與發(fā)展，先進(jìn)的技術(shù)得以層出不窮，而電子檔案管理系統(tǒng)也得以誕生和應(yīng)用，這在一定程度上加快了檔案管理的效率。但是就目前而言，在該系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行過程中，還是會(huì)存在著一些問題，這些問題的出現(xiàn)極不利于電子檔案管理系統(tǒng)的良好運(yùn)行，難以取得良好的管理效果。因此，就其系統(tǒng)運(yùn)行中的問題就有必要進(jìn)行深入的分析。具體而言，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，主要體現(xiàn)在安全性問題上，這里的安全性主要指的是信息載體以及信息傳輸過程中的安全性，事實(shí)上，電子檔案的載體還是比較復(fù)雜的，包含光盤、磁帶等，而在電子信息傳輸?shù)倪^程中，有可能發(fā)生攔截、泄密、破損等問題，進(jìn)而導(dǎo)致電子文件很難進(jìn)行長(zhǎng)久的保存，這就也很容易出現(xiàn)失真等現(xiàn)象的發(fā)生。在一定程度上也有可能受到病毒的感染，進(jìn)而嚴(yán)重影響了電子檔案管理的質(zhì)量，甚至容易產(chǎn)生跟大的問題。其次，在帶可識(shí)讀性方面也有一些問題，因?yàn)殡娮訖n案依賴的是系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)與提取，所以必須要借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作以及利用，這就容易受到系統(tǒng)環(huán)境的影響，很容易發(fā)生信息無法識(shí)讀的問題，難以促進(jìn)檔案信息的有效利用。

1.2 應(yīng)對(duì)措施

眾所周知，電子檔案管理系統(tǒng)在實(shí)際檔案管理中扮演著重要的角色，這是一種先進(jìn)的管理手段，但是其中還是會(huì)存在一些問題，這就需要有關(guān)人員能夠采取有效的應(yīng)對(duì)措施加以預(yù)防和解決。一般而言，可以從以下幾點(diǎn)進(jìn)行充分的考量。首先，需要有關(guān)人員能夠加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全建設(shè)，可以在查閱的過程中，設(shè)置相關(guān)的驗(yàn)證信息以及權(quán)限限制等，并且按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行電子檔案信息的安全保護(hù)，將一些局域網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)等采取物理隔離的方式。其次，還需要安裝一些有效的殺毒軟件以及防火墻，這樣能夠盡量降低被黑客入侵的幾率，進(jìn)而更好的保證電子檔案信息的安全性。最后，針對(duì)可讀性的問題，就需要有關(guān)工作人員能夠做好相關(guān)的備份工作，有關(guān)檔案部門可以將一些比較重要的檔案資料進(jìn)行備份，具體而言，可以選擇異地備份、異質(zhì)備份等形式，以進(jìn)一步確保電子檔案信息的可讀性良好，加強(qiáng)對(duì)于檔案信息的保護(hù)，更好的滿足人們電子檔案管理的要求。

2 流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

2.1 流程管理簡(jiǎn)介

就其流程管理而言，它是電子檔案管理系統(tǒng)中的重要部分，對(duì)于電子檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行效果也具有一定的影響。就其流程管理本身而言，主要指的是將一個(gè)或者多個(gè)輸入轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂袃r(jià)值的輸出活動(dòng)，而這主要是為特定的市場(chǎng)以及用戶進(jìn)行提供。因此，該流程基本是以用戶為基本導(dǎo)向，在輸出的過程中尤為重視用戶的價(jià)值。流程主要包括六個(gè)要素：輸入資源、活動(dòng)、結(jié)構(gòu)、輸出結(jié)果、用戶、價(jià)值。

2.2 流程管理的應(yīng)用

在電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)規(guī)劃與建設(shè)實(shí)施引入流程管理，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，即工程龐大、環(huán)節(jié)眾多、復(fù)雜、涉及面廣。所以，在設(shè)計(jì)與實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，一定要重視流程管理的運(yùn)用。

首先，在電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中，應(yīng)以改善傳統(tǒng)檔案館業(yè)務(wù)流程為新導(dǎo)向。在建設(shè)數(shù)字檔案館的時(shí)候，主要包括三個(gè)方面，即收集電子文件與檔案資源的數(shù)字信息、傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化處理、整合與開發(fā)利用檔案數(shù)字資源。一般而言，電子檔案管理系統(tǒng)擔(dān)負(fù)著管理任務(wù)，需要在建設(shè)過程中強(qiáng)化以檔案需求者的利用為核心理念，以此保證電子檔案管理系統(tǒng)的有序建設(shè)。不管是數(shù)字信息收集，數(shù)字化處理，還是資源整合利用，都是圍繞檔案利用者的實(shí)際需求進(jìn)行，貫徹落實(shí)以人為本的原則，強(qiáng)化檔案利用者需求的導(dǎo)向作用。新的需求導(dǎo)向必然會(huì)沖擊傳統(tǒng)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，對(duì)原有工作職責(zé)與形式提出更全面、更高的要求。所以，需要合理調(diào)整原有業(yè)務(wù)流程，對(duì)工作流程中的業(yè)務(wù)關(guān)系加以梳理，以此實(shí)現(xiàn)和改進(jìn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的目標(biāo)，規(guī)范檔案信息資源建設(shè)。

其次，流程管理可以顯著降低建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)，減少建設(shè)成本。在建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵照有關(guān)國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案資源數(shù)字化與信息資源安全儲(chǔ)存，以此實(shí)現(xiàn)流程管理控制與電子檔案價(jià)值鑒定的有效性，否則就會(huì)出現(xiàn)電子檔案失真、系統(tǒng)安全等風(fēng)險(xiǎn)，影響電子檔案管理系統(tǒng)作用的發(fā)揮。除此之外，在建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，實(shí)行前端控制，通過流程管理的引入，使每個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理成為不可或缺的統(tǒng)一程序，并且盡量減少管理流程環(huán)節(jié)，提高管理效能。

基于流程管理理論，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)模型予以設(shè)計(jì)。在設(shè)計(jì)模型中，首先收集與選擇要納入管理序列的檔案種類、范圍、內(nèi)容、歸檔時(shí)間等信息，并錄入系統(tǒng)，自動(dòng)根據(jù)歸檔日期予以分析，對(duì)信息是否需要?dú)w檔、保管多長(zhǎng)時(shí)間等予以初步確定；之后由檔案管理科室牽頭，組建專家鑒定小組，鑒定信息來源，確定不可公布或有限制的文件、檔案，列出清單予以報(bào)備審批。在審核通過之后，編制數(shù)字化檔案；然后對(duì)檔案予以檢索設(shè)置，并且充分考慮其訪問權(quán)限設(shè)置；最后，重視檔案的存儲(chǔ)與更新，并且進(jìn)行合理的備份，確保檔案的安全、準(zhǔn)確，提高檔案利用率。

3 結(jié)語

隨著時(shí)代的不斷向前發(fā)展，人們的生活方式以及工作方式發(fā)生了很大的變化，各個(gè)行業(yè)也都獲得了較大的發(fā)展，我國(guó)的檔案事業(yè)就在時(shí)代發(fā)展的浪潮中取得了較大的進(jìn)步，尤其在如今科技時(shí)代的背景下，對(duì)于檔案管理工作也提出了更高的要求，近幾年，電子檔案形式也已經(jīng)屢見不鮮，相關(guān)的電子檔案管理系統(tǒng)也得以誕生和應(yīng)用，而其中的流程管理則起著重要的作用，能夠進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的完善，這也有利于促進(jìn)檔案事業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。

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