“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探討

張霄宇

摘 要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下信息技術(shù)飛速發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理提出新的要求，檔案管理工作由原來(lái)的紙質(zhì)化逐漸向信息化轉(zhuǎn)變。為順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代潮流，事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)積極尋求工作中存在的問(wèn)題，尋找創(chuàng)新性解決方式。本文從事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題出發(fā)，分析“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的特征，旨在尋求更好的創(chuàng)新型管理策略。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；事業(yè)單位檔案管理；創(chuàng)新策略

1 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 信息管理能力參差不齊，管理水平有待提高

現(xiàn)階段我國(guó)不同省市的事業(yè)單位大多積極響應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代信息化檔案管理要求，倡導(dǎo)通過(guò)信息技術(shù)代替紙質(zhì)化的檔案管理模式，于是出現(xiàn)例如掃描、微縮等的檔案管理方式。這些信息化管理方式無(wú)疑對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作具有非常重要的幫助，提升了檔案保存的速度、增加了檔案保存的質(zhì)量，然而由于不同單位管理人員的信息管理能力參差不齊，管理水平以及信息化普及程度的影響，信息化檔案管理這一方式在應(yīng)用方面仍具有很強(qiáng)的上升空間。

1.2 信息化管理存在一定風(fēng)險(xiǎn)

信息化管理方式更加需要事業(yè)單位提高警惕性。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理相比，互聯(lián)網(wǎng)模式下的信息化檔案管理具有便捷、迅速、 可靠性高等有利條件，但也具備一些制約發(fā)展的不利條件。該模式下，檔案資料存放于互聯(lián)網(wǎng)中，事業(yè)單位工作人員隨取隨用，與此同時(shí)也無(wú)形之中增加了黑客入侵導(dǎo)致檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)性。一些不法分子為了個(gè)人利益，入侵檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行非法活動(dòng)，破壞或盜取檔案信息，這對(duì)檔案安全性提出很大挑戰(zhàn)，影響到事業(yè)單位日常工作建設(shè)，造成檔案信息丟失，甚至對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)產(chǎn)生不利影響。同時(shí)，檔案管理部門(mén)內(nèi)部人員網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)對(duì)信息化管理的風(fēng)險(xiǎn)性大小同樣具有影響。

1.3 檔案信息資源的利用率較低

檔案是對(duì)以往工作的總結(jié)分析，對(duì)日后工作具有十分重要的借鑒作用，雖然無(wú)法為日常工作提供直接性的物質(zhì)財(cái)富，卻可以為事業(yè)單位提供無(wú)形性精神動(dòng)力。然而，在信息化檔案管理方式下，部分事業(yè)單位更加注重檔案的歸納總結(jié)，重在完善檔案系統(tǒng)內(nèi)部體系，卻輕視了檔案的日常應(yīng)用。一些從業(yè)人員認(rèn)為信息化管理模式較為新穎，完善體系已經(jīng)比較困難了，日常應(yīng)用則更是費(fèi)力，這也體現(xiàn)了檔案信息資源的利用率較低，對(duì)檔案需求的層次較低。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的特征

2.1 檔案管理的完整性要求更高

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理的完整性要求更高。傳統(tǒng)的檔案管理大多采用紙質(zhì)形式，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)分類(lèi)，數(shù)據(jù)資料簡(jiǎn)潔明了，但不同資料由于地域、時(shí)間、類(lèi)目不同，關(guān)聯(lián)性受到很大影響，數(shù)據(jù)完整性受到較大限制。在新型信息化管理模式下，海量檔案數(shù)據(jù)資料存儲(chǔ)在互聯(lián)網(wǎng)中，并通過(guò)索引聯(lián)系在一起，再加上不斷地獲取資料、不斷地更新利用，進(jìn)一步完善了數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)對(duì)檔案資料的完整性提出更高要求。

2.2 檔案管理存儲(chǔ)介質(zhì)日益多元化

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理存儲(chǔ)介質(zhì)日益多元化。傳統(tǒng)的檔案管理介質(zhì)通常以紙質(zhì)版文件偏多，將影像、聲音通過(guò)文字記錄錄入檔案庫(kù)中，存儲(chǔ)介質(zhì)較為單一。信息化檔案管理突破這一局限，創(chuàng)新型地通過(guò)掃描、微縮等方式將語(yǔ)音、文字、影像等檔案資料存儲(chǔ)在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，真實(shí)的還原了國(guó)家機(jī)關(guān)、企業(yè)組織、公民個(gè)人的數(shù)據(jù)資料，該檔案資料的真實(shí)性更具有保證。同時(shí)，日益多元的檔案管理存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)提高工作質(zhì)量，促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)的進(jìn)行提供了更加現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)指導(dǎo)。

2.3 檔案管理工作的效率更高

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理工作效率有了明顯提升。傳統(tǒng)的檔案管理操作流程較為繁瑣，信息之間關(guān)聯(lián)性較低，單位之間在進(jìn)行信息搜尋工作時(shí)往往花費(fèi)大量的人力物力財(cái)力，具有極強(qiáng)的不便性。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的應(yīng)用，信息管理模式發(fā)生變化，簡(jiǎn)潔的操作流程一定程度上減輕了檔案管理人員的工作量，對(duì)提升從業(yè)人員的工作積極進(jìn)行具有極大幫助。與此同時(shí)，檔案信息可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)索引產(chǎn)生關(guān)聯(lián)性，數(shù)據(jù)之間的傳遞共享提升了事業(yè)單位間的工作效率，一定程度下節(jié)約了社會(huì)資源。不僅對(duì)檔案搜集具有很大幫助，對(duì)檔案日常應(yīng)用也產(chǎn)生非常重要的影響。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新型策略

3.1 引進(jìn)人才，為創(chuàng)新性檔案管理工作提供人才支持

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，事業(yè)單位開(kāi)展創(chuàng)新型檔案管理工作需要更多的人才支持。事業(yè)單位應(yīng)積極招聘具備創(chuàng)新型、高素質(zhì)人才，支持和助力檔案管理工作。對(duì)單位員工予以技能提升培訓(xùn)，使其對(duì)信息技術(shù)有一定的了解，成為適應(yīng)新時(shí)代并于事業(yè)單位發(fā)展相符合的復(fù)合型人才。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)行制度建設(shè)，為創(chuàng)新型人才進(jìn)行創(chuàng)新型工作提供制度約束，為檔案管理工作提供規(guī)范性指導(dǎo)。

3.2 充分利用信息化技術(shù)手段，提升資源完整性

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，信息化技術(shù)的出現(xiàn)為事業(yè)單位創(chuàng)新型檔案管理工作提供技術(shù)支持。檔案管理工作者應(yīng)積極利用這一有利條件，通過(guò)吸收國(guó)外先進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的工作優(yōu)勢(shì)，分析系統(tǒng)不足，提高檔案信息系統(tǒng)的真實(shí)完整性，以進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案資源的完整性。同時(shí)，不同地域的事業(yè)單位充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案資源的溝通交流、技術(shù)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，對(duì)于促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行同樣具有非常重要的作用，但一定要秉承因地制宜的原則，做到具體問(wèn)題具體分析。

3.3 提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，做好安全管理工作

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，極易出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失、篡改現(xiàn)象，這對(duì)數(shù)據(jù)真實(shí)性、國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有很大挑戰(zhàn)，因此，做好檔案安全管理工作是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)有效利用的基本要求。檔案管理的工作人員應(yīng)加強(qiáng)自身安全意識(shí)，從自身出發(fā)，在安全意識(shí)的驅(qū)使下開(kāi)展檔案安全管理工作。同時(shí)，技術(shù)人員應(yīng)建立健全訪問(wèn)機(jī)制、防火墻機(jī)制，對(duì)檔案信息的瀏覽、修改、提取設(shè)置障礙，通過(guò)輸入端和輸出端兩個(gè)方向共同發(fā)力，對(duì)信息化檔案安全工作防微杜漸。

3.4 強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、提高服務(wù)水平是必然要求，這歸根究底是要擴(kuò)大公共信息服務(wù)市場(chǎng)，更加積極主動(dòng)地將檔案資源投入于社會(huì)中，以實(shí)現(xiàn)新時(shí)代開(kāi)放包容、數(shù)據(jù)共享的時(shí)代特點(diǎn)。事業(yè)單位檔案管理者通過(guò)制定合理有效的方針政策優(yōu)先公開(kāi)發(fā)布部分真實(shí)完整的數(shù)據(jù)資料，讓社會(huì)公眾有機(jī)會(huì)接觸到平時(shí)無(wú)法了解的資源。同時(shí)，通過(guò)行業(yè)與行業(yè)之間的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、面對(duì)面銜接，突破行業(yè)壁壘，進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，優(yōu)化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，提高檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性與可信度，通過(guò)用戶反饋，增加數(shù)據(jù)利用程度，以促進(jìn)行業(yè)自身發(fā)展，并不斷帶動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，事業(yè)單位的檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)的關(guān)聯(lián)性更加密切，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新型檔案管理是工作的發(fā)展趨勢(shì)。事業(yè)單位應(yīng)基于現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問(wèn)題，合理分析新時(shí)代檔案管理特征，創(chuàng)新性地尋找優(yōu)化途徑，努力提升檔案管理水平，以更好的利用檔案資源，發(fā)揮檔案自身價(jià)值。

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