探討如何創新信息化時代的學校人事檔案管理工作

詹曉敏

摘 要：隨著我國科學技術的進步，社會各個領域都離不開信息化技術的應用。信息化的發展與應用，已經成為社會發展水平的標志。信息化已經融入我們的日常工作與生活。學校的人事檔案管理工作，也同樣離不開信息化。作為未來的發展方向，信息化在學校人事檔案管理中的普及也是學校整體管理水平的一個體現。

關鍵詞：創新；信息化時代；人事檔案管理

檔案是我們保存信息的一種媒介，這種媒介的管理就是我們現在的檔案管理。檔案管理經歷了不同的發展時期，在我們現在的科技進步高速發展時期，檔案管理也實現了質的飛躍。傳統的檔案管理都是基于紙質媒介的。這種紙質媒介的檢索，傳遞，保護，修復等，都存在著各種各樣的問題，為后人的繼承和使用都帶來了不同程度的困難。而信息化已經普遍應用的今天，使檔案管理也迎來的本質的改變。檔案管理的媒介不再是傳統的紙，而是基于電子技術的網絡及電子設備。這些信息化的新的媒介的產生，解決了原來傳統的檔案管理中出現的問題，使檔案管理不僅方便了使用，也適應了社會的進步和發展。

1 信息化的檔案管理的重要作用

人事檔案管理是學校整體管理的重要組成部分，人事檔案管理的質量，影響到學校的發展與進步。檔案是記載學校各方面重要信息的一個媒介。對學校而言，在對過去工作的總結時，離不開檔案記載的信息的查閱，在對未來工作的計劃中，離不開對檔案的數據的分類匯總，以便預測發展趨勢，能夠更好的幫助計劃的有效制定和實施?？梢姡瑱n案管理是非常重要的。在現代社會對人事檔案管理提出更高要求的同時，發展信息化成為推動人事檔案管理的重要方法[1]。

隨著社會的發展，人事檔案信息數量越來越多，檔案信息的劃分也越來越精細。傳統的人工檢索的方式，已經不能適應現在這種復雜的數據環境。信息化的人事檔案管理技術，通過先進的人事檔案管理系統，能夠在極短的時間內，完成原來很多人的工作量，既節約了時間，也節省了人力成本。傳統的檔案管理技術，不但耗費時間，也不能夠保證檢索出的數據的準確性。由于是人工分類及統計數據，工作人員不可避免的會出現一些差錯[2]。但通過信息化的數據采集，可以準確地統計所要檢索的信息，保證了信息的準確性。信息化在人事檔案管理中的應用，還解決了信息傳遞的不方便。原始的檔案的傳遞是通過借閱或者抄錄的方式來傳遞的。這種傳遞也會產生一些問題。比如，在借閱的過程中，可能會造成原始資料的遺失或者是損壞。而抄錄雖然不存在上述問題，但是抄錄非常的占用時間和精力。尤其是當時間緊迫時，抄錄就更無法滿足要求了。但在信息化的檔案管理模式下，這些都是完全無需擔心的。信息化的檔案數據，會通過互聯網和計算機的應用，直接被人們查詢和傳遞。人們看到和使用的，都是信息化的檔案數據，不會對原始的資料產生破壞，也更節省精力。原始的檔案管理方式，還存在著一個問題，那就是檔案的老化和難以保存的問題。例如，由于時間太久，紙張的老化問題和損壞問題都比較嚴重，如果無法保存這些，將使我們失去很多重要的資料和無法連續的記錄歷史。而信息化的應用，也完美的解決了這一問題。現在的資料數據，都可以保存的網絡媒介中，這些媒介沒有老化的問題。只要妥善管理這些信息化系統，我們就不用再擔心資料的無法長期保存的問題。

2 信息化的檔案管理的實現方法

1）完善信息化檔案管理制度。由于檔案資料的特殊性，在我們的信息化的人事檔案管理中，對于檔案的保密性和安全性，都需要得到極大的重視。我們的國家首先就要從法的層面上，去建立一套完善的檔案管理法規，只有這樣，我們的各級單位，在制定自己的檔案管理制度時，才能夠有法可依，有據可查[3]。而我們的學校，在國家法律法規的框架下，要結合自己的管理目標和特點，建立詳細的人事檔案管理制度，使學校的檔案管理者、教職員工及其他相關的人事檔案使用者，能夠在使用學校人事檔案的時候，按照制度的要求，確保人事檔案的安全和保密，從而促進學校人事檔案管理工作的健康有序進行。

2）加強管理人員隊伍的建設。加強學校的人事檔案管理人員的隊伍建設，培養一批高素質的管理人才，也是學校的一項重要任務。首先，我們要提高檔案管理人員的專業水平，招聘具有專業學科基礎知識的人員，保證學校人事檔案管理人員的基本素質。其次，學校要定期開展業務學習與培訓，加強檔案管理人員的業務水平，使其能夠不斷的進步和提升。專業的技術培訓，可以使檔案管理人員能夠及時的了解新的信息化技術，使自己的業務能力跟得上科技的進步和發展[4]。檔案管理是一個不斷學習的職業，這就要求我們的管理人員，不能有懈怠懶惰的思想。而專業的技術培訓，也是貫穿了檔案管理的始終。第三，還要求我們的檔案管理人員有主動學習的精神，在一切可以了解信息化的機會中，要自覺主動的去獲取相關的知識，而不是把學習信息化的檔案管理知識當做一種被動的要求。最后，我們的檔案管理人員，還要熟練操作信息化檔案管理系統，對學校人事檔案管理系統中的各項功能模塊要能夠熟記于心。

3）加大信息化基礎建設。在信息化的檔案管理中，信息化的基礎建設是實現信息化檔案管理的物質條件基礎。這種信息化的基礎建設，是從信息化管理平臺建設中反映出來的。我們的檔案管理人員要通過信息化管理平臺，來綜合管理學校的人事檔案資料。檔案管理人員使用信息化平臺來實現檢索資料，可以使資料的檢索更加快捷方便，無需手工記錄，就可以把檢索到的資料保存記錄下來。檔案管理人員也是通過信息化平臺，來實現各項檔案資料的分類管理的。原始的管理方法，需要占用大量的空間去分別存放這些不同類型的檔案，但有了信息化平臺后，可以在平臺的虛擬空間中進行不同類別的檔案的分類保管，不但節省了空間的占用，還使分類工作更加簡單化，規范化。通過信息化平臺的建設，還能實現資料的共享[5]。這種共享的實現，從根本上改變了傳統的信息分離的局面，使檔案信息可以為不同的使用人帶來工作和學習的便利。檔案管理人員使用信息化平臺傳遞資料時，是通過平臺的網絡系統實現的。學校的信息化人事檔案管理平臺是與互聯網相結合使用的。信息化的基礎建設，也要求對學校的網絡系統進行改良和建設，使網絡的穩定性，網絡的安全性，網絡分布的合理性以及網絡的速度等方面，都能達到信息化管理的要求，使我們的信息化平臺能夠更好的發揮作用。

3 結束語

在信息化時代，傳統的人事檔案管理方法必然被先進的信息化管理所替代[6]。為了滿足社會及學校對檔案管理提出的更高要求，我們必然的要加強我們的檔案管理人員的思想認識、提高檔案管理人員的整體素質，從而提高在我們的檔案管理工作的水平。還要不斷加強信息化的基礎建設，使我們的檔案管理平臺，能夠達到我們當前信息時代的發展要求。我們在把信息化管理融入到學校的人事檔案管理中，還要與時俱進，不斷的進行創新研究，借鑒先進的管理模式，改變我們的管理方法，及時、徹底、有效的解決現階段人事檔案管理中存在的一些問題，使我們的人事檔案管理工作的質量和效率不斷提升。

參考文獻

[1]王劍.淺析信息化時代檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2018（20）：111.

[2]王敏.淺析信息化時代的學校人事檔案管理工作[J].中國管理信息化，2018，21（20）：175-176.

[3]徐悅雋.如何創新信息化時代的學校人事檔案管理工作[J].辦公室業務，2018（08）：141+144.

[4]郭少卿.淺談如何創新信息化時代的檔案管理工作[J].辦公室業務，2018（01）：72+74.

[5]谷怡風.如何創新信息化時代的學校人事檔案管理工作[J].才智，2016（35）：75.

[6]李莉.如何創新信息化時代的學校人事檔案管理工作[J].現代交際，2016（02）：123+122.